Viele “GTDer” versuchen, sich immer weiter zu optimieren. Dabei geht es GTDern oft auch um den Kernprozess von Getting Things Done, dem Erledigen und Verfolgen der richtigen Nächsten Aktionen bzw. Aufgaben und Projekte. Falls Sie noch nicht viel über Getting Things Done wissen, finden Sie hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done. Dort finden Sie zu jeder Phase bzw. jedem Arbeitsschritt von GTD auch Detailinformationen.
Eine Frage, die wir im Training und Coaching oft hören ist oft: “Was ist das perfekte Tool, Software bzw. Aufgabenmanager für Getting Things Done? Gibt es eine ToDo-App, die besonders gut ist?”
Ich sage es einmal mit den Worten eines meiner früheren Professoren, die ich nie vergessen werde: “Es hängt davon ab und kommt darauf an!”
Unzählige Programme für Getting Things Done!
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Es gibt inzwischen sehr viele Desktopprogramme, Webdienste und Apps, die uns dabei helfen können, Aufgaben zu verwalten. Viele von ihnen werben auch damit, “perfekt” für Anwender von Getting Things Done zu sein. Teilweise zurecht, teilweise auch nicht.
Die individuellen Rahmenbedingungen
Bevor wir darüber sprechen können, was die richtige ToDo-App für Sie ist, müssen wir uns erst einmal die Einschränkungen anschauen, die zu beachten sind:
- was macht für Sie persönlich einen effizienten Aufgaben-Manager aus?
- was können/dürfen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld benutzen?
Diese drei Fragen beeinflussen die Auswahl sehr – insbesondere die letzte Frage schränkt die Auswahl bei Arbeitnehmern teilweise bereits signifikant ein. Daher starten wir dort!
Was dürfen Sie überhaupt nutzen?
Auch wenn es ärgerlich ist, in vielen Firmen, insbesondere in Konzernen, gibt es klare Richtlinien, welche Art von Software überhaupt für geschäftliche Themen eingesetzt werden darf. Das betrifft natürlich auch Taskmanager.
Meist sind die folgenden Rahmenbedingungen relevant:
- Datenschutz
Die Daten, mit denen Sie in ihrem Job arbeiten sind Eigentum Ihrer Firma und unterliegen nicht selten der Geheimhaltung. Das steht in einem kritischen Widerspruch zu den meisten, insbesondere neueren Webapps bzw. Native Apps zur Aufgabenverwaltung. Da deren Server meist in den USA stehen, ist es für einen Einzelanwender meist unmöglich, die richtigen vertraglichen Rahmenbedingungen zu bekommen, die nach deutschem Recht notwendig sind, insbesondere, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind.
Grob zusammengefasst: in der Regel erfüllen die bekannten Aufgabenapps die Anforderungen nicht. - Einschränkungen hinsichtlich des Betriebssystems
In vielen Firmen bekommen Sie einen Rechner gestellt, um die Wartungskosten unter Kontrolle zu halten, werden i.d.R. möglichst viele identische Rechner und das gleiche Betriebssystem, meist Windows, verwendet.
Da können Sie leider nur traurig zu Omnifocus schielen, einem der anerkannt besten Softwarepakete für GTD. Das gibt es leider ausschließlich auf dem Mac und iOS. - Einschränkungen hinsichtlich der Installationsmöglichkeiten
Oft dürfen Sie in Firmen keine Software installieren, die nicht im firmenweiten Installations- bzw. Lizenzpool vertreten ist. Je nach Firmengröße kann es schwierig bis unmöglich sein, neue Softwarepakete als Einzelanwender dort zu platzieren.
Wenn diese Kriterien zutreffen, bleibt meist nur noch eine Wahl für den Aufgabenmanager übrig: Microsoft Office, also Outlook oder Excel. Tatsächlich muss ich sagen, dass ich, wenn ich heute noch in einem Konzern arbeiten würde, auch tatsächlich die Outlook-Implementierung wählen würde – mit den richtigen Anpassungen ist sie sehr gut und effizient.
Wenn Sie im Apple-Universum leben…
… müssen wir nicht groß suchen. Abgesehen vom durchaus stattlichen Preis aller Versionen gibt es nichts, was auch nur die kürzeste Suche nach einer Alternative rechtfertigt: Omnifocus ist für MacOS und iOS das Tool der Wahl, wenn Sie nur Apple-Geräte besitzen. Leben Sie in einem “gemischten” IT-Umfeld, z.B. mit Windows-Rechner oder Android Smartphone ist es leider nicht so einfach. Vermutlich gibt es zwar keine andere Firma, die so viel Aufwand getrieben hat, das perfekte GTD-Tool zu bauen wie die Omnigroup. Leider gibt es die in sich schlüssige und gute Gesamtlösung allerdings nur für Apple-Puristen besteht – ansonsten müssen Sie mit teilweise großen Kompromissen leben.
Anleitungen zur optimalen Einrichtung für MacOS, Windows & Mobile
Anleitungen zur Einrichtung der jeweiligen Software-Pakete finden Sie direkt bei der David Allen Company auf gettingthingsdone.com für $10 pro Stück, leider allerdings nur auf Englisch. Hier die aktuell verfügbaren Implementierungshilfen auf Englisch:
- Outlook
- OneNote
- Lotus Notes
- iPhone/iPad
- Google Apps for Android
- Google Apps for Desktop
- OmniFocus
- Todoist
- Wunderlist
- Evernote Mac
- Evernote Windows
Die Implementierungshilfe für Trello ist im Moment in Vorbereitung.
Was ist für Sie effizient, um Aufgaben zu verwalten?
Wenn Sie frei entscheiden können, welche Software Sie einsetzen möchten, wird die Situation ein bißchen komplexer: es steht Ihnen dann der komplette Markt an Softwarepaketen zur Aufgabenplanung zur Verfügung.
Die Kriterien, nach denen Sie hier finden, was Sie suchen, haben stark mit Ihrer persönlichen Arbeitsweise zu tun:
- arbeiten Sie lieber mit der Maus oder der Tastatur?
- welche Art von Überblick gefällt Ihnen am Besten?
- wie tief möchten Sie GTD implementieren?
Im Folgenden Abschnitt gehe ich nicht auf das Thema Einschränkungen bzw. Datenschutz ein – das würde den Rahmen dieses Textes endgültig sprengen. 😉
Übersicht und Implementierungstiefe
Diese beiden Themen lassen sich recht kurz abhandeln: das ist Geschmackssache.
Wollen Sie jede Aufgabe nicht nur mit einem Kontext, sondern auch mit einer Referenz zum zugehörigen Projekt verknüpfen? Dann wird es schwierig, denn das können die wenigsten Tools effizient. So gut wie jeder Taskmanager kann eine Aufgabe mit einer zweiten Kategorie verknüpfen, nach der sortiert werden kann. Die 3. ist, wo sich die Spreu vom Weizen trennt. Denn während GTD für jedes Objekt bis zu drei Texte kennt, sind die meisten Softwarepakete nur für zwei davon ausgerüstet. Jede Nächste Aktion (1) hat zwingend einen Kontext (2), aber nur bei mehr als einer Aktion gibt es auch ein Projekt (ggf. 3).
Falls Sie diese Begriffe noch nicht genau genug kennen, können Sie sich hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done durchlesen und ggf. auch tiefer einlesen.
Während ich es allerdings selbst früher auch nicht glauben konnte, benötigt man die Eigenschaft “Projekt” für einen Nächsten Schritt nur selten im Alltag – sie vereinfacht eigentlich nur zwei Dinge:
- das Erfassen neuer Projekte geht schneller, da man keinen weiteren Schritt dafür braucht, sondern das Projekt zusammen mit dem ersten Schritt erfasst. Bei einer späteren Eingabe kann die Verknüpfung z.B. durch Autocomplete vereinfacht werden.
- im Wochenüberblick bzw. Weekly Review ist es einfacher, zu überprüfen, ob es für jedes Projekt eine nächste Aktion gibt. Dazu gehen Sie einfach die Projekte durch und schauen, ob jeweils noch ein nächster Schritt erfasst ist. Wenn nicht, dann wird er einfach gleich erfasst
Wenn Sie jedoch die Aufgabenlisten durchschauen, um auszuwählen, was Sie als nächstes tun, brauchen Sie sehr selten die Projektinformation, wenn Sie Ihr System täglich benutzen.. Tatsächlich wissen Sie bei einem gepflegten System sowieso, zu welchem Projekt die jeweilige Nächste Aktion gehört, wenn diese gut genug formuliert ist. Wenn nicht, dann hilft Ihnen vermutlich auch die Verknüpfung nicht.
Probieren Sie’s aus und berichten Sie mir in den Kommentaren.
Für Tastaturliebhaber unter Windows
Insbesondere Programmierer wissen: mit der Tastatur ist man i.d.R. hinsichtlich der Texteingabe bzw. Auswahl von Aktionen, für die Tastaturkürzel existieren deutlich schneller als mit der Maus. Einen interessanten Artikel zum Thema finden Sie hier.
Vor einer Weile habe ich einen ausführlichen Tool-Vergleich von Webapps gemacht – aber natürlich ändert sich ständig etwas an Software. Daher kann ich nur basierend auf meinem Stand von 2016 Aussagen machen. Bei meinem Vergleich von Browser-Software habe ich mich jeweils auf die Desktop-Funktionalität konzentriert, denn dort erfasst man erfahrungsgemäß die meisten Aufgaben. Mobile Apps sehe ich primär als Möglichkeit, Aufgaben nachzuschauen bzw. gelegentlich welche zu erfassen.
Folgende ToDo-Apps kann ich für Tastaturliebhaber empfehlen – leider ist auch dabei die Messlatte recht niedrig:
- Nirvana:
Das Erfassen von Aufgaben mit Kontext funktioniert ohne Maus. Nur für das Anlegen von Projekten muss man die Maus benutzen. Abgesehen davon war mir allerdings das Interface ein bißchen zu überfüllt und verwirrend. - Remember the Milk: Aufgaben können ohne Maus eingegeben werden, aber sowohl für das Hinzufügen eines Kontextes als auch für das Hinzufügen eines zugehörigen Projekts benötigt man die Maus.
- doit.im: Kontext und Projekt können direkt mit der Aufgabe mit eingegeben werden, indem man entsprechende Zeichen benutzt, um sie zu markieren. Abgesehen davon ist einiges an Mausinteraktion nötig, ich fand die Anwendung generell recht langsam.
- Tracks: Diese Open Source-Software ist das Beste, was ich hinsichtlich Tastaturbedienbarkeit kenne. Leider kommt sie mit ein paar Nachteilen daher:
- man muss sie auf einem eigenen Server installieren
- das Interface könnte einen Facelift sehr gut gebrauchen, insb. die mobile Ansicht
Andere “GTD-Apps”, die oft genutzt werden
Die folgenden Apps tauchen immer wieder auf und haben definitiv begeisterte GTD-Anhänger als Fans bzw. werden stark als GTD-App beworben:
- Toodledo: Kontexte lassen sich über “Folder” abbilden, Projekte leider nicht. Schön fand ich diese App nicht.
- Getitdone: schreckliches Design, schlechte Bedienbarkeit. Sparen Sie sich einen Test.
- Any.do: sehr simpel. Bereits einen Kontext unterzubringen, war nicht trivial.
- Podio: während der Kontext noch problemlos funktioniert, ist es schwierig eine Projektreferenz unterzubringen.
- Jira: eine meist selbstgehostete Softwareentwicklungs-Software, die durch Ihre Flexiblität auch einfach an GTD angepasst werden kann.
Weitere Hilfe
Falls Sie noch nicht viel über Getting Things Done wissen, finden Sie hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done. Dort finden Sie zu jeder Phase bzw. jedem Arbeitsschritt von GTD auch Detailinformationen.
Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Herausforderungen:
- Trainings oder Coachings bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
- individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
- individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung
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