Eigentlich ist GTD ganz einfach und besteht aus 5 Phasen:
- wir sammeln alles, was auf uns einströmt an möglichst wenigen Orten in der Phase 1: Sammeln.
- danach prüfen wir alles, was auf uns einströmt darauf, ob und ggf. was wir etwas damit tun müssen – das ist Phase 2: Verarbeiten.
- dann legen wir jedes Element an genau dem Ort unseres GTD-Systems ab, an den es gehört in der Phase 3: Organisieren.
- durch regelmäßige Reviews stellen wir sicher, dass wir wissen, was wichtig ist. Ebenso stellen wir sicher, dass unser System so gut gepflegt ist, wie unser Kalender – dies ist die Phase 3: Durchsehen.
- beim Erledigen (Phase 5) können wir auf diese Art und Weise immer darauf vertrauen, dass wir zu jeder Zeit das Richtige tun.
Eine sehr gute Einführung gibt natürlich auch das gleichnamige Buch von David Allen. Auf Deutsch heißt die übersetzte Fassung “Wie ich die Dinge geregelt kriege”. Getting Things Done gliedert sich in 5 Phasen, die hier knapp als Überblick zusammengefasst sind. Ausführlichere Informationen finden Sie jeweils am Ende der Phasenbeschreibung verlinkt.
GTD – Phase 1: Sammeln
Um schnell und effizient mit dem umgehen zu können, was auf Sie einströmt, dem “Zeug”, sollten Sie diese Dinge an möglichst wenigen Stellen sammeln. In diesem Schritt geht es primär um Kontrolle: wenn sich an zu vielen Orten Dinge ansammeln, können Sie keinen Überblick bewahren. Wenn Sie an zu vielen Orten sammeln, kann es sein, dass sich an einem dieser Orte etwas aufhält, das Sie nicht schnell genug klären. Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Sammeln finden Sie hier.
GTD – Phase 2: Verarbeiten
Beim Verarbeiten nach Getting Things Done bzw. GTD klären Sie für jedes einzelne Stück “Zeug” an Ihren Sammelorten, worum es sich handelt. Hierbei wird bis auf eine kleine Ausnahme Nichts bearbeitet – es wird nur geklärt, ob und ggf. was zu tun ist.
Sie stellen sich hierbei ein paar einfache, aber wichtige Fragen, um die Kontrolle darüber zu bekommen, was auf Sie einströmt. Dabei wird entschieden, was mit jedem “Ding” passiert. Das reduziert einen übervollen Posteingang sehr schnell sehr deutlich. Es bleiben die Dinge übrig, die wichtig genug sind, mehr von Ihrer Aufmerksamkeit und Zeit zu bekommen.
Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Verarbeiten finden Sie hier.
GTD – Phase 3: Organisieren
In Seminar und Coaching behandeln wir diesen Schritt aus didaktischen Gründen separat vom Verarbeiten. Im Alltag passiert dieser Schritt in der Regel zusammen mit dem Verarbeiten: sie klären, worum es sich bei dem “Zeug” handelt und hinterlegen es dann an einem Ort in Ihrem Getting Things Done System, an dem es richtig aufgehoben ist. Bei wertlosen Informationen wie Werbung oder unerwünschten Newslettern ist das natürlich der Papierkorb. Bei sinnvollen Informationen, die sie evtl. in der Zukunft noch nutzen wollen, kann das das Referenzmaterial, oder natürlich eine Ihrer Aktionslisten. Aktionslisten sind das GTD-Äquivalent der klassischen ToDo-Liste, allerdings “auf Steroiden”, also entschieden mächtiger. Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Organisieren finden Sie hier.
GTD – Phase 4: Durchsehen
Warum vertrauen Sie Ihrem Kalender? Weil Sie wissen, dass er gepflegt ist. Er enthält keine bis wenig falsche Informationen. Das Ziel von Getting Things Done bzw. GTD ist, dass Sie ein Produktivitätssystem haben, dem Sie genauso vertrauen. Um das zu ermöglichen, müssen Sie Ihr System regelmäßig an die geänderte Realität anpassen. Dabei müssen Sie sich bewusst sein, was alles in Ihrem System ist. Diesen Schritt von GTD nennen wir “Durchsehen”. Tägliche, wöchentlichen und selteneren Reviews sicherstellen, dass Sie die Perspektive und die Kontrolle behalten. Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Durchsehen finden Sie hier.
GTD – Phase 5: Erledigen
Manche Menschen, die sich das erste Mal mit Getting Things Done auseinandersetzen, denken, Sie lernen eine besondere Art, Dinge zu erledigen. Das liegt beim Namen der Methode natürlich nahe. Tatsächlich ist das zwar ein Teil von GTD, aber nicht der wesentlichste. Beim Erledigen treffen wir einfache Entscheidungen. Diese fallen uns durch die Arbeitsvorbereitung der Phasen 1-3 und die Perspektive aus Phase 4 viel leichter als ohne diese Vorbereitung. Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Erledigen finden Sie hier.
GTD – Tools & Hilfsmittel
Eine der häufigsten Fragen bei der Einführung von Getting Things Done bzw. GTD ist natürlich, mit welchen Tools bzw. Hilfsmitteln man am Besten arbeiten sollte. Hierzu finden Sie hier auch einige Informationen auf diesem Blog:
Zu den einzelnen Phasen finden Sie natürlich Artikel in unserem Blog, die auf die Details der einzelnen Elemente des Systems eingehen. Die Artikel sind zur einfacheren Navigation mit dem Tag Getting Things Done hinterlegt.
Möchten Sie mehr erfahren?
Hier können Sie schnell & unkompliziert einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch ausmachen – alternativ erreichen Sie mich über das Kontaktformular oder LinkedIn.