Die Checkliste: Sinn oder Unsinn?

Updates:
18.10.23: Einkaufslisten-Artikel verlinkt, kleine Ergänzungen
29.03.24: Mein Tool geändert auf OneNote, Ergänzung der menschlichen Schwächen, wegen derer eine Checkliste Sinnvoll ist, Ergänzung eines Verweises auf das Buch Checklist Manifesto + Zitat daraus

Ich veranstalte in Erlangen, meiner Heimatstadt im Exil, regelmässig einen Stammtisch für Menschen, denen Produktivität und Selbstoptimierung ähnlich wichtig ist, wie mir. Beim letzten Mal war eine Teilnehmerin dort, die vehement die Meinung vertreten hat, dass Sie keinerlei Checkliste braucht, nicht einmal eine Einkaufsliste. Das, zusammen mit dem Widerstand meiner Frau gegen eine Reise-Checkliste hat mich zu diesem Artikel motiviert.

Warum braucht man eine Checkliste?

Eine Checkliste ein paar Schwächen, die wir alle, wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung haben (aus dem Buch The Checklist Manifesto, s.u.):

• Gedächtnisschwächen
• schwankende Aufmerksamkeit
• schwankende Gründlichkeit

Wenn jemand die Meinung vertritt, er brauche keine Checkliste, bin ich immer irritiert. Mein – zugegebenermassen etwas zwanghaftes – Beispiel ist die Reise-Checkliste. Hierzu eine kleine Anekdote: In einem meiner GTD-Coachings habe ich den Coachee gefragt, ob er noch nie etwas auf einer Reise vergessen habe. Die Antwort war: „Einmal habe ich meine Socken vergessen, das war blöd!“ Dennoch sah er keinen Wert in einer Reise-Checkliste. Jeder kann natürlich entscheiden, wie er will, aber dennoch hat es mich sehr irritiert, wäre das doch mit einer Reise-Checkliste nicht passiert.

Eine Checkliste ermöglicht ein paar – meiner Meinung nach – sehr angenehme Dinge:

• alle Elemente zu einem Vorgang, z.B. dem Einkaufen, sind an einer Stelle
• man kann nichts vergessen, was man auf der Liste erfasst hat
• man kann bei dem Vorgang, den die Checkliste absichert, sein Gehirn abschalten und ihn einfach automatisch „abspulen“
• bei wiederkehrenden Vorgängen (Reisen!) kann man die Liste einfach wiederverwenden und kontinuierlich um das ergänzen, was gefehlt hat bzw. schief gegangen ist.
• Vorgänge, die fehlerbehaftet sind, können von Fehlern befreit werden.

Packen mit einer Checkliste

Als Beispiel möchte ich schildern, wie mein Packvorgang aussieht:

1. Ich öffne mein Reise-Checklisten-Template und mache eine Kopie für die aktuelle Reise (im Moment benutze ich dafür Microsoft OneNote, weil dort mein gesamtes Referenzmaterial ist)
2. Ich werfe alle Bereiche raus, die ich für diese Reise nicht brauche (z.B. brauche ich beim Urlaub die Elemente unter der Unterschrift „Dienstreisen“ nicht)
3. Ich zähle die Reisetage, weil z.B. Unterwäsche damit skaliert
4. Ich schalte mein Gehirn aus und sammle alles, was auf der Liste steht ein und packe es in den Koffer
5. Ich optimiere, wie die Dinge im Koffer gepackt sind

Ich mag Packen überhaupt nicht – das schöne ist, dass ich nach den ersten 3 Schritten wenigstens etwas anderes, das Spaß macht, nebenher machen kann, wie z.B. Musik, ein Hörbuch oder einen Podcast hören. Und das in der völligen Sicherheit, nichts zu vergessen. Zudem geht es sehr schnell – ich kann auch für 3-wöchige Interkontinentalreisen zur Not binnen 1h fertig gepackt sein.

Mit einer Checkliste vergisst man nichts?

Natürlich vergisst man auch mit einer Checkliste etwas: Dinge, die noch nicht auf der Liste stehen. Aber bei wiederkehrenden Vorgängen werden das immer weniger. Ich habe seit Jahren nichts wichtiges mehr auf einer Reise vermisst, weil ich seit ca. 10 Jahren alles, was ich vergesse, sofort erfasse, um es später auf die Checkliste zu setzen. Wenn ich heute etwas auf einer Reise vermisse, habe ich mich in der Regel bewusst dafür entschieden, das Risiko einzugehen, es nicht dabei zu haben.

Macht so etwas Sinn beim Einkaufen?

Natürlich! Ich finde nichts ärgerlicher, als daheim festzustellen, was ich kaufen wollte, aber vergessen habe. Mein Best Practice ist hier, ein Listentool zu benutzen, das folgende Rahmenbedingungen erfüllt:

• Teilbarkeit: es ist sinnvoll, wenn alle Einkäufer Zugriff zur gleichen Liste haben
• Wiederverwendbarkeit: Idealerweise gibt es die Möglichkeit, Listenelemente abzuhaken, ohne sie zu löschen. So kann man die Liste der Dinge, die man bereits einmal gekauft hat, einfach wieder durchgehen, bevor oder wenn man einkaufen geht.
• Sortierbarkeit: manche Dinge bekommt man nur bei manchen Läden – wir haben z.B. die Kategorien Aldi (um die Ecke), Kaufland (für große Einkäufe und Spezielleres), DM (Drogeriebedarf) und Überall (Dinge, die man überall bekommt, z.B. Klopapier).

Tools, die ich mit Hinblick auf diese Rahmenbedingungen aus Erfahrung empfehlen kann, sind Wunderlist (Vorsicht, abgekündigt!) und vor allem Anylist, das für das Einkaufen gebaut wurde, aber auch sonst eine schöne Aufgaben-App ist. Hierzu gibt es auch einen eigenen Artikel, der hier zu finden ist.

Wer mehr zum Thema Checklisten lesen will, dem sei das Buch The Checklist Manifesto (Affiliate-Link: EN, DE) empfohlen, aus dem dieses schöne Zitat zur Motivation stammt:

Schlußworte

Ich hoffe, meine Empfehlungen zum Sinn und Unsinn von Checklisten sind hilfreich und freue mich auf Feedback zu diesem Beitrag. Auch wenn es merkwürdig ist, die Checkliste ist ein Thema, das mich sehr begeistert!