Auf Affen-Management bin ich in einem meiner letzten Seminare im Jahr 2023 aufmerksam geworden. Es geht dabei um richtiges Delegieren. Da Delegieren immer ein Thema im Bereich Selbstmanagement ist, mir aber wenig gute Literatur zu diesem Thema bekannt sind, bin ich diesem Hinweis nachgegangen. Das Buch, das mir empfohlen wurde, war Der Minuten Manager und der Klammer-Affe* von 2002, im Original The One Minute Manager meets the Monkey*, erschienen im Jahr 2000.
Affen-Management: Ursprung und Darreichungsformen
Das Buch basiert auf einem Artikel im Harvard Business Review aus dem Jahr 1974, den William Oncken Jr. veröffentlich hat und 1999 nochmals, um einen Kommentar von Steven Covey (7 habits of highly effective people*, 1989, dt. Ausgabe*) ergänzt wurde. Diese Neuveröffentlichung ist hier bei HBR frei verfügbar. Alle diese Texte zum Thema Delegieren fand ich extrem gut, teilweise überlappen sie sich aber natürlich. Auf jeden Fall wollte ich mehr von diesem Mann lesen, wodurch ich auf ein fantastisches Buch gestoßen bin: Managing Management Time* von William Oncken Jr., in dem es darum geht, wie man seine Arbeitszeit als Manager in einem größeren Unternehmen allumfassend optimiert. Das Buch ist voller humorvoller Weisheiten und unterhaltsamer Beobachtungen, die einerseits die menschlichen Stärken und Schwächen berücksichtigen, andererseits aber auch eine sehr schlüssige Theorie der Arbeitszeit im Management aufstellen. Hierzu werde ich sicher noch andere Artikel schreiben.
Arten von Managementzeit
Es gibt laut Onckens Theorie 3 Arten von Managementzeit:
- Vom Chef auferlegte Zeit (boss-imposed time): Zeit, die man mit Aufgaben verbringt, die mit Aufgaben zu tun haben, die unser Chef uns aufgetragen hat.
- Systembedingte Zeit (system-imposed time): Zeit, die wir damit verbringen, mit unserer Organisation zu interagieren, um unsere Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel wäre die Abstimmung mit dem Einkauf, wenn es darum geht, ein Arbeitsmittel zu besorgen.
- Von Mitarbeitern auferlegte Zeit (subordinate-imposed time): Zeit, die wir damit verbringen, Mitarbeiter zu coachen oder Dinge zu erledigen, die sie nicht erledigen, obwohl sie sie erledigen müssten.
Affen-Management beschäftigt sich nur mit Punkt 3, also der Arbeit des Managers, die die Arbeiten der Mitarbeiter verursachen. Die anderen beiden Arten von Management Zeit und deren Optimierung sind im Buch – und sicher mittelfristig auch in weiteren Artikeln beschrieben.
Wer hat den Affen beim Affen-Management?
Im Affen-Management ist ein Affe, was wir bei Getting Things Done (GTD), der Selbstmanagement-Methode, mit der ich arbeite und die ich trainiere und coache, als Nächste Aktion bezeichnen, also das, was zu tun ist, um das Thema, um das es geht, voranzubringen. Ein größeres Thema, das mehrere Nächste Aktionen erfordert, nennen wir in GTD “Projekte” – im Affen-Analogon ist das bei Oncken ein “Gorilla”.
Das Ziel des Affen-Managements ist es, dafür zu sorgen, dass die eigenen Mitarbeiter sich um diese Affen kümmern, nicht wir selbst. Dafür hat Oncken sieben Regeln aufgestellt, die ich hier gekürzt wiedergeben will. Die Affen-Fütterung steht hierbei für ein Coachinggespräch zwischen Manager und Mitarbeiter:
- Affen sollten gefüttert oder getötet werden.
Es sollte bei einem Gespräch zwischen Manager und Mitarbeiter entweder Unterstützung für den Mitarbeiter geben, damit dieser weiterarbeiten kann, oder die Aufgabe sollte nicht weiter verfolgt werden. - Es sollte nicht mehr Affen geben, als vom Manager gefüttert werden können.
Es sollte nicht mehr Aufgaben geben, die delegiert sind, als der Manager als Coach der Mitarbeiter unterstützen kann. - Affen sollten auf Initiative des Mitarbeiters zum vereinbarten Termin gefüttert werden.
Als Follow-Up jedes Coaching-Gesprächs wird ein Termin vereinbart, bei dem der Fortschritt seit dem letzten Termin besprochen wird. Die Intiative hierbei liegt beim Mitarbeiter, der Manager soll den Affen nicht hinterherjagen müssen. - Affen-Fütterungstermine können verschoben werden.
Die Coaching-Termine können verschoben werden, allerdings nicht dauernd und nicht, weil kein Fortschritt gemacht wurde. - Affen sollen per Telefon oder persönlich gefüttert werden, nicht schriftlich.
Hintergrund ist, dass so der Manager den Affen hat, wenn ihm dazu geschrieben wird. Das soll vermieden werden, damit der Manager keine Verzögerungen für den Mitarbeiter verursachen kann. - Zusammenfassungen über mehrere Seiten sollen ein Zusammenfassung haben.
Diese soll eine Seite oder weniger einnehmen, um direkten Austausch zu ermöglichen. - Jeder Affe sollte den Manager mit der passenden Versicherung verlassen.
Die vom Mitarbeiter erwartete Initiative hängt vom Vertrauen des Managers ab – je unsicherer der Manager, desto weniger darf der Mitarbeiter tatsächlich selbstständig ohne weiteren Fütterungstermin entscheiden.
Warum keine Affen beim Manager?
Warum sollten die Mitarbeiter bei den Affen statt beim Manager sein? Weil ein Manager steuern, aber nur eingeschränkt selbst an Dingen arbeiten sollte, die seine Mitarbeiter erledigen können.
Ich will hier nicht den Artikel wiedergeben, aber die Kerngedanken zusammenfassen. Im HBR Artikel wird nicht so weit auf den Hintergrund der Zeitoptimierung eingegangen wie in Managing Management Time.
Der Hebel beim Affen-Management: Gorilla-Bändiger
Der wichtigste Aspekt des guten Delegierens ist die Skalierung. Nur wenn man seine Mitarbeiter dazu befähigt, eigenständig auch Projekte (“Gorillas”) zu bearbeiten, ist man ein effektiver Manager. Um dies zu erreichen, ist insb. zu Beginn des Delegierens ein enger Austausch zwischen Manager und Mitarbeiter notwendig. So kann man erreichen, dass die Mitarbeiter selbstorganisiert an größeren Themen arbeiten können. Das hängt natürlich stark davon ab, wieviel Vertrauen der Manager in den Mitarbeiter hat. Auch hierzu gibt es viele schöne Abschnitte im Buch Managing Management Time.
Nur dann, wenn man weit abseits vom Micromanagement erfolgreich delegieren kann, skaliert der Wert, den ein Manager für seine Firma erzeugen kann, mit der Anzahl seiner Mitarbeiter. Oncken nennt das den Hebel (engl. Leverage). Also: ab mit den Affen auf die Rücken der Mitarbeiter!
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