E-Mail-Ablage: Unterordner oder flaches Archiv?

E-Mail-Ablage ist in jedem GTD-Seminar ein Thema. Jetzt zum Jahresende wird es wieder besonders relevant: sollte man E-Mails in Unterordner ablegen, oder einfach in ein flaches Archiv, das man mit der Suche bearbeitet, um die gesuchte E-Mail wiederzufinden?

Meine eigene Erfahrung aus der Vergangenheit und meine Beobachtung bei der E-Mail-Ablage ist, dass das „saubere Ablegen in Unterordner“ in den meisten Fällen eine ungeliebte Aufgabe ist, die man sich z.B. für die ruhigere Arbeitszeit um die Feiertage aufhebt. Ich habe selbst früher immer das Gefühl gehabt, dass man nur ein ordentlicher Mensch ist, wenn man seine E-Mails gut struktuiert in Unterordner ablegt:

• Projekt A
• Projekt B
• …
• Personalangelegenheiten
• Gehaltsabrechnungen
• …

Früher war das auch durchaus berechtigt, denn die Suche von Outlook war noch vor wenigen Jahren noch jämmerlich langsam und Unterordner waren für das Finden von E-Mails in der E-Mail-Ablage sinnvoll. Es gab sogar aus diesem Grund früher recht verbreitete Plugins, um die Suche zu verbessern. Diese Zeit ist aber gottseidank vorbei – inzwischen ist die Outlook-Suche sehr schnell. Spätestens, wenn man im Web auf outlook.com sucht, findet man die gesuchte E-Mail in der Regel sehr schnell.

Die große Frage: was ist schneller?

Schlussendlich sind für mich die wichtigen Fragen, wenn man sich für eine der beiden Varianten der E-Mail-Ablage entscheiden will:

• Wie zuverlässig und zeitnah werden E-Mails in Unterordner abgelegt?
  Ist das eine feste Angewohnheit, oder eine mühsige Aufgabe, die man gerne verschiebt?
• Wie werden abgelegte E-Mails aufgerufen? Über die Suche oder das durchklicken von Ordnern?
• Gibt es E-Mails, die für die Nachwelt aufgrund vertraglicher Themen sauber in einem Firmenarchiv abgelegt werden müssen?

Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, zeigt sich fast immer das gleiche Bild:

• die meisten Menschen verschieben das „saubere Ablegen in Ordner“ regelmässig
• die meisten Menschen benutzen zum Finden von E-Mails IMMER die Suche.
• die meisten Menschen haben nur wenig E-Mails, die sauber in einem Firmenarchiv hinterlegt werden müssen.

Bei Menschen, bei denen die Situation so ist, empfehle ich ganz klar zur E-Mail-Ablage:

• Mach‘ Dich gedanklich frei davon, in Unterordner ablegen zu müssen! Auch ohne Unterordner bist Du ein ordentlicher Mensch, wenn Du über die Suche in der Regel jede E-Mail, die Du suchst, wiederfindest! Die Ablage in Unterordner ist Zeitverschwendung, wenn Du sowieso die Suche verwendest!
• Leg‘ Dir für die Themen, die eine saubere Firmenablage erfordern, Unterordner an, aber bitte auch nur in der Granularität, die sinnvoll bzw. gefordert ist!

E-Mail-Ablage: Das Archiv in Outlook hat Vorteile

Am einfachsten bekommt man sein Postfach aufgeräumt, indem man den Systemordner „Archiv“ in Outlook für die E-Mail-Ablage verwendet. Der wird nämlich besonders unterstützt.

Mit der Rückstell-Taste (Backspace) kann man blitzschnell eine E-Mail ins Archiv verschieben!

Das ist ein wesentlicher Faktor, warum man mit dem Archiv und diesem Shortcut Inbox Zero deutlich einfacher erreichen kann. Es geht schneller und einfacher! Einfach die Taste gedrückt, und der Posteingang ist um eine E-Mail leerer!