„Unterhaltungen“ sind immer eines der absoluten Highlights für die meisten meiner Seminarteilnehmer bzw. Coachees. Es ist nur ein kleiner Haken, den man setzten muss, aber er macht die Handhabung von E-Mail entschieden leichter.
Was sind „Unterhaltungen“
Mit „Unterhaltungen“ bezeichnet Microsoft ein Feature, das in anderen Programmen oft als E-Mail-Threads bezeichnet wird: alle E-Mails mit dem gleichen Betreff werden im Posteingang zusammengruppiert:
Die Einstellung „Als Unterhaltungen anzeigen“ kann man ganz einfach wieder deaktivieren, so dass es sich definitiv lohnt, sie zumindest einmal auszuprobieren. An dieser Stelle möchte ich auch auf meinen Artikel zur tabellarischen Ansicht in Outlook verweisen, die ich jedem Outlook-Nutzer nahelege.
Wie aktiviert man das?
In den neueren Versionen von Outlook kann man es glücklicherweise sich sparen, sich durch Tabs zu wühlen, um Funktionen zu aktivieren. Die allermeisten Befehle lassen sich direkt über die Suche aktivieren. Falls die folgende Einrichtungsvariante nicht funktioniert, wird unten die „klassische“ Lösung beschrieben. In unserem Fall reicht der Suchbegriff „als“, um die Option „Als Unterhaltungen anzeigen“ zu finden:
Wenn wir darauf klicken, müssen wir noch einmal bestätigen, in welchem Bereich wir die Funktion aktivieren wollen:
Zum Ausprobieren der Funktion „Als Unterhaltungen anzeigen“ empfehle ich „Diesem Ordner“. Auch dann werden alle E-Mails angezeigt, die sich in anderen Ordnern (wie z.B. die eigenen Antworten in Gesendet) befinden.
Die klassische Einrichtungsoption und die Optionen
Man kann die Funktion auch über die Schaltfläche „Ansicht“ im Bereich „Nachrichten“ aktivieren, indem man den Haken bei „Als Unterhaltungen anzeigen“ setzt. Hier kann man auch noch konfigurieren, hier meine Empfehlung:
Die wichtigste Einstellung ist meiner Meinung nach, „Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen“: so werden z.B. E-Mails, die man bereits in sein E-Mail-Archiv verschoben hat oder die eigenen Antworten im Gesendet-Ordner angezeigt. Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann man ganz einfach den gesamten Schriftverkehr zu einem Betreff nachvollziehen.
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