Getting Things Done® durch einen zertifizierten Coach zu erlernen, ist eine effektive Möglichkeit, die Methode schnell umzusetzen. So kann man sie auch besser anzuwenden lernen, um die persönliche Produktivität schnell zu verbessern. Der Coachee wird dabei bei der Anwendung der Methode bzw. der Verbesserung seiner Praxis im Selbstmanagement unterstützt. Gerne können wir einfach dazu telefonieren, wie ich Dir in Deiner persönlichen Situation helfen kann. Buche Dir gerne einfach ein unkompliziertes, kostenloses und absolut unverbindliches Erstgespräch mit mir.
Mir hat das Coaching Spaß gemacht – und effizient war es noch dazu. Ihre Flexibilität, Fachkenntnis und Empathie sorgen dafür, dass ich mich sehr gut aufgehoben fühle.
– Coachee
Diese Seite gliedert sich in die folgenden Bereiche:
- keine Voraussetzungen
- typische Coachingszenarien
- Coaching-Varianten
- Vorgehen
- unverbindlich Kontakt aufnehmen
Voraussetzungen für das GTD Coaching: keine
Um sich coachen zu lassen, ist keine vorherige Praxis in der Methode notwendig. Der wesentliche Unterschied dabei, ob der Coachee bereits mit Getting Things Done arbeitet oder nicht, liegt darin, was mit welchem Aufwand erreicht werden kann.
Bei einem erfahrenen GTDer kann man innerhalb eines Tages durchaus das komplette System optimieren. Bei einem Anfänger ist das i.d.R. nicht machbar, da auch geprüft werden sollte, ob der Coachee die Methodik ausreichend verstanden hat. Ohne ein Verständnis der Methode entstehen unnötige, vermeidbare Probleme bei der Anwendung der Methode. Zum soliden Start mit ohne Vorerfahrung sind in der Regel zwei Tage oder ein 8h virtuelles Coaching sinnvoll. Sofern der Coachee eine Assistenz hat, empfiehlt es sich, auch diese bzgl. der Methode coachen zu lassen. Eine Assistenz kann die Nutzung von GTD im Arbeitsalltag deutlich vereinfachen und beschleunigen.
Mehrere Aspekte von Getting Things Done können zur deutlichen Entlastung führen, insbesondere:
- mehr Aufgaben delegieren, anstatt sie selber zu machen
- besseres Nachverfolgen der delegierten Themen.
- den Kalender besser unter Kontrolle haben.
Bei all diesen Aspekten kann eine Assistenz einen wesentlichen Unterschied machen, indem Sie sich um die formalen Aspekte der Methode kümmert und so den Pflegeaufwand des Systems für die Führungskraft reduziert.
Als Senior Master Trainer der David Allen Company ist es mir eine wahre Freude und Ehre, Tobias Müller-Zielke als GTD® Trainer und GTD® Coach zu empfehlen. Ich habe während seines Zertifizierungsprozesses eng mit Tobias zusammengearbeitet und kann von ganzem Herzen sagen, dass er sich durch seine Integrität, sein tiefes Wissen und sein aufrichtiges Engagement auszeichnet, seinen Klienten dabei zu helfen, die GTD-Methodik zu lernen und zu leben. Über die Jahre hat Tobias mich immer wieder mit seinem strukturierten und doch praktischen Ansatz beeindruckt, immer voller kluger, nützlicher Tipps, die er mit großer Leidenschaft und Sorgfalt teilt. Jeder, der mit Tobias zusammenarbeitet, wird in hervorragenden Händen sein.
– Ana Maria Gonzalez
Typische Szenarien für ein Coaching
Die typischen Szenarien sind die folgenden:
- Übernahme einer neuen Position und/oder deutliche Erweiterung des Aufgabengebiets
- erstmalige Übernahme von Führungsverantwortung
- Wunsch nach mehr Kontrolle im Arbeitsalltag
Übernahme einer neuen Position
Im Rahmen der Übernahme einer neuen Position, insb. bei einem Karrieresprung, nimmt die Komplexität des Arbeitsalltags häufig stark zu. Durch die Übernahme von mehr Verantwortung und die oft deutlich aufwändigere Selbstorganisation ist der Einstieg in eine neue Position oft sehr anstrengend. Durch die Nutzung von Getting Things Done wird ein solcher Aufgabenwechsel deutlich einfacher. Die Methode ist seit Jahrzehnten in Managementpositionen im erfolgreichen Einsatz. Gleichzeitig hilft sie dabei, mit den Schwächen unseres Gehirns umzugehen. Die Schwächen des menschlichen Gehirns, die hier zum Tragen kommen, wird in diversen Fachbüchern diskutiert. Besonders hervorheben möchte ich als Beispiele „The Organized Mind“ von Daniel Levitin (leider keine dt. Ausgabe) oder Willpower (dt. Die Macht der Disziplin) von Roy Baumeister genannt. Roy Baumeister ist DER Guru der wissenschaftlichen Untersuchung von Selbstdisziplin bzw. Selbstregulierung in der Psychologie.
GTD reduziert Stress bei der erstmaligen Übernahme von Führungsverantwortung
Die Komplexität des Arbeitsalltags nimmt besonders zu, wenn erstmals fachliche und/oder disziplinarische Mitarbeiterführung zur Arbeitsaufgabe hinzukommt. Getting Things Done ist hier methodisch extrem hilfreich, da der Workflow eine häufig übersehene Schwäche in der Vorbereitung auf Führungsaufgaben ausgeglichen werden kann: mangelnde Erfahrung bzw. fehlende Best Practices im Delegieren.
Eine Führungskraft kann und sollte in der Regel nicht mehr so viele fachliche Aufgaben übernehmen wie in den Zeiten vor der Führungsaufgabe. Durch das Führen der zugeordneten Mitarbeiter bleibt schlicht weniger Zeit für sachliche Aufgaben über. Daher sollten Führungskräfte Aufgaben delegieren. Aus diesem Grund ist „Delegieren“ im Workflow ganz vorne abgebildet, direkt nach Dingen, die schneller erledigt als aufgeschrieben bzw. delegiert sind. Mehr hierzu findest Du bei der 2-Minuten-Regel.
In den meisten Unternehmen das Delegieren von Aufgaben leider nicht gelehrt bzw. geübt. Dadurch können selbst langjährige Führungskräfte manchmal nicht richtig bzw. effizient delegieren, da sie es nie gelernt haben. Dies ist meiner Erfahrung nach oft ein wesentlicher Faktor dafür, dass Führungskräfte zu viel zu tun haben. Im Coaching kann an dieser Stelle auf die Grundregeln des Delegierens eingegangen werden.
Mit GTD Coaching die Kontrolle über den Arbeitsalltag zurückgewinnen
Insbesondere in Zeiten, in denen wir viel Stress und wenig Kontrolle haben, hilft es, wenn ein erfahrener Coach bei der Umsetzung bzw. Anpassung hilft. Ein klarer Vorteil des Getting Things Done Coachings in solchen Situationen ist es, dass ein von der David Allen Company zertifizierter Coach viel Erfahrung darin hat, den „Wahnsinn“ unter Kontrolle zu bekommen – bei sich selbst und bei seinen Kunden. Das heißt, dass der Coachee nicht selbst den richtigen Weg für sich herausfinden muss, sondern dabei kompetent unterstützt wird, egal, in welchem System er arbeitet. Microsoft Outlook bzw. Office 365 sind oft eine sehr gute Lösung, insb. unter Einbindung von Microsoft ToDo.
Der Coach geht auf den Coachee und seine persönlichen Bedürfnisse ein. Er hilft ihm dabei, die Art der Implementierung der Methode zu finden, die am Besten für den Coachee funktioniert, natürlich auch bzgl. der zur Verfügung stehenden bzw. bevorzugten Softwaretools oder auch handschriftlich, egal ob mit Papier oder digitalen Lösungen. D.h., dass an jeder Stelle wird auf die Bedürfnisse des Coachees eingegangen wird, um so gut wie möglich sicherzustellen, dass das neue oder angepasst System bestmöglich für ihn oder sie funktioniert. Warum selber „herumdoktern“, wenn man sich auch einfach von einem Profi durch den Prozess führen und motivieren lassen kann?
Getting Things Done Coaching: die Varianten
Das Unterstützung ist in mehreren Varianten möglich. Die folgenden Einschätzungen basieren auf meiner Erfahrung und sind als typische Erfahrungswerte zu verstehen. Je nach Coachee kann der Fortschritt, der im Coaching erreicht werden kann, natürlich abweichen.
Schneller Einstieg: Ein Tag vor Ort
Geeignet für das Aufsetzen eines neuen GTD Systems bei überschaubarer Komplexität des Arbeitsalltags. Die Grundlagen können Einsteigern in der Regel vermittelt werden, das kann aber an einem Tag nicht garantiert werden und hängt von der Auffassungsgabe und Umsetzungsstärke des Coachees ab.
Bei erfahrenen GTDern reicht ein Tag in der Regel für eine grundlegende Prüfung und Optimierung des Systems, sofern dieses gut gepflegt ist. Ebenso können einzelne Elemente, die nicht schwer fallen, durchgesprochen und optimiert werden.
Solider Einstieg: Zwei Tage vor Ort
Geeignet für das Aufsetzen eines GTD-Systems inkl. voller Einrichtung und Vermittlung der meisten Inhalte.
Bei erfahrenen GTDern reichen zwei Tage in der Regel für eine sehr gründliche Prüfung und Optimierung des Getting Things Done Systems. Zudem kann die Wiederholung der Grundlagen sowie die Implementierung der fortgeschrittenen Teile von Getting Things Done abgeschlossen werden. Zu diesen fortgeschrittenen Teilen zählen z.B. das natürlichen Planungsmodell oder die höheren Fokusebenen.
Virtuell: virtuelles Coaching, 8 Einzelstunden über 3-6 Monate
Virtuelles Coaching ist eine sehr mächtige Variante des GTD Coachings. Der Vorteil des virtuellen Coachings ist, dass der Coachee zwischen den jeweils einstündigen Videocalls weiter an und mit seinem GTD System arbeiten kann.
Bei der virtuellen Variante erreicht man in der Regel mindestens das gleiche Ergebnis wie bei einem Tag vor Ort, auch wenn der Coachee keine Lust oder Zeit für „Hausaufgaben“ hat. Das virtuelle Coaching ermöglicht es allerdings auch, ca. das gleiche Ergebnis wie bei 2 Tagen vor Ort zu erreichen, sofern der Coachee Selbstdisziplin hat und sich die Zeit für die GTD Optimierung zwischen den Terminen nimmt.
Nachhaltig: 1 Tag vor Ort + virtuelles Coaching
Bzgl. Einstieg und Nachhaltigkeit ist eine weitere Variante ein Tag vor Ort zur Umsetzung von GTD mit einem begleitenden virtuellen Coaching über mehrere Folgewochen. Diese Option stellt sicher, dass das implementierte System nach einem schnellen Start nachhaltig genutzt wird.
Kombinationen mit GTD-Seminaren
In Kombination mit den öffentlichen bzw. Firmenseminaren ist ein Coaching eine gute Möglichkeit, die nachhaltige Umsetzung sicherzustellen. Dieses gemischte Modell eignet sich z.B. zur Führungskräfteentwicklung. Eine mögliche Variante ist der Besuch eines Firmenseminars inkl. Implementierung in Kombination mit mindestens einem halben Tag zur Optimierung und Anpassung an die persönlichen Bedürfnisse.
Vorgehen beim Getting Things Done Coaching
Das Getting Things Done Coaching selbst gliedert sich in mehrere Schritte:
- Vorgespräch
Im Vorgespräch werden diverse Vorab-Fragen geklärt, wie die persönliche Arbeitsumgebung und die Neigung bzw. Rahmenbedingungen bzgl. des Produktivitätssystems.
Des Weiteren werden auf Basis der Ergebnisse des GTD-Q Fragebogens erste Punkte zur persönlichen Arbeitsweise, Stärken und Schwächen besprochen. - Coaching
Beim Coaching vor Ort beginnt der Tag in Präsenz in der Regel am Arbeitsplatz des Coachees. Bei Neu-GTDern erklärt der Coach die Grundlagen von Getting Things Done und setzt diese direkt mit dem Coachee um. Bei erfahrenen GTDern sichtet der Coach die aktuelle Umsetzung von GTD und gibt Feedback bzw. hinterfragt diese. So wird das bestehende System verbessert. - Der Coachee entscheidet
Beim gesamten Coaching, egal in welchem Format, ist der Coachee der Entscheider bzgl. der Themen, an denen wir arbeiten. Natürlich hat der Coach zwar ein geplantes und empfohlenes Vorgehen, dieses ist aber flexibel. Je nach dem Verlauf des Coachings bzw. dem Wunsch des Coachees passt der Coach den Ablauf so gut wie möglich an die Bedürfnisse an. So erreicht man das Ziel: das bestmögliche System für den Coachee. - Follow-Up-Call
Pro Tag wird je ein Follow-Up-Call von 1h mit dem Coachee geführt. Hierbei werden nach dem Coaching im Alltag auftauchende Fragen bzw. Herausforderungen besprochen und n.M. direkt gelöst. So kann das GTD System weiter optimiert werden, um letzte Schwächen loszuwerden.
Und jetzt?
Gerne können wir auch schnell und unverbindlich dazu telefonieren, wie ein GTD Coaching Dir in Deiner Situation helfen kann – buche Dir gerne einfach ein unkompliziertes, kostenloses und absolut unverbindliches Erstgespräch mit mir. Alle GTD-Leistungen werden in Zusammenarbeit mit Next Action Partners erbracht, dem Lizenznehmer für Getting Things Done in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ein GTD Seminar kann eine gute Basis sein.
Mir hat das Coaching Spaß gemacht – und effizient war es noch dazu. Ihre Flexibilität, Fachkenntnis und Empathie sorgen dafür, dass ich mich sehr gut aufgehoben fühle.
– GTD Coaching-Kunde