Besprechung Archives

Wann ein Meeting wofür Sinn macht! — Businessman Addressing Meeting Around Boardroom Table

Wie an anderer Stelle auf diesem Blog beschrieben, ist leider nicht jedes Meeting, insbesondere in Konzernen, sinnstiftend. Natürlich sind Besprechungen für manche Dinge wichtig, aber Studien zeigen auch, dass Besprechungen oft als Zeitverschwendung wahrgenommen werden.

Worüber man vor der Einladung nachdenken sollte!

Wenn man nun denkt, man braucht eine Besprechung zur Klärung eines Themas, so sollte man sich die folgenden Fragen unbedingt stellen:

welches Ziel hat die Besprechung/was ist das gewünschte Ergebnis nach Getting Things Done?
wer muss *wirklich* am Meeting teilnehmen? Warum?
kann ich einzelne Themen in einem bilateralen Gespräch vorklären, um nicht mit solchen Klärungen die Zeit aller anderen Teilnehmer im Meeting zu verschwenden?
wie lange muss das Meeting wirklich sein, wenn es effizient abläuft? Geplante Meetingzeit hat leider die Eigenschaft, in der Regel auch ausgefüllt zu werden. Dass ein Meetingleiter bereits zu Beginn des Meetings ankündigt, dass er nach Möglichkeit früher fertig werden möchte und das Meeting dann auch früher beendet ist ein seltenes Ereignis.
welche Meetingform ist die richtige für das Meeting. Lässt sich die Thematik evtl. bei einem Arbeitsfrühstück oder Arbeitsessen klären und mit etwas angenehmem bzw. notwendigen verbinden?

Natürlich ist diese Vorgehensweise deutlich aufwendiger, als in Outlook einen einstündigen Termin zu dem Thema anzulegen und alle, die irgendwie irgendetwas zu sagen haben könnten, einzuladen.

In den 5-10 Minuten, die Sie allerdings darüber nachdenken, was Sie tun, können Sie sich, Ihren Kollegen und Ihrer Firma viel Zeit, Nerven und Energie sparen.

Der mögliche Schaden durch eine Besprechung

Typische Probleme, die aus unbedacht eingeladenen Meetings entstehen, sind folgende.

zu hohe Meetinglast von Experten
Jede Minute, die ein wichtiger & stark inhaltlich stark ausgelasteter Mitarbeiter in einem Meeting sitzt, hindert ihn daran, inhaltlich zu arbeiten. Wenn es dumm läuft, verbringt er an anderer Stelle kostbare Zeit in einem Meeting, bei dem ihm das Überfliegen des Protokolls oder eine kurze Abstimmung vorab mit dem Einladenden zu den ihn betreffenden Themen ausgereicht hätte. Ist das Meeting zum Hochpunkt der intellektuellen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters, oder mitten in einem sonst für ihn gut funktionierenden Arbeits-Zeitblock, kann das schnell den halben Arbeitstag des Experten verhageln. Werfen Sie dazu auch gerne mal einen Blick auf unser Worst-Case-Beispiel.
Verzögerung von Klärungen und Entscheidungen
Werden wichtige Entscheidungen nur in demokratischen Runden bzw. wöchentlichen Jour Fixes z.B. der Leitungsebene beschlossen, hat dies direkte negative Auswirkungen auf den Terminplan. Insb. in hochkomplexen Anlagen- oder Entwicklungsprojekten sind die Zusammenhänge von einzelnen Strängen und Einflüssen der Vorgänge im Terminplan selbst beim besten Wissen nicht mehr zu überblicken.
Sind Entscheidungen von Meetings abhängig, kann die Terminfindung, insb. bei Experten, schnell zu Verzögerungen im Terminplan führen. Die effizienteste Art und Weise, hiermit umzugehen, ist einem Projektleiter alle Vollmachten zu geben, die Entscheidungen für sein Projekt schnell und unbürokratisch zu treffen. Für Konflikte mit disziplinarischen Vorgesetzten der fachlich unterstellten Mitarbeiter empfiehlt sich eine effiziente und eindeutige Eskalationsregelung, die zu schnellen und klaren Entscheidungen führt.
Reduktion der Arbeitszufriedenheit, insb. bei Leistungsträgern
Insbesondere motivierte und produktive Mitarbeiter können durch zu viele Meetings sehr schnell frustriert werden. Wir sprechen hier von einem kulturellen Problem, das insb. in Konzernen gerne auftritt. Viele Leser dieses Artikels kennen sicherlich den Satz “Fühlst Du Dich allein – mach ein Meeting!”.
Wenn ich motivierten Mitarbeitern regelmässig die Möglichkeit nehme, Ihre inhaltlichen Arbeiten voranzutreiben, so verlieren sie die Lust, produktiv zu sein. Verstärkt wird das durch den jedem Konzernmitarbeiter bekannten Wally-Mitarbeitertyp, den man oft in Meetings trifft – oder, schlimmer, der gerne zu sinnbefreiten Meetings einlädt.(vgl. Dilbert & die Realität).

Weitere Hilfe

Wenn Produktivität Sie interessiert, sollten Sie Selbstmanagement mit Getting Things Done kennen. Falls Sie noch nichts oder wenig über Getting Things Done bzw. GTD wissen, finden Sie hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done. Dort finden Sie zu jeder Phase bzw. jedem Arbeitsschritt von GTD auch Detailinformationen.

Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Themen:

Trainings oder Coaching bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung

Wenn Sie persönliche und individuelle Hilfe zum Thema dieses Blogeintrags oder zum Erlernen bzw. Implementierung von Getting Things Done brauchen, rufen Sie mich gerne einfach unter +49 9131 929 91 21 an, schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie mir eine Nachricht über unser Kontaktformular.

Um zu illustrieren, wieviel Schaden ein regelmässiges Meeting anrichten kann, das für einen Teilnehmer nicht wirklich relevant ist, haben wir uns ein Worst-Case-Beispiel für eine Besprechung überlegt.

Martin ist ein technischer Experte, der für das zentrale IT-System einer Großanlage zuständig ist. Inhaltlich arbeitet er über eine Projektlaufzeit von einem Jahr zuerst an der Spezifikation der Schnittstellen, dann an der technischen Ausgestaltung des Systems und abschließend an der Testspezifikation.

Wir nehmen weiter an, dass Martin seine gesamte Arbeitszeit von 40h/Woche an diesen Themen arbeiten muss, um gemäß der von ihm gemachten Angaben seine Termine einzuhalten. Als zentrales System liegen Martins Aufgaben in diesem Worst-Case-Beispiel auf dem kritischen Pfad des Terminplans. Natürlich ist Martin in diesem Beispiel auch nicht ersetzbar und hat keine Vertretung.

Das Meeting und seine möglichen Folgen - ein Worst Case Beispiel — Viele Meetings können Stress verursachen.

Desweiteren, nehmen wir pessimistisch an, liegt das einstündige Meeting um 10h genau in der Mitte von Martins produktivster Phase des Tages, nämlich im Zeitraum von 9h-12h. Da Martin durch das Meeting nicht konzentriert am Stück an seinen fachlich komplexen Themen arbeiten kann, ist seine Produktivität außerhalb des Meetings an diesem Morgen, jede Woche, von 100% auf 50% reduziert. Das heißt, dass dem Projekt für jedes Meeting eine Stunde mit 100% Produktivität und zwei Stunden mit je 50% Produktivität, also umgerechne nochmal 1h mit 100% Produktivität verloren gehen. Das sind 5% seiner maximal erreichbaren Produktivität, die natürlich nicht erreicht werden kann, aber wir sprechen ja auch von einem Worst-Case-Beispiel.

Schauen wir uns den Terminplan an: die Aufgaben von Martin liegen auf dem kritischen Pfad. Das heißt, dass sich jede Verzögerung von Martins Arbeitsergebnissen direkt auf die Projektlaufzeit auswirkt. D.h., dass das Projekt auch 5% länger dauert, die Übergabe der Anlage an den Kunden verzögert sich also bei einer Laufzeit von einem Jahr um 13 Tage (52 Wochen x 5 Tage x 5%). Durch ein Meeting pro Woche!

Natürlich handelt es sich hier um ein Extrembeispiel, das an vielen Stellen deutlich überspitzt ist. In der industriellen Realität habe ich allerdings an vielen Stellen gesehen, dass dieses Beispiel so fern von der Realität entfernt ist, wie man auf den ersten Blick meinen mag. Insbesondere berücksichtigt das Beispiel, wie leider auch viele Entwicklungs- oder Abwicklungsterminpläne, selten die folgenden, terminverzögernden Elemente:

Feiertage (insb. Weihnachten habe ich mehrmals sehr überraschend kurzfristig in Terminplänen auftauchen sehen, oft gegen Anfang Dezember)
Urlaub
Krankheit
Weiterbildung

Berücksichtigen Sie diese Effekte, scheint das Ergebnis unseres “Worst-Case-Beispiel” noch deutlich realistischer zu werden, denn all diese Elemente reduzieren die produktiven Arbeitsstunden eines Experten noch zusätzlich. Von den Einflüssen auf die Zufriedenheit und Einsatzbereitschaft des Mitarbeiter sehen wir an dieser Stelle ab.