Warum mit dem Smartphone?
Dieses kurze Video zu JustSend, einer von uns erstellten und optimierten App für Android, erklärt, warum Sammeln per E-Mail effizienter mehr Spaß macht:
Aufnahmen von Braintoss und Captio finden Sie in den speziell dafür geschriebenen Artikeln.
Da wir heutzutage eigentlich immer ein Smartphone bei uns haben, liegt es nahe, damit auch zu sammeln. Meistens, wie im Video oben zu sehen, ist dies aber umständlich und zeitaufwändig. Man muss in der Regel folgende Schritte durchführen:
- die Mail-App starten
- einen Empfänger eintragen (sich selbst)
- das Textfeld auswählen
- den Text eingeben
- bestätigen, dass man nur im Titel Text eingeben will
- Absenden
Das geht effizienter, s. Video.
Warum sammeln per E-Mail sinnvoll sein kann
Sammeln ist die erste Phase der Produktivitätsmethode Getting Things Done. Eine wesentliche Verbesserung in meinem GTD-System war es, mein Sammeln komplett auf E-Mails umzustellen. Zuvor hatte ich diverse Notizen-Apps ausprobiert, unter anderem Evernote. Leider habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass diese zusätzlichen Posteingänge zu Gräbern wurden, weil sie kein natürlicher, fester Bestandteil meines Systems waren.
Dieses Problem gibt es nicht mehr, seit ich nur noch per E-Mail sammle. Der Workflow sieht nun wie folgt aus:
- ich habe einen Gedanken, den ich festhalten will
- ich öffne eine App auf meinem Smartphone
- ich gebe den Gedanken ein (natürlich effizient mit GBoard, Swiftkey o.ä.)
- ich drücke “Senden”
- der Gedanke landet in meinem E-Mail Posteingang
Warum hat sich das als effizienter erwiesen? Weil ich meinen Posteingang zuverlässig im Griff habe – d.h., hier geht nichts verloren, wird mindestens noch einmal geprüft und dann entweder in eine Aktion umgewandelt, gelöscht, oder auf meine Someday/Maybe-Liste gesetzt.
Folgende Apps haben wir hierfür getestet, die für uns relevanten Faktoren sind Usability & Datenschutz (kann ein eigener E-Mail-Server statt dem des Anbieters verwendet werden):
App | Betriebs- system | Preis | Sprach- notizen | Bedien-barkeit | Datenschutz | Sonstiges |
IFTTT | Android | kosten- los | ggf. über Tastatur | iOS: mäßig | es werden IFTTT-Server genutzt | auf iOS nicht intuitiv, da nur über Notification Screen verfügbar |
iOS | kosten- los | ggf. über Tastatur | Android: gut | |||
Captio | iOS | € 2,29 | ggf. über Tastatur | sehr gut | sehr gut: es kann ein eigener Server genutzt werden | Das Bedienkonzept ist auf Geschwindigkeit optimiert. Disclaimer: wir machen diese App, weil wir nichts Vernünftiges für Android gefunden haben. |
SendNote | Android | kosten- los bzw. €1,49 | Ja (Premium) | sehr gut | sehr gut: es kann in der Premium-Version ein eigener Server genutzt werden | Das Bedienkonzept ist auf Geschwindigkeit optimiert, wenn man viel zu sammeln hat. Für Textnachrichten sind im neuen Release mehrer Empfänger möglich, das kann keine der anderen Apps. Disclaimer: wir machen diese App, weil wir zum Zeitpunkt der Erstellung nichts Vernünftiges für Android gefunden haben. Promocodes für die Premiumversion: https://redeemco.com/p/4t92g2pruz |
Braintoss | Android | €1,99 | ja | gut | es werden Braintoss-Server genutzt | Das Versenden dauert recht lange, eine unnötige Animation, die nicht abgestellt werden kann, nervt. Die Farben sind grauenvoll. |
iOS | €2,29 | ja | ||||
Jotbox | iOS | €0,99 | ja | wird leider nicht mehr upgedated | es werden Jotbox-Server genutzt | nur iOS, auf aktueller iOS-Version nicht mehr lauffähig, scheint nicht mehr weiterentwickelt zu werden. |
Weitere Hilfe
Wenn Produktivität Sie interessiert, sollten Sie Selbstmanagement mit Getting Things Done kennen. Falls Sie noch nichts oder wenig über Getting Things Done bzw. GTD wissen, finden Sie hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done. Dort finden Sie zu jeder Phase bzw. jedem Arbeitsschritt von GTD auch Detailinformationen.
Oliver Gassner says
Das sind natürlich auch individuelle Präferenzen.
Wenn man die Email als Hauptinbox hat, ist das denke ich OK.
Ich nutze Google Notizen auf Android (= Google Keep)
* Doppelklick auf Handyscreen, das Handy ist schon entsperrt, weil es das Bluetooth meiner Smartwatch sieht und weiß, dass ich es bin
* auf der Startseite ist das Widget für den Input, = “1 Tap”
* zwei-drei Worte Tippen (oder nach drücken des Mikrofons diktieren)
* fertig. (kein Speichern, kein Nix, alles ist mit der Cloud gensyncht, sobald das Handy Netz hat)
Verarbeiten tu ich entweder vom Handy oder von der Google Keep Seite im Browser, die ich IMMER öffne, wenn ich meinen ‘Inboxen’ öffne.
Auf Keep tippe ich auch (wie heute morgen) den Einkaufszettel und hake dann direkt im Laden ab.
FALLS Keep mal “vollläuft” und unübersichtlich wird mache ich:
– in Text umwandeln (= Checkboxen ausblenden)
– alles markieren, ausschneiden
. Mail auf, einfügen
– an eine spezielle Inboxmailadresse von Rememberthemilk senden
– schon ist alles dort in der Inbox und kann verarbeitet und geklärt und organisiert werden. (Also 30 (In-)Tasks oder so mit 1 Mail generieren).
Ich habe eine RTM-Smartlist so eingerichtet, dass sie mir alle unzureichend kategorisierten oder kontexstualisierten Einträge anzeigt. Theoretisch könnte sie (so man einen definierten Verbensatz hat) auch “sagen”, wenn das Aktionsverb fehlt 😉
Ich habe natürlich erwogen, gleich Keep auch als Listensystem zu nutzen. Dann müsste jede Aufgabe einen Notiz sein, das finde ich aktuell noch nicht so übersichtlich. Das würde aber natürlich diesen Prozess noch glatter machen.
Wie gesagt: Geschmackssache.
tmueller says
Google Keep ist für mich keine Alternative, obwohl ich eigentlich Google sehr zugeneigt bin und hier in Erlangen die Google Developer Group gegründet habe. Google Keep ist mir aber zu unaufgeräumt und chaotisch – alleine die Designentscheidung, immer alle Notizen mit dem kompletten Text anzuzeigen und dabei auch noch je nach Textmenge die Schriftgröße zu variieren lässt mich nicht einmal darüber nachdenken, das zu nutzen.
Ich habe aber kürzlich einen meiner Seminarteilnehmer zum Austausch getroffen, weil er erzählt hatte, dass er Google Keep für sein Aufgabensystem nutzt. Und ich muss sagen, solange man nur Notizen mit Checklisten benutzt, ist es ja durchaus erträglich. In diesem Fall wird die Schriftgröße nämlich nicht angepasst. Nichtsdestotrotz, mir ist es nicht übersichtlich und effizient genug.
Link zu Google Keep im Playstore.
Willy Klenner says
Ich habe auch gute Erfahrung mit der Android-App “Tape-a-Talk”. Ein Diktiergerät, wo man am Ende der Aufnahme großteils automatisiert das Gesprochene als Anhang an eine vordefinierte Mailadresse schicken kann. Ich nutze das gerne für längere Gedanken oder Konzepte.
tmueller says
Hallo Willy,
Danke für die Ergänzung – ich hab daher jetzt noch die Spalte “Sprachnotizen” eingefügt. Ich weiß nicht, ob es Sinn macht, Deine App in die Liste zu nehmen, weil sie ja keine “normalen” Notizen unterstützt. Evtl. schreibe ich einfach noch einen Artikel zu Sprachnotizen an sich. Eigentlich eine gute Idee.
Liebe Grüße
Tobias