Getting Things Done Coaching ist ein methodisches Coaching. Der Coachee wird bei der Implementierung bzw. Verbesserung seiner Praxis mit der Methode Getting Things Done (GTD).
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Voraussetzungen für das GTD Coaching
Um sich in Getting Things Done coachen zu lassen, ist keine vorherige GTD Praxis notwendig. Der wesentliche Unterschied dabei, ob der Coachee bereits mit Getting Things Done arbeitet, liegt darin, was mit welchem Zeitaufwand was erreicht werden kann.
Bei einem erfahrenen GTDer kann man innerhalb eines Tages durchaus das komplette System optimieren. Bei einem Neueinsteiger natürlich i.d.R. nicht machbar. Zur Neuimplementierung ohne GTD-Vorerfahrung sind in der Regel 2 Coaching-Tage notwendig. Sofern der Coachee eine Assistenz hat, empfiehlt es sich, auch diese bzgl. der Methode coachen zu lasse. Eine Assistenz den Einstieg in GTD im Alltag deutlich vereinfachen und beschleunigen kann.
Mehrere Aspekte von Getting Things Done können zur deutlichen Entlastung einer Führungskraft führen: mehr zu Delegieren, den Kalender besser unter Kontrolle zu haben und besseres Nachverfolgen. Bei all diesen Aspekten kann die Assistenz einen wesentlichen Unterschied machen, indem Sie sich um formale Aspekte von GTD kümmert.
Typische Szenarien für ein Getting Things Done Coaching
Die typischen Szenarien für ein GTD-Coaching sind die folgenden:
- Übernahme einer neuen Position
- deutliche Erweiterung des Aufgabengebiets
- Übernahme von Führungsverantwortung
- Wunsch nach mehr Kontrolle im (Arbeits-) Alltag
Übernahme einer neuen Position
Im Rahmen der Übernahme einer neuen Position, insb. bei einem Karrieresprung, nimmt die Komplexität des Arbeitsalltags häufig stark zu. Durch die Übernahme von zusätzlicher Verantwortung und die oft deutlich stärker erforderliche Selbstorganisation ist der Einstieg in eine neue Position oft sehr anstrengend. Durch die Nutzung von Getting Things Done wird ein solcher Aufgabenwechsel deutlich einfacher. Die Methode Getting Things Done ist seit Jahrzehnten im erfolgreichen Einsatz. Gleichzeitig hilft Getting Things Done dabei, mit den Schwächen unserer Gehirne umzugehen, wie es auch in diversen Fachbüchern diskutiert wird. Als Beispiele seien hier “The Organized Mind” (leider keine dt. Ausgabe) oder Willpower (dt. Die Macht der Disziplin) von Roy Baumeister genannt. Roy Baumeister ist der Guru der wissenschaftlichen Untersuchung Selbstdisziplin bzw. -regulierung.
GTD reduziert Stress bei der erstmaligen Übernahme von Führungsverantwortung
Die Komplexität des Arbeitsalltags nimmt besonders zu, wenn erstmals fachliche und/oder disziplinarische Mitarbeiterführung zur Arbeitsaufgabe hinzukommt. Getting Things Done ist hier methodisch extrem hilfreich, da der GTD Workflow eine häufig übersehene Schwäche in der Vorbereitung auf Führungsaufgaben ausgeglichen werden kann.
Eine Führungskraft kann und sollte in der Regel nicht mehr so viele fachliche Aufgaben übernehmen wie in den Zeiten vor der Führungsaufgabe. Durch das Führen der zugeordneten Mitarbeiter bleibt schlicht weniger Zeit für sachliche Aufgaben über. Daher sollten einige der Aufgaben, die bei der Führungskraft ankommen, delegiert werden. Aus diesem Grund ist “Delegieren” die erste Option im GTD Workflow nach Dingen, die schneller erledigt als aufgeschrieben bzw. delegiert sind. Mehr hierzu finden Sie bei der 2-Minuten-Regel.
Gleichzeitig wird in den meisten Unternehmen das Delegieren von Aufgaben leider nicht gelehrt bzw. geübt. Dadurch können selbst langjährige Führungskräfte oft nicht richtig delegieren, da sie es nie gelernt haben. Dies ist meiner Erfahrung nach ein wesentlicher Faktor dafür, dass Führungskräfte oft zu viel zu tun haben. Im Coaching kann an dieser Stelle auf die Grundregeln des Delegierens eingegangen werden.
Wunsch nach mehr Kontrolle
Insbesondere in Zeiten, in denen wir viel Stress und wenig Kontrolle haben, hilft es, einfach an der Hand genommen zu werden. Ein klarer Vorteil des Getting Things Done Coachings in solchen Situationen ist es, dass zertifizierte GTD Coaches viel Erfahrung darin haben, den “Wahnsinn” unter Kontrolle zu bekommen – bei sich selbst und bei den Coachees. Das heißt, dass der Coachee nicht selbst den richtigen Weg für sich herausfinden muss, sondern dabei kompetent unterstützt wird. Statt dessen geht der Coach auf den Coachee ein und hilft ihm dabei, im Rahmen der gut funktionierenden Lösung die beste für den Coachee zu finden. D.h., an jeder Stelle wird auf die Bedürfnisse des Coachees eingegangen, um so gut wie möglich sicherzustellen, dass das neue oder angepasst GTD-System bestmöglich für ihn funktioniert. Warum selber “herumdoktern”, wenn man sich auch einfach von einem Profi durch den Prozess führen und motivieren lassen kann?
Getting Things Done Coaching: die Varianten
Das Getting Things Done Coaching ist in mehreren Varianten möglich. Die folgenden Einschätzungen basieren auf meiner Erfahrung und sind als Richtschnur zu verstehen. Je nach Coachee kann der erreichbare Fortschritt deutlich abweichen.
Schneller Einstieg: Ein Coaching-Tag vor Ort
Geeignet für das Aufsetzen eines neuen GTD Systems bei überschaubarer Komplexität des Arbeitsalltags. Die Grundlagen können i.d.R. vermittelt werden, das kann aber an einem Tag nicht garantiert werden.
Bei erfahrenen GTDern reicht ein Tag in der Regel für eine grundlegende Prüfung und Optimierung des GTD Systems. Ebenso können die Grundlagen wiederholt werden.
Solider Einstieg: Zwei Coaching-Tage vor Ort
Geeignet für das Aufsetzen eines GTD-Systems inkl. voller Implementierung und Vermittlung aller GTD-Inhalte.
Bei erfahrenen GTDern reichen zwei Tage ein Tag in der Regel für eine sehr gründliche Prüfung und Optimierung des Getting Things Done Systems. Zudem kann die Wiederholung der Grundlagen sowie die Implementierung der fortgeschrittenen Teile von Getting Things Done abgeschlossen werden. Zu diesen fortgeschrittenen Teilen zählen z.B. das natürlichen Planungsmodell oder die höheren Fokusebenen.
Virtuell: virtuelles Coaching, 10 Einzelstunden über 3-6 Monate
Virtuelles Coaching hat einige Vorteile, insb. natürlich im Zeiten der Corona-Pandemie. Abgesehen davon ist es aber auch eine sehr mächtige Variante des Coachings, die besonders für eher selbstdisziplinierte Coachees geeignet ist. Der Vorteil des virtuellen Coachings ist, dass der Coachee zwischen den jeweils einstündigen Coaching-Calls weiter an und mit seinem System arbeiten kann.
Beim virtuellen Coaching erreicht man immer mindestens das gleiche Ergebnis wie bei einem Coaching-Tag vor Ort, auch wenn der Coachee keine Lust oder Zeit für Hausaufgaben hat. Das virtuelle Coaching ermöglicht es allerdings auch, ca. das gleiche Ergebnis wie bei 2 Coaching-Tagen vor Ort zu erreichen. Hierfür ist allerdings eine hohe Selbstdisziplin und etwas Zeit für die Hausaufgaben unerlässlich.
Nachhaltig: 1 Tag vor Ort + virtuelles Coaching
Bzgl. Einstieg und Nachhaltig ist eine weitere Variante die Kombination eines Coaching-Tages vor Ort zur Implementierung mit einem virtuellen Coaching. Diese Variante stellt sicher, dass das implementierte System nach einem schnellen Start nachhaltig genutzt wird.
Kombinationen mit GTD-Seminaren
In Kombination mit den öffentlichen bzw. Firmenseminaren ist ein Coaching eine gute Möglichkeit, die nachhaltige Implementierung sicherzustellen. Dieses gemischte Modell eignet sich z.B. zur Führungskräfteentwicklung. Eine mögliche Variante ist der Besuch eines Firmenseminars inkl. Implementierung in Kombination mit einem halben Coaching-Tag zur Optimierung und Anpassung an die persönlichen Bedürfnisse.
Vorgehen beim Getting Things Done Coaching
Das Getting Things Done Coaching selbst gliedert sich in mehrere Schritte:
- Vorgespräch
Im Vorgespräch werden diverse Vorab-Fragen geklärt, wie die persönliche Infrastruktur, die Neigung bzgl. des Produktivitätssystems.
Des Weiteren werden auf Basis der GTD-Q Analyse erste Punkte zur persönlichen Arbeitsweise, Stärken und Schwächen besprochen. - Coaching
Beim Coaching vor Ort beginnt der Coaching-Tag in der Regel am Arbeitsplatz des Coachees. Bei Neu-GTDern werden die Grundlagen von Getting Things Done erklärt und direkt implementiert. Bei erfahreneren GTDern wird die aktuelle Implementierung gesichtet und ggf. hinterfragt. So kann das bestehende System auf Schwächen geprüft und verbessert werden.
Beim gesamten Coaching, egal in welchem Format, ist der Coachee der Entscheider bzgl. der Arbeitsthemen. Natürlich hat der Coach zwar ein geplantes und empfohlenes Vorgehen, dieses ist aber flexibel. Je nach dem Verlauf des Coachings bzw. dem Wunsch des Coachees passt der Coach den Ablauf an. So erreicht man das Ziel: das bestmögliche System für den Coachee. - Follow-Up-Call
Pro Coaching-Tag wird je ein Follow-Up-Call von 1h mit dem Coachee durchgeführt. Hierbei werden nach dem Coaching auftretende Fragen bzw. Problemchen besprochen. So kann man das GTD System weiter optimieren, und letzte Schwächen auszumerzen.
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