Etwas abseits der Kernelemente von Getting Things Done bzw. GTD ist das Konzept der Drei Arten von Arbeit. Formal kann man es an mehr als einer Phase von Getting Things Done andocken:
- im Seminar unterrichten wir sie als einen Teil von Erledigen, da das Konzept bestimmt, wieviel man wirklich erledigen kann – dazu weiter unten mehr
- meiner persönlichen Meinung nach könnte man sie auch beim Organisieren einordnen, da sie einen wesentlichen Einfluß darauf hat, wie der Kalender aussieht – auch dazu weiter unten mehr.
Was sind denn jetzt diese „Drei Arten von Arbeit“?
Die Drei Arten von Arbeit bestimmen, wie unser Arbeitstag aussieht, denn es gibt immer alle drei Arten, und sie beeinflussen sich gegenseitig:
- Ungeplante Arbeit ist das, wovon wir am Beginn des Arbeitstages noch nichts ahnen: die spontane Idee des Chefs, die uns zwei Stunden kostet; der unzufriedene Kunde, der uns eine Stunde kostet usw.
- Geplante Arbeit ist das, was wir beim Verarbeiten nach Getting Things Done produzieren: konkrete Nächste Schritte, die erledigt werden müssen und ggf. ein Projekt voranbringen.
- Arbeit Definieren ist das, was wir machen, wenn wir bei GTD in den Phasen Verarbeiten und Organisieren machen: wir entscheiden, was wir mit einem gesammelten Element tun und hinterlegen es an der richtigen Stelle in unserem System.
Und was bedeutet das nun für mich?
Die Arten von Arbeit bestimmen Deinen Arbeitsalltag – eine dieser Arten von Arbeit erledigst Du immer, wenn Du arbeitest, egal ob mit oder ohne GTD. Spannend ist das, weil Du nur einen gewissen Teil Deines Arbeitstages tatsächlich beeinflussen kannst – der andere Teil ist durch Deine Position bedingt:
- relativ viel ungeplante Arbeit: an der Rezeption eines Hotels wird der Großteil des Arbeitstages immer durch die Gäste bestimmt sein. Hat Dein:e Chef:in häufig kreative Ideen, die direkt umgesetzt werden müssen, hast Du viel ungeplante Arbeit.
- relativ viel geplante Arbeit: in der Software-Entwicklung sollte Dein Arbeitsalltag in der Regel vordefiniert sein (wenn kein unerwartetes eilig zu behebendes Bug auftaucht)
Ausserdem bedingen sich die verschiedenen Arten von Arbeit gegenseitig:
- verbringst Du wenig Zeit mit dem Definieren von Arbeit, wird aus den unverarbeiteten Elementen immer wieder mal eine Feuerlösch-Aktion werden – also ungeplante Arbeit.
- verbringst Du viel Zeit mit Definieren von Arbeit, wird der Rest der Arbeit eher aus geplanter Arbeit bestehen.
Warum ist sind die Drei Arten von Arbeit wichtig?
Wichtig ist dieses Konzept, da es Deinen Arbeitsalltag bestimmt. Wenn Du es nicht berücksichtigst, kann es zwar sein, dass Du jeden Arbeitstag genießt, es kann aber auch sein, dass Du strampelst und strampelst, aber nie das Gefühl hast, alles erreicht zu haben, was Du an Deinem Arbeitstag erreichen wolltest. Das liegt daran, dass uns die Dynamik des Konzepts und dessen Auswirkungen auf den Arbeitsalltag nicht auffallen, während wir dessen Opfer sind.
Realistische Planung des Arbeitstages bzw. der Arbeitswoche
Wir starten ganz einfach: jeder von uns hat eine Plan-Wochenarbeitszeit, also entweder eine Anzahl Arbeitsstunden, die er pro Woche leisten muss, oder eine Anzahl von Arbeitststunden, die er pro Woche leisten will. Im folgenden Beispiel gehen wir von der recht gebräuchlichen 40h-Woche aus.
Was viele Menschen nun tun, ist, dass sie wie folgt vorgehen: sie ziehen von ihrer Planarbeitszeit die Dauer der geplanten Besprechungen ab und gehen davon aus, dass sie den Rest der Zeit für geplante Arbeit verplanen können. Das funktioniert nicht, denn zwei andere Dinge müssen berücksichtigt werden:
- es wird Überraschungen geben (= ungeplante Arbeit)
- wir müssen mit den Dingen, die auf uns einströmen, umgehen, sie bewerten und entscheiden, ob und wann wir etwas dazu tun müssen (= Arbeit definieren)
Abgesehen davon sind wir vielleicht nicht immer maximal produktiv, sondern werden vielleicht durch etwas oder jemanden gestört. Wenn man also plant wie oben beschrieben, hat man eine gute Chance, dass man regelmässig das Gefühl hat, nicht alles zu erledigen, was man erledigen wollte. In der Regel führt dieses Gefühl dazu, dass man unzufrieden mit sich selbst und/oder frustriert ist. Und genau das muss nicht sein bzw. kann durch die Berücksichtigung des Konzepts der Drei Arten von Arbeit nach GTD behoben werden.
Wie man seinen Arbeitstag planen sollte!
Meine Empfehlung ist, wie folgt vorzugehen: wir starten mit der Plan-Arbeitswoche. Davon ziehen wir ab:
- Zeit für bereits Geplante Arbeit
- die Besprechungen, die bereits im Kalender sind
- Vorbereitung für Besprechungen, sofern notwendig
- Zeit für Ungeplante Arbeit
- dringende Kundenanfragen bzw. -beschwerden
- spontane dringende Ideen des Chefs bzw. des höheren Managements
- dringende Anforderungen anderer Abteilungen
- Feuerlösch-Arbeiten
- Zeit für das Definieren von Arbeit
- E-Mails lesen und verarbeiten
- Nachbereitung von Besprechungen
Das, was dann noch übrig bleibt, ist die Menge an Zeit, die man tatsächlich verplanen kann. Aber auch hier würde ich zur Sicherheit noch einen Puffer berücksichtigen. Denn man kann sich aus dem, was man allgemein zu tun hat, jederzeit noch mehr aus dem Arbeitsvorrat holen. Wenn man sich am Tagesbeginn allerdings zu viel herausgeholt hat und das nicht erreicht, führt das meistens zu Frust.
Und wie setze ich das jetzt um?
Die wichtigsten Informationen findest Du auf dieser Seite, aber natürlich ist es manchmal schwer, so ein Konzept anzuwenden. Gerne können wir uns unverbindlich und unkompliziert dazu unterhalten, ob und wie ich Dir dabei helfen könnte, dieses und andere Elemente von Getting Things Done bzw. GTD umzusetzen.