Die vierte Phase des Getting Things Done Workflows ist der Dreh- und Angelpunkt von Getting Things Done: Durchsehen. Alle anderen Phasen sind auch sehr wichtig, aber diese ist essentiell, um sicherzustellen, dass Getting Things Done dauerhaft bestmöglich für uns funktioniert. In dieser Phase geht es darum, dafür zu sorgen, dass man sich wirklich auf sein System verlassen kann:
- im Rahmen regelmäßiger, täglicher Durchsichten stellen wir sicher, dass wir einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben haben.
- im Wochenüberblick bzw. Weekly Review stellen wir sicher, dass spätestens einmal in der Woche den vollen Durchblick haben. So können alle Nachlässigkeiten der letzten Woche wieder ausbügelt werden. Nur so können wir uns blind auf unser System verlassen, wie bei unserem Kalender.
- wir stellen sicher, dass die Themen, an denen wir hauptsächlich arbeiten, auch wirklich die richtigen sind. Hierzu schauen wir nicht nur auf die Projekteliste, sondern auch den darüber liegenden Fokushorizon: unsere Aufgabenbereiche und Rollen.
Was sind die wichtigsten Elemente des Durchsehens?
Beim Durchsehen nehmen wir uns eine Pause vom Alltagswahnsinn, die ohne eine Systematik oft unter den Tisch fällt. Pause heißt hier, dass wir uns aus dem Chaos des Alltags ausklinken. Wir ignorieren für einen Teil unseres Arbeitstags die ganzen Einflüsse, die auf uns einströmen. So sorgen wir dafür, dass wir diese besser im Gesamtkontext unserer Ziele bewerten können. Im Folgenden werden die wesentlichen Elemente des Durchsehens vorgestellt.
Tägliche Durchsicht / Daily Review
Im Training und Coaching empfehlen wir, täglich zwischen ein- und dreimal alle wichtigen Listen zu sichten. Wichtig: SICHTEN! Das heißt, dass wir uns nicht intensiv mit den Listen auseinandersetzen. Wir sollten auch nicht direkt damit anfangen, einfach etwas davon abzuarbeiten – es geht hier um den Überblick. Haben wir alles gesichtet, können wir wieder darauf vertrauen, dass wir uns intuitiv für die richtige Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt entscheiden können.
Wann sollte die tägliche Durchsicht passieren? Idealerweise dann, wenn man Ruhe hat und strukturiert arbeiten kann. Das heißt konkret, dass es sich anbietet, zum Arbeitsbeginn oder kurz vor dem Arbeitsende die Listen zu sichten. Das ermöglicht es uns, fokussiert den Tag zu beginnen bzw. entspannt in den Feierabend zu gehen. Nur wenn wir wissen, was wir nicht tun, macht es richtig Spaß, Nichts zu tun.
Wochenüberblick / Weekly Review
Im Wochenüberblick prüfen wir unser gesamtes System: wir machen einen Gedankensammlung bzw. einen Mind Sweep. Dann leeren und verarbeiten wir alle Posteingänge und stellen sicher, dass sowohl unsere Aktionslisten als auch die Projektliste aktuell sind. Danach stellen wir sicher, dass es zu jedem Projekt eine Nächste Aktion gibt. Schließlich gehen wir eine Ebene auf den Fokushorizonten nach oben und schauen uns unsere Rollen und Aufgabenbereiche an. So sorgen wir dafür, dass diese entsprechend unserer Ziele auf der Projektebene abgebildet sind.
Warum kämpfen viele GTDer mit dem Wochenüberblick?
Nur, wenn wir uns auf unser System verlassen können, benutzen wir es. Nur dann ist es so mächtig, wie es sein kann. Leider ist der Wochenüberblick einer der Punkte, mit dem die meisten GTDer, insbesondere die, die GTD autodidaktisch mit dem Buch gelernt haben, kämpfen.
Wenn man gerade GTD lernt oder darüber nachdenkt, es zu lernen, ist es extrem wichtig, von Beginn den Wochenüberblick als Gewohnheit mit zu verankern! Später ist das deutlich schwieriger. Wenn man schon gewohnt ist, dass GTD auch ohne den Wochenüberblick viel hilft, ist es schwieriger, sich zu motivieren, ihn einzuführen.
Nur mit dem Wochenüberblick entfaltet GTD das volle Potential. So kann man sicherstellen, dass man nicht wochenlang an den falschen Dingen arbeitet. Denn das sind oft Dinge, die von einer höheren Ebene aus betrachtet gar nicht besonders wichtig sind.
Warum ist es manchmal schwer, den Wochenüberblick zu machen? Wie einer meiner Master Coaches immer sagt: die Zeit für den Wochenüberblick passt nie! Insbesondere in hochdynamischen, projektgetriebenen Jobs ist es schwierig, diese Auszeit unterzubringen – aber es lohnt sich! Nach dem Wochenüberblick fühlt man sich wie vor dem Jahresurlaub: man hat den vollen Überblick. Nur so kann man alle ggf. nicht mehr realistischen Deadlines abkündigen oder ändern. Nur so kann man entspannt in den Urlaub gehen, einfach nicht da sein und mit gutem Gewissen die Seele baumeln lassen.
Hilfen für den Wochenüberblick
Es ist es wichtig, zwei Dinge bei der Implementierung des Wochenüberblicks zu beachten:
- der Wochenüberblick sollte zu einem gut passenden Zeitpunkt stattfinden
Es hilft nichts, wenn Sie den Wochenüberblick für Freitag einplanen, in Ihrer Firma aber typischerweise am Freitag der Teufel los ist. Hier sollte man versuchen, einen Bereich der Woche zu finden, in dem es möglichst wenig unvorhergesehene Störungen geben kann. - verbinden des Wochenüberblick mit einem Ritual kann helfen, dass man mehr Freude an ihm hat!
Ein Lieblingscafe, in man gerne und entspannt den Tag angeht kann ein guter Ort für den Wochenüberblick sein, z.B. Freitag früh, bevor man ins Büro geht. - eine Checkliste für den Wochenüberblick hilft dabei, ihn einfacher durchzuführen. Auf der Website von David Allen finden Sie eine spezielle Podcast-Episode hierzu, sowie eine Checkliste auf Englisch.
- suchen Sie sich einen Wochenüberblicks-Partner!
Zu zweit geht vieles, was mühsam ist, leichter, auch der Wochenüberblick. Das ist wie beim Sport, wo der Joggingpartner die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass man tatsächlich Joggen geht. Wenn man GTD mit jemandem zusammen beginnt oder gelernt hat, ist das die perfekte Möglichkeit. So kann man sich gegenseitig nicht nur bei dieser neuen wiederkehrenden Tätigkeit unterstützen, sondern auch Tipps und Erfahrungen austauschen oder auftretende Fragen bzgl. der Methode diskutieren.
Sofern Sie eine Assistenz haben, ist es auch eine gute Möglichkeit, mit dieser zusammen den Wochenüberblick zu machen.
Rituale, damit der Wochenüberblick weniger Disziplin erfordert
David Allen hört gerne Rockmusik beim Weekly Review. Ich mache den Wochenüberblick gerne am Morgen oder Ende eines ruhigen Tages, zur Not auch am Wochenende, wenn ich weiß, dass mein Gehirn noch oder wieder langsam ist und nicht so stark assoziiert wie mitten am Tag – dann muss ich es weniger unter Kontrolle behalten. Mir fällt es sonst schwer, bei der für mich wenig aufregenden Aufgabe zu bleiben und mich nicht ablenken zu lassen.
Phase 5: Erledigen
Lesen Sie hier weiter! Zur Übersicht zurück geht es hier entlang.
Unterstützung?
Hier kannst Du schnell & unkompliziert einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch ausmachen.