Teams-Dateien im Explorer

Dieser Hack, mit dem man auf die Teams-Dateien direkt im Windows Explorer zugreifen kann, ist für viele Menschen in meinen Produktivitäts-Seminaren ein Highlight: wer genießt schon, sich regelmäßig durch die Teams-Dateifenster klicken? Leider ist diese Möglichkeit in der Teams-Oberfläche recht gut versteckt.

Hä? Was will der von mir?

Die meisten von uns, insbesondere in Konzernen, kennen das Problem: man arbeiten in einem MS-Teams-Team zusammen und hat eine gemeinsame Dateiablage dort. Das ist natürlich geschickt. Leider muss man, um an Dateien in Unterverzeichnissen zu kommen, im Teams Client viele Klicks machen:

1. Man muss vom Chat in den Team-Modus wechseln.
2. Man muss das richtige Team auswählen.
3. Man muss den richtigen Kanal auswählen.
4. Man muss auf Dokumente klicken.
5. Man muss sich durch die Verzeichnisse klicken.

So etwas wie Lesezeichen zu Verzeichnissen gibt es bisher in MS Teams nicht.

Der Hack: deutlich weniger klicken

Um Teams-Dateien direkt im Windows Explorer anzuzeigen, nutzen wir die Funktion „Synchronisieren“, die in der Regel hinter dem Menü mit den 3 Punkten versteckt ist:

Nach dem Klick öffnet sich zwei Popups, evtl. muss man auch ein Fenster bestätigen. Hier passiert folgendes:

• Teams kontaktiert Microsoft OneDrive, das für diese Funktion installiert sein muss
• OneDrive legt die lokalen Ordner an

Das Ergebnis: Teams-Dateien direkt im Explorer

Jetzt ist im Windows-Explorer ein neuer Bereich sichtbar, in der Regel ganz unten bei den Laufwerken. Es wird jetzt auf der obersten Ebene ein Bereich für die Teams-Organisation angezeigt:

Im jeweiligen Ordner sind direkt die Teams-Dateien sichtbar:

Direkt nach der ersten Synchronisation werden die Dateien nur angezeigt, sie sind nicht synchronisiert. Erst wenn die Datei angeklickt wird, wird sie auch heruntergeladen. Das kann man allerdings für jede Teams-Datei bzw. jeden Ordner separat einstellen.

Es gibt die folgenden Varianten bzgl. der Icons, die den Synchronisationsstatus anzeigen:

• Wolke: Die Datei wird heruntergeladen, wenn sie geöffnet wird. Das ist natürlich sinnvoll, wenn man Dateien selten braucht.
• Grüner Kreis mit grüner Füllung: die Datei wird immer synchronisiert.
• Grüner Kreis mit weißer Füllung: die Datei ist lokal vorhanden, wird aber eigentlich ist die Synchronisation nicht aktiviert. Die Datei wird aber synchronisiert.