Affen-Management: Delegieren

Auf den Begriff „Affen-Management“ bin ich in einem meiner letzten Seminare im Jahr 2023 aufmerksam geworden. Es geht dabei um richtiges Delegieren. Da das natürlich ein wichtiges Thema im Bereich Selbstmanagement ist, bin ich diesem Begriff nachgegangen. Das Buch, das mir empfohlen wurde, war Der Minuten Manager und der Klammer-Affe* von 2002, im englischen Original The One Minute Manager meets the Monkey*, erschienen im Jahr 2000.

Affen-Management: Ursprung und Darreichungsformen

Das Buch basiert auf dem Artikel „Management Time: Who’s Got the Monkey?“ (über archive.org) im Harvard Business Review aus dem Jahr 1974, den William Oncken Jr. geschrieben hat. Der Artikel wurde 1999 um einen Kommentar von Steven Covey (7 habits of highly effective people*, 1989, dt. Ausgabe*) ergänzt und nochmals veröffentlicht. Der Artikel von 1999 ist hier bei HBR frei verfügbar. Sowohl der Artikel als auch das o.g. Buch haben mir sehr gut gefallen. Dementsprechend wollte ich mehr Texte von diesem Mann lesen, wodurch ich auf sein fantastisches Buch gestoßen bin: Managing Management Time* von William Oncken Jr., in dem es darum geht, wie man seine Arbeitszeit als Manager:in in einem größeren Unternehmen allumfassend optimiert. Das Buch ist voller humorvoller Weisheiten und unterhaltsamer Beobachtungen, die einerseits die menschlichen Stärken und Schwächen berücksichtigen, andererseits aber auch eine sehr schlüssige Theorie der Arbeitszeit im Management aufstellen, die sich nicht ganz ernst nimmt.

Die drei Arten von Managementzeit

Es gibt laut Onckens Theorie 3 Arten von Managementzeit:

1. Von dem bzw. von der Chef:in auferlegte Zeit (boss-imposed time): Zeit, die man mit Aufgaben verbringt, die der bzw. die Chef:in uns aufgetragen hat.
2. Systembedingte Zeit (system-imposed time): Zeit, die wir damit verbringen, mit Organisation, in der wir arbeiten, zu interagieren, um unsere Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel wäre die Abstimmung mit dem Einkauf, wenn es darum geht, ein Arbeitsmittel zu besorgen.
3. Von Mitarbeitern auferlegte Zeit (subordinate-imposed time): Zeit, die wir damit verbringen, Mitarbeiter:innen zu coachen oder Dinge zu erledigen, die sie nicht erledigen, obwohl die Mitarbeiter:innen sie erledigen müssten.

Affen-Management beschäftigt sich nur mit Punkt 3, also der Arbeit des bzw. der Manager:in, die die Arbeit der Mitarbeiter:innen verursachen. Die anderen beiden Arten von Management Zeit und deren Optimierung sind im Buch genauer beschrieben.

Wer hat den Affen beim Affen-Management?

„Who’s got the monkey?“ heißt der Artikel. Ein Affe ist das, was wir bei Getting Things Done (GTD), der Selbstmanagement-Methode, mit der ich arbeite und die ich trainiere und coache, als Nächste Aktion bezeichnen, also das, was zu tun ist, um das Thema, um das es geht, voranzubringen. Ein größeres Thema, das mehrere Nächste Aktionen erfordert, nennen wir in GTD „Projekte“ – im Affen-Analogon ist das bei Oncken ein „Gorilla“.

Das Ziel des Affen-Managements ist es, dafür zu sorgen, dass die eigenen Mitarbeiter:innen sich um diese Affen kümmern, kein:e Manager:in. Dafür hat Oncken sieben Regeln aufgestellt, die ich hier gekürzt wiedergeben will. Die Affen-Fütterung steht hierbei für ein Coachinggespräch zwischen Manager:in und Mitarbeiter:in.

Die Regeln des Affen-Managements

1. Affen sollten gefüttert oder getötet werden.
   Es sollte bei einem Gespräch zwischen Manager:in und Mitarbeiter:in entweder Unterstützung für den bzw. die Mitarbeiter:in geben, damit diese:r weiterarbeiten kann, oder die Aufgabe sollte nicht weiter verfolgt werden.
2. Es sollte nicht mehr Affen geben, als vom bzw. von der Manager:in gefüttert werden können.
   Es sollte nicht mehr delegierte Aufgaben geben, als der bzw. die Manager:in als Coach der Mitarbeiter:innen unterstützen kann.
3. Affen sollten auf Initiative des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin zum vereinbarten Termin gefüttert werden.
   Als Follow-Up jedes Coaching-Gesprächs wird ein Termin vereinbart, bei dem der Fortschritt seit dem letzten Termin besprochen wird. Die Intiative hierbei liegt beim Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin, der Manager bzw. die Managerin soll den Affen nicht hinterherjagen müssen.
4. Affen-Fütterungstermine können verschoben werden.
   Die Coaching-Termine können verschoben werden, allerdings nicht dauernd und nicht, weil kein Fortschritt gemacht wurde.
5. Affen sollen per Telefon oder persönlich gefüttert werden, nicht schriftlich.
   Der Hintergrund ist, dass der Manager bzw. die Managerin den Affen hat, wenn ihm dazu geschrieben wird. Das soll vermieden werden, damit Manager:innen keine Verzögerungen für die Mitarbeiter:innen verursachen kann.
6. Berichte oder andere Texte, die über mehrere Seiten gehen, sollen eine Zusammenfassung haben.
   Diese soll eine Seite oder weniger einnehmen, um direkten Austausch zu ermöglichen.
7. Jeder Affe sollte den Manager bzw. die Managerin mit der passenden Versicherung verlassen.
   Die vom Mitarbeiter bzw. der Mitarbeier:in erwartete Initiative hängt vom Vertrauen des Managers bzw. der Managerin ab – je unsicherer er bzw. sie ggü. dem Mitarbeiter ist, desto weniger dürfen Mitarbeiter:innen bei delegierten Themen tatsächlich selbstständig ohne weiteren Fütterungstermin entscheiden.

Warum keine Affen beim Manager bzw. bei Managerinnen?

Warum sollten die Affen bei den Mitarbeiter:innen statt beim Manager bzw. der Managerin sein? Damit Manager:innen steuern können und nur eingeschränkt selbst an Dingen arbeiten, die seine Mitarbeiter:innen erledigen können.

Im HBR Artikel wird nicht so weit auf den Hintergrund des Zeitmanagements eingegangen wie in Managing Management Time.

Der Hebel beim Affen-Management: Gorilla-Bändiger

Der wichtigste Aspekt des guten Delegierens ist die Skalierung. Nur wenn man seine Mitarbeiter:innen dazu befähigt, eigenständig auch Projekte („Gorillas“) zu bearbeiten, ist man ein:e effektive:r Manager:in. Um dies zu erreichen, ist insb. zu Beginn des Delegierens ein enger Austausch zwischen Manager:in und Mitarbeiter:in notwendig. So kann man erreichen, dass die Mitarbeiter:innen selbstorganisiert an größeren Themen arbeiten können. Das hängt natürlich stark davon ab, wieviel Vertrauen Manager:innen in die jeweiligen Mitarbeiter:innen hat. Auch hierzu gibt es viele schöne Abschnitte im Buch.

Nur dann, wenn man weit abseits vom Micromanagement erfolgreich delegieren kann, skaliert der Wert, den Manager:innen für ihre Organisation bzw. Firma erzeugen können, mit der Anzahl seiner Mitarbeiter:innen. Oncken nennt das den „Hebel“ (engl. Leverage).
Also: ab mit den Affen auf die Rücken der Mitarbeiter bis zur nächsten planmäßigen Fütterung!

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