Leider sind noch immer viele Meetings unproduktiv, aber Terminblocker helfen dagegen. Leider schildern mir viele Seminarteilnehmer, dass es insbesondere in größeren Firmen seit Corona noch schlimmer geworden ist mit der Meetinglast. Meetinglast ist ein Begriff dafür, wie hoch der Anteil der Meetings und Besprechungen an der Arbeitszeit ist. 100% oder höher, was ich durchaus schon gesehen habe, bedeutet, dass man teilweise mehrfach in Meetings gebucht wird. Was eine „gesunde“ Meetinglast ist, hängt natürlich stark von der Aufgabe, der Persönlichkeit und vom Umfeld ab. Aber Terminblocker sind fast immer sinnvoll.
Konzentriertes Arbeiten benötigt Konzentration
Wenn man konzentriert an etwas arbeite möchte oder soll, macht es Sinn, das nicht in einer Besprechung zu tun. Besprechungen lenken ab – und deshalb muss man sich, wenn die Kultur der Firma da nicht passt, Verteidigungsmaßnahmen einleiten. Eine solche Maßnahme ist der Terminblocker.
Idealerweise hält man eine vernünftige Meeting-Etiquette ein:
- Man bucht die Kollegen nicht einfach in einen Termin, ohne vorher zumindest mal kurz darüber gesprochen zu haben. Ausnahme: es ist vorab abgemacht, dass man das im Team so machen kann.
- Man überbucht keine bestehenden Termin, außer nach Rücksprache/Abmachung. Z.B. kann man natürlich ausmachen, dass vorbehaltlich angenommene Termine überbucht werden können.
Oft ist es aber insb. in Konzernen so, dass man Termine ohne Vorwarnung einfach im Kalender findet. Und dann ist es – abgesehen vom Wert der Terminblocker – wichtig, sich die folgenden Regeln zu vergegenwärtigen:
- Termine kann man ablehnen. Je nach Machtgefälle mag das aber politisch nicht clever sein.
- Man kann Gegenvorschläge zu einer Zeit machen, die besser passt. Z.B. kann man einen Terminblocker aus wichtigen Gründen auflösen. Dazu muss man ihn aber erst einmal haben.
Wo setzt man sich am Besten einen Terminblocker?
Meiner Überzeugung nach sollten Terminblocker an den Stellen im Kalender liegen, an denen wir:
- uns gut konzentrieren können, um wichtige Themen zu bearbeiten
- normalerweise unsere biologischen Leistungsspitzen haben
- Störungen unwahrscheinlicher sind, weil die Kollegen z.B. noch nicht da bzw. schon wieder weg sind.
Die Dauer der Terminblocker sollten sich daran orientieren, wieviel Zeit wir täglich brauchen, um geplante Arbeit zu erledigen und Arbeit zu definieren (vgl. die Drei Arten von Arbeit).
Wenn es dynamisch sein soll…
Kann es sein, dass Du Glück hast und in Deiner Firma die passende Microsoft-Funktion verfügbar ist. Mit Microsoft Viva Insights kann man schnell und einfach einstellen, wieviel Zeit im Kalender geblockt werden soll. Das wird dann automatisch von Microsoft gemacht, ohne, dass man sich darum kümmern muss, einen Terminblocker zu erstellen. Zusätzlich kann man sogar noch einstellen, ob MS Teams zum Eintritt auf den „Nicht Stören“- Modus wechseln soll.
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