PARA & Getting Things Done

PARA, auch P.A.R.A. oder Projects, Areas, Resources und Archives ist ein Organisations- und Ablagesystem. In seinem Buch „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn“* („Build Your Second Brain“) hat Tiago Forte wurde es im Jahr 2022 beschrieben. Der Nachfolger „Die PARA Methode“* („The PARA Method“) von 2023 vertieft diesen Teil des ersten Buches. Insbesondere in Kreisen der Produktivitäts-Interessierten hat die Methode sehr an Bekanntheit gewonnen. Mehr Informationen zu PARA findet man auf der Internetseite von Tiago Forte.

PARA beschreibt einen Ablageansatz

Der Autor Tiago Forte sieht PARA als Erweiterung bzw. Ergänzung von Getting Things Done, weswegen ich mich in diesem Artikel etwas tiefer mit dem Ansatz befasse. Ich kenne mich mit der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done bzw. GTD sehr gut aus und war neugierig, wie die zwei im Alltag zusammenpassen. Wie der Autor auch ganz offen schreibt, bietet er eine Detaillierung für einzelne Teile von Getting Things Done an. Es geht dabei insbesondere um die Ausgestaltung der Referenzablage (Resources, bei GTD „Referenzmaterial“). Des Weiteren beschreibt Tiago Forte den Umgang mit der Ablage von Unterlagen zu Projekten (Projects) und Fokusbereichen (Areas, bei GTD „Rollen & Verantwortlichkeiten“ bzw. „Areas of Focus“). Ein weiteres Element ist der Umgang mit Unterlagen, die für längere Zeit vorraussichtlich nicht mehr gebraucht werden (Archives). Ein „Archiv“ gibt es bei GTD nicht explizit, lediglich den Hinweis, die Referenzablage insb. bei Papier einmal im Jahr „auszumisten“.

Die Kernideen von PARA

Das Buch zu PARA selbst ist recht knapp gehalten, beinhaltet aber einige interessante Ideen, Elemente von GTD zu betrachten. Die Grundideen sind:

1. Für alle Themen sollte es bei der Ablage die Hauptstruktur der vier PARA Ordner geben:
   • Projects: Unterlagen zu aktuellen Projekten (z.B. „Nächster Urlaub ist schön gewesen“ nach GTD-Nomenklatur), die zu einem konkreten Zeitpunkt in der nicht allzu fernen Zukunft abgeschlossen sind.
   • Areas: Unterlagen zu andauernden Verantwortungsbereichen, die uns wichtig sind (z.B. „Gesundheit“) und nie abgeschlossen werden (nach GTD „Rollen & Verantwortlichkeiten“ bzw. „Areas of Focus“).
   • Resources: Unterlagen, die wir zu einem späteren Zeitpunkt als Unterstützungsmaterial benötigen könnten (nach GTD „Referenzmaterial“)
   • Archives: Unterlagen, die für längere Zeit nicht benötigt werden, aber nicht gelöscht werden sollen (gibt es in GTD nicht explizit).
2. Auf allen Geräten und Online-Plattformen sollte es für Unterlagen aus den oben genannten Bereichen Ordner geben. Diese sollten genau gleich heißen:
   • Es sollte nur einen Ordner geben, wenn es zu dem Projekt auch Unterlagen gibt. D.h., dass es z.B. im Speicher einer Online-Software nur dann einen Unterordner „Nächster Urlaub ist schön gewesen“ gibt, wenn es dort auch etwas zu diesem Projekt gibt.
   • Die Ordner werden in der gleichen Ordnerstruktur abgelegt wie oben genannt – auch hier gibt es nur Ordner, wenn etwas abgelegt wird. Gibt es zu keiner Datei in einer Online-Software ein Referenzthema, so gibt es dort auch keinen Überordner „Resources“.
3. Die Empfehlung von Tiago Forte ist, jeden Unterordner so zu gestalten, dass klar erkennbar ist, zu welchem Bereich er gehört
   • Projekte-Ordner erhalten als erstes Zeichen des Ordnernamens ein Emoji: „🌴Nächster Urlaub ist schön gewesen“. Das bringt den Nachteil, dass sich Projekte nicht klar und nachvollziehbar sortieren, sondern eben je nach Position des Emojis in der Reihenfolge aller Emojis.
   • Areas-Ordner werden groß geschrieben: „Gesundheit: Kontrolltermine wahrgenommen“
   • Resources-Ordner werden klein geschrieben: „bedienungsanleitung waschmaschine“
   • für Archives gibt es keine Vorgabe.
4. Es macht keinen Sinn etwas zu löschen, weil wir inzwischen genug Speicherplatz haben. Stattdessen wird das, was nicht mehr direkt benötigt wird, entweder sortiert oder unsortiert in den Ordner Archives verschoben.
5. Schlußendlich muss die Ablage nach Tiago Forte nicht aktuell sein. Er begründet dies damit, dass i.d.R. die Suchfunktionen heutzutage so gut sind, dass man sowieso jede halbwegs vernünftig benannte Datei damit wiederfindet.

Eine andere Sicht auf Getting Things Done!

Meine Meinung ist natürlich subjektiv und bezieht sich darauf, wie ich mit meiner Ablage umgehe. Sie entspricht meinen Erfahrungen, die auch bei Coachings gemacht habe. Ich fand das Buch „Die PARA Methode“ interessant und habe einige interessante Impulse mitgenommen. Insb. auch im Bezug auf eine andere Sicht auf einzelne Elemente von GTD, als ich sie bisher hatte, fand ich es lesenswert. Z.B. fand ich es eine tolle Idee, die Rollen & Fokusbereiche teilweise als projektähnlich auf einer Ebene zu sehen. Das ist eine interessante Idee, dass hier immer wieder etwas zu tun ist, es aber nie abgeschlossen ist. Damit bekommen sie in den Höheren Fokusebenen eine herausgestelltere Position, die näher an den Projekten ist. Das ist anders, als ich es bisher sah und etwas, das mir bisher nicht so gut an den Fokusebenen gefallen hat.

Auch die Idee, Projektordner mit Emojis zu versehen, gefällt mir gut, da es sie besser erkennbar und damit in einer Dateistruktur schneller verwendbar macht. Ob sich das im Alltag bewährt, halte ich aber leider für fraglich, da Emojis optisch über Betriebssysteme hinweg variieren und teilweise auch einfach nur häßlich aussehen, z.B. im Dateiexplorer unter Windows 11 (s. Screenshot unten).

Ist der Aufwand gerechtfertigt?

Wie Tiago Forte selbst schreibt (Punkt 5 oben), ist die Suche heutzutage so sehr fortgeschritten, dass wir in der Regel keine dedizierte und sauber gepflegte keine Ablagestruktur mehr brauchen:

Und das ist mein großer Kritikpunkt an PARA: wozu dann der Aufwand?

PARA lässt sich einfach mit GTD kombinieren. Aber die Frage ist, ob der Aufwand, der dafür getrieben werden muss, Sinn macht. Die Empfehlung bei Getting Things Done zur Referenzablage ist es, eine flache Struktur zu nutzen. Wenn man will, kann man mit einer im Ordnernamen hinterlegten ersten Unterstruktur arbeiten: „Thema – Unterthema“. Mit dieser Form der Ablage lebe ich sowohl digital als auch mit Papier seit vielen Jahren sehr gut. Warum sollte ich beim Öffnen eines Ordners zuerst darüber nachdenken müssen, in welchem der drei aktiven Bereiche (P, A & R) die Unterlage wohl liegt?

PARA – Vorschlag für eine „flache“ Variante

Meine Empfehlung ist daher, aufgrund der einfacheren Handhabung, die Bereiche durch Kürzel in einer flachen Ablagestruktur abzubilden, also z.B.:

• „🌴Nächster Urlaub ist schön gewesen“ für Projekte.
• „A Gesundheit: Kontrolltermine wahrgenommen“ für Areas und
• „R Bedienungsanleitung Waschmaschine“ für Resources.
• Für Archive-Ordner würde ich nur einen Ordner „_Archiv“(das „_“ ist wieder für die Sortierung) in der gleichen Struktur bereithalten. Dort sollen selten benötigte Elemente abgelegt werden können – wobei auch hier die Frage ist, ob das überhaupt Sinn macht.
• Die Unterschiede bzgl. der Großschreibung zwischen Areas (Fokusbereiche) und Resources würde ich nicht umsetzen. Aus meiner Sicht bringt das zu wenig Vorteile aber zusätzlichen Aufwand beim Verschieben zwischen Bereichen. Zudem finde ich persönlich die optische Darstellung nicht attraktiv, was bei einer Ablage aber meiner Meinung nach ein Kernkirtierium ist.

Was ich als Vorteil sehe, ist, dass Projekte und Fokusbereiche (Areas) in der Dateistruktur mehr auffallen. Der Nachteil ist allerdings, dass sich die Projekte nicht klar und einfach sortieren, sondern eben je nach Position des Emojis in der Reihenfolge der Emojis. So sind sie eine zusätzliche optische Erinnerung, das System zu pflegen und die Ablage dieser Bereiche vollständig zu halten. Allerdings widerspricht eine Vollständigkeit hier dem Prinzip 2 von oben. Bei Projekten und Fokusbereichen, zu denen es keine Unterlagen gibt, sollen ja auch keine Ordner angelegt werden. Das würde ich daher für die Kategorien Projekte und Areas (Fokusbereiche) anpassen, um den oben genannten Effekt mitzunehmen.

In Summe sehe ich aber wenig zusätzlichen Nutzen durch die PARA-Logik, ohne funktioniert vermutlich fast genauso gut. Ich hoffe, in nächster Zeit einen PARA-Anhänger zu treffen, mit dem ich meine Gedanken besprechen kann. Vielleicht entgeht mir ja auch schlicht ein Nutzen, der zwar da, aber für mich nicht erkennbar ist.

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