Delegieren hilft, mehr zu erreichen!

Delegieren ist eine Kunst, die leider viel zu wenig gelehrt bzw. erlernt wird! Es gibt einige Aspekte, die dabei eine Rolle spielen. Die wichtigsten davon sind die folgenden:

• Delegieren macht frei. Ein alter Spruch, der aber dennoch stimmt. Wenn man mehr erreichen will, als man selber mit seiner begrenzten Zeit leisten kann, dann geht das nur durch Delegieren. Delegieren ist also eigentlich ein Muss für Macher.
• Delegieren ist schwer. Wenn man erfolgreich delegieren möchte, muss man sich davon verabschieden, dass alles genauso gemacht wird, wie man es selbst machen würde. Denn kein Mitarbeiter ist eine geistige Kopie seines Chefs – und Mikromanagement widerspricht der ersten Regel.
• Delegieren muss man lernen. Nur wenige Menschen können spontan richtig und gut delegieren. Das ist etwas, das man lernen und üben muss.

Wie lernt man Delegieren am Besten?

Idealerweise lernt man Delegieren nebenbei im Arbeitsalltag. Eine tolle Gelegenheit ist es z.B., sich früh in der Karriere im Unternehmen um einen Werkstudenten zu kümmern. Das hat mehrere Vorteile:

• die delegierten Aufgaben sind in der Regel nicht kritisch. Selten werden Werkstudenten mit besonders (zeit-)kritischen Aufgaben betraut, da ihr Erfahrungshorizont insb. zu Beginn relativ klein ist.
• die Zusammenarbeit ist meist längerfristig: ein Werkstudent ist im Gegensatz zu einem Praktikanten oft mindestens ein Semester im Unternehmen. Manchmal sind Werkstudenten sogar den Großteil des Studiums bei der gleichen Firma, wenn man gut zusammenpasst.

Werkstudenten sind ein ein perfektes Übungsfeld. Man kann risikolos einfach „herumprobieren“, wie man es hinbekommt, dass die Art, wie man dem Werkstudenten eine Aufgabe gibt, am Besten zu dem passt, das man als Ergebnis haben will. Und beide Beteiligten lernen über die Zeit hinweg dazu und können immer besser zusammenarbeiten. Idealerweise ist man dann irgendwann ein eingespieltes Team und entscheidet sich dann sogar für eine Zusammenarbeit nach dem Studienende.

Wie lernt man Delegieren, ohne, dass es jemand merkt?

Als Coach für Getting Things Done habe ich oft mit Menschen zu tun, die zu viel zu tun haben. Oft möchten diese Menschen auch mehr erreichen als der Durchschnittsmitarbeiter. In beiden Fällen ist Delegieren ein starker Hebel. Leider können aber teilweise auch Menschen in höheren Positionen nicht gut delegieren, oder zumindest nicht gut im privaten Bereich delegieren. Der private Bereich ist leider typischerweise der Bereich, bei dem auch bei beruflich erfolgreichen Menschen oft viele Dinge liegen bleiben. Und genau dafür gibt es eine Lösung: virtuelle private Assistenten (VPAs).

Meine Historie mit virtuellen privaten Assistenten

Ich selbst bin auf diese Dienstleistung über das Buch The 4-Hour Workweek (dt. „Die 4-Stunden-Woche“) von Tim Ferris gestossen, das den Grundstein für mein Unternehmertum gelegt hat. Virtuelle private Assistenten sind ein Trend aus Amerika, bei dem dort typischerweise Assistenten aus dem Niedriglohnland Indien eingesetzt werden. Diese VPAs erledigen meistens private Dinge. Ein früher, sehr lesenswerter Artikel, der das Konzept erklärt, erschien 2005. Der Artikel „My Outsourced Life“ im Esquire, geschrieben von einem meiner Lieblingsautoren A.J. Jacobs, ist auch heute noch sehr lesenswert.

Die Grundidee ist recht einfach: man delegiert private Aufgaben an Menschen im Internet und tauscht damit das eigene Geld gegen mehr Freizeit.

Warum virtuelle private Assistenten (VPA) nutzen?

Man kann von VPAs private Aufgaben delegieren, die man sonst selbst machen würde. Gute Beispiele sind Internetrecherchen oder das Erledigen von ungeliebten organisatorischen Telefonaten. Es gibt kaum Grenzen für die Einsatzmöglichkeiten, solange die Aufgabe keinen physischen Kontakt erfordert. Insbesondere „Fleißaufgaben“, wie das Einpflegen von Daten in eine Übersichtstabelle eignen sich wunderbar für virtuelle private Assistenten. Ebenso gut funktionieren Recherchen, wie zum Beispiele diese, die etwas gelöst hat, das mich schon länger an meinem technischen Home Office Setup gestört hat.

Vielen Menschen fällt es aus den oben genannten Gründen schwer, im geschäftlichen Umfeld zu delegieren und die delegierten Aufgaben loszulassen. Dafür ist das private Umfeld eine exzellente Möglichkeit, das Delegieren zu üben. Gleichzeitig ist die Nutzung von virtuellen Assistenten auch eine fantastische Möglichkeit, im Rahmen der Umsetzung von Getting Things Done zu erleben, wieviel Zeit Delegieren frei machen kann. Diese Zeit kann man dann für die Familie, die wirklich wichtigen privaten Aufgaben, oder auch einfach nur für’s Faulenzen verwendet werden. Gleichzeitig legt die so gewonnene Erfahrung im Delegieren auch den Grundstein für geschäftlichen Fortschritt, da es auch dort ermöglicht, die eigenen Anstrengungen zu skalieren.

Allgemeine Grundregeln des Delegierens

Die wichtigsten Regeln beim Delegieren sind:

• Loslassen. Man wird beim Delegieren nur glücklich, wenn man kein Mikromanagement betreibt. Man sollte nicht jeden noch so kleinen Schritt der Aufgabe überprüfen wollen. Dann können wir es auch gleich selbst machen!
• Flexibilität. Niemand erledigt eine Aufgabe genauso, wie man es selbst erledigen würde. Das aber eben nicht, dass das Ergebnis schlecht ist. Es ist eben nur nicht genau das Ergebnis, das man selbst erreicht hätte. Wichtig ist, dass das Ergebnis den Zweck erfüllt. In Getting Things Done bedeutet das, dass es uns näher an das gewünschte Ergebnis bringt.
• Klare Vorgaben. Man sollte, insbesondere zu Beginn, möglichst genau vorgeben, was man als Ergebnis erwartet.
• Feedback-Schleifen. Am Besten lässt man sich insbesondere zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem Delegationsopfer regelmässig Zwischenstände schicken. So vermeidet man, dass man am Ende ein Ergebnis erhält, das nicht zum erwarteten Ergebnis passt.
  Ich empfehle zu Beginn 30-60 min Arbeit für die Feedback-Schleifen. Das ist ein guter Kompromiss zwischen einer sinnvollen Größe des Arbeitspakets und dem Risiko, dass nicht das herauskommt, was man haben will.

Tipps spezifisch für virtuelle private Assistenten

• Möglichst immer mit dem gleichen virtuellen privaten Assistenten arbeiten.
  Hast Du mit einem virtuellen privaten Assistenten gearbeitet, der ein gutes Ergebnis geliefert hat, forderst Du möglichst ein, immer mit diesem oder dieser zu arbeiten. So reduziert man den Klärungsbedarf, weil der Assistent immer besser lernt, worauf man Wert legt und was man wie meint. Das reduziert Nachfragen und man benötigt so meist mit der Zeit weniger genaue Briefings (= noch weniger Aufwand). Aus diesem Grund steigen auch bei manchen Diensten die Kosten, wenn man immer den gleichen Assistenten nutzen möchte – die Anbieter verstehen das natürlich auch.
• Die Art, wie der VPA denkt muss ungefähr zur eigenen Denkart passen. Wenn man merkt, dass der VPA einfach nicht so denkt, wie man selbst, sollte man, ganz wie bei einer geschäftlichen Assistenz, um einen Wechsel bitten. Ich selbst habe Erfahrungen in beide Richtungen gemacht, und Nichts ist ärgerlicher, als regelmässig unbefriedigende Ergebnisse zu erhalten, bloß, weil der andere einfach anders denkt. Insbesondere, wenn man dann auch noch dafür bezahlt. Ein, zwei Mal kann das sicher passieren, aber danach sollte man ernsthaft darüber nachdenken, ob man lieber den VPA wechseln sollte. Für den Anbieter ist das in der Regel überhaupt kein Problem.

Wenn man diese Regeln beachtet, hat man gute Chancen, dass die eigene Produktivität oder Freizeit sich deutlich zum Positiven entwickelt.

Abwehrversuche beim Delegieren

Zum Abschluß dieses Artikels noch ein schöner Comic zum Thema, der den Nagel auf den Kopf trifft:

Fragen?

Wenn Du mehr über das Delegieren bzw. VPAs wissen willst, dann scheue Dich bitte nicht, einen kurzen Abstimmungstermin mit mir zu buchen. Hier kannst Du schnell und einfach einen Termin in meinem Kalender auswählen, zu dem wir uns unterhalten können.

Ich freue mich auf Dich!

Änderungen:

• 21.09.24: Optimierung der Lesbarkeit, Verbesserung der Struktur, Ergänzung des Comics