Egal, ob Sie für Getting Things Done (GTD) mit einem Papiersystem oder mit Software arbeiten: Die Papierablage ist leider immer noch nicht komplett vermeidbar. Denn leider gibt es – insb. im privaten Bereich bzw. im Umgang mit Ämtern – noch immer Papier, das man aufbewahren muss. Typische Beispiele sind Geburtsurkunden, diverse amtliche Bescheide u.ä. Mit der GTD-Lösung, die sich am amerikanischen Büromaterial orientiert, spart man viel Platz und Aufwand.

Update am 14.04.26: Lesbarkeit verbessert, Bezug zum Buch geändert, Materialempfehlung leicht angepasst (Mappenständer-Hersteller und Mappenstützen), Link zu Einstellmappen-Artikel.

Beispiel für eine Papierablage

Ich verwende Leitz-„Einstellmappen“* und die zugehörigen Stehsammler*, um die relevanten Mappen griffbereit zu haben. Die kennt man bei uns nicht, daher habe ich einen eigenen Artikel über Einstellmappen geschrieben. Wenn ich größere Mengen meiner Papierablage im Archiv bzw. Keller einlagere, z.B. alte Firmenunterlagen, dann verwende ich besonders gerne die handlichen Kartons von Ikea, die genau dazu passen („Pappis“).

Meine Materialempfehlung!

Hier finden Sie eine Liste der Artikel, die ich gerne benutze. Diese habe ich durch das Ausprobieren einiger Möglichkeiten als die beste Lösung gefunden. Diese Auswahl funktioniert für mich deutlich am besten für die Papierablage nach Getting Things Done:

Leitz Einstellmappen A4* mit 5 Tabs

Diese Mappen machen die Papierablage deutlich einfacher – in diesem Artikel erkläre ich genauer, warum.

Brother P-touch Labeldrucker*

Mit diesem für saubere Labels (ggf. 2 Zeilen benutzen, wenn viel Text drauf soll)

Schmale Leitz-Stehsammler*

Diese Stehsammler sind eher für die Ablage bzw. wenn wenig Platz ist. Da diese Stehsammler ungerade stehen (s. Bild), teste ich die Leitz-Mappen mit diesen Boxen von Classei bzw. Mappei aus Plastik bzw. Pappe. Ein Artikel zum Classei bzw. Mappei-System, das mir nicht so gut gefällt, folgt.

Stehsammler für mehr Mappen*

Wenn man mehrere Mappen schnell zur Hand haben will, sind diese Sammler super. Ich parke darin auch zeitweise das iPad, den Kindle Scribe oder einen Rechner, um Fläche auf dem Schreibtisch zu sparen.

Brother Labeldrucker für den Computer*

Für größere Druckaktionen (z.B. Auf- oder Umbau einer Ablage) lohnt es sich, einen Labeldrucker mit PC-Anbindung zu kaufen. Damit kann man die Labels schneller und einfacher drucken.

Ikea Pappis-Kartons mit Deckel

Diese Kartons von Ikea sind, finde ich, eine tolle Möglichkeit, selten genutzte Mappen einzulagern, zum Beispiel alte Steuerunterlagen oder Papiere, die aufgrund rechtlicher Pflichten länger aufbewahrt werden müssen. Ich beschrifte sie auf den 5 sichtbaren Seiten, damit man immer erkennen kann, was darin ist. Sie kosten nur € 0,99 pro Stück, da freut sich der Schwabe!

Mappenstützen für gering gefüllte Stehsammler

Hier wird es sehr nischig: diese Plastikteile kann man benutzen, wenn man einen Stehsammler hat, der nicht voll ist. Wenn man dann vermeiden will, dass die Mappen „unordentlich“ durch den Sammler rutschen, kann man diese Mappenstützen dafür nutzen, die Einstellmappen gegen den Rand des Stehsammlers zu drücken.

Die Vorteile dieser Papierablage

Als einer meiner Master-Trainer mir mit Gesten gezeigt hat, wie aufwändig die typische deutsche Papierablage ist, ist es mir wie Schuppen von den Augen gefallen: Das ist überhaupt nicht effizient.

Der brave Deutsche benutzt für seine Papierablage natürlich normalerweise einen Leitz-Ordner. Und wie läuft das dann ab, wenn wir in einem Ordner etwas abheften wollen?

1. Wir lochen das Papier.
2. Wir nehmen den Ordner, legen ihn irgendwo ab und öffnen ihn.
3. Wir entriegeln den Metallbügel.
4. Wir gehen zum richtigen Register und ggf. an die richtige Stelle im Register.
5. Wir legen das gelochte Papier ein.
6. Wir legen den Rest des Papiers auf die neue Seite.
7. Wir verriegeln den Metallbügel.
8. Wir schließen den Ordner und räumen ihn weg.

Man stelle sich hierzu die entsprechenden aufwändigen Gesten vor.

Bei den Mappen geht die Papierablage deutlich einfacher:

1. Man nimmt die passende Mappe (entspricht dem Register) aus dem Aufbewahrungsort.
2. Man legt das Papier ein bzw. holt es heraus.
3. Man stellt die Mappe wieder weg.

Ein anderer, sehr angenehmer Teil dieser Art der Papierablage ist, dass man nie mit einem zu vollen oder zu leeren Ordner konfrontiert wird. Braucht man mehr Platz, macht man einfach eine neue Mappe. Die Mindestanzahl wird höchstens durch die kleinste Sammler-Größe beschränkt.

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