In dieser dritten Phase des Getting Things Done Workflows geht es nun um das Organisieren der verarbeiteten und gesammelten Dinge. Dabei werden die Nächsten Aktionen und Gewünschten Ergebnisse am Besten so festhalten, so dass sie:
- klare Grenzen aufweisen, damit man immer weiß, wo man nachschauen muss und wo nicht.
- so organisiert sind, dass sie das Arbeiten erleichtern.
Wie organisiere ich meine Aufgaben am sinnvollsten?
Beim Organisieren wird Getting Things Done persönlich. Obwohl es einige Grundregeln gibt, kann hier besonders viel angepasst werden. Die grobe Struktur ist festgelegt, kann aber weiter aufgegliedert werden. Die oberste Struktur besteht aus vier Listen bzw. Arten von Listen, mit denen wir auf jeden Fall arbeiten:
- die Projektliste
Die Projektliste enthält alle gewünschten Ergebnisse, also Projekte, die wir im Rahmen des Verarbeitens definieren. Diese Liste ist sehr wichtig, weil sie ein Sicherheitsnetz darstellt. Durch regelmäßiges Sichten dieser Liste wird es unmöglich, größere Themen aus dem Auge zu verlieren. - die Aktionslisten
Aktionslisten enthalten die konkreten Nächsten Schritte, an denen wir arbeiten wollen oder müssen. Je nach Menge an Nächsten Aktionen ist es sinnvoll, diese Listen noch in sogenannte Kontexte zu untergliedern – mehr dazu folgt etwas weiter unten in diesem Text. - der Kalender
Das ist die Liste, die wir bereits alle nutzen, auch wenn sie in der Regel nicht wie eine Liste aussieht. Das ist allerdings nur eine Besonderheit in der Darstellung. In Outlook kann man zum Beispiel auch eine Ansicht aktivieren, in der alle Termine als eindimensionale chronologische Liste dargestellt werden. - die Warten-auf-Liste
Die Warten-auf-Liste enthält alle Dinge, die wir delegiert haben oder nachhalten wollen oder bei denen wir auf eine Rückmeldung warten. Hierbei ist es empfehlenswert, festzuhalten, seit wann man auf die Rückmeldung wartet. Bei einer E-Mail wird das natürlich mit dem Versandzeitpunkt automatisch festgehalten. Hierfür gibt es eine tolle Lösung, um die Liste mit wenig Aufwand in Outlook zu pflegen.
Was, wenn die Listen zu lang werden? „Nicht diese Woche“!
Viele Menschen leiden darunter, dass ihre Listen zu lang werden, wenn sie anfangen, alles zu sammeln und zu verarbeiten. Das ist natürlich ein Problem, und auch ein teilweise gerechtfertigter Kritikpunkt an Getting Things Done / GTD. Nach mehreren Jahren mit GTD habe ich selbst für mich eine Lösung gefunden – ich nenne sie die „Nicht diese Woche“-Liste(n). Mehr Details dazu stehen im entsprechenden Artikel zu „Nicht diese Woche“-Liste(n).
Listen besser organisieren: der Kontext!
Unter Kontext verstehen wir bei Getting Things Done das Umfeld bzw. die Rahmenbedingungen, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen. Im zweiten Kapitel des Buchs Getting Things Done* bzw. Wie ich die Dinge geregelt bekomme* benutzt David Allen auch noch den Begriff „Kategorie“ für Kontexte.
Um ein Telefonat zu führen, brauchen wir ein Telefon. Um eine Online-Recherche zu machen, benötigen wir eine Internetverbindung und irgendein Gerät, um damit zu interagieren. Der Vorteil einer Strukturierung nach Kontexten ist die Flexibilität, nur die richtigen Nächsten Aktionen zu sehen. Mit Kontexten können wir uns die Listen für die jeweiligen Kontexte nur dann anschauen, wenn wir auch in diesem Kontext sind. Denn nur dann können wir die Dinge tatsächlich erledigen. Ich habe zum Beispiel nicht immer Lust zu telefonieren. Dann schaue ich auch nicht auf meine Anrufe-Liste.
Hier ein paar Beispiele für typische Kontexte:
- Anrufe: Telefonate, die wir beginnen wollen oder müssen.
- Computer: Dinge, die wir nur am Computer erledigen können.
- Online: Dinge, für die wir Internet benötigen. Das ist insbesondere nützlich, um sie in deutschen Zügen auch 2026 nicht zu nutzen. 😅
- Zuhause: Dinge, die wir nur zuhause tun können.
- Büro: Dinge, die wir nur im Büro machen können.
- Erledigungen: Dinge, bei denen wir unterwegs sein müssen, siehe unten.
- Überall: Dinge, die wir überall tun können. Die meisten GTDer, die ich kenne, benutzen diesen Kontext nicht, so auch ich. Der Vollständigkeit halber stelle ich ihn aber vor.
- Agenda/Sprechen mit: Dinge, die wir mit Menschen bei Gelegenheit besprechen wollen oder müssen. Mehr dazu unten.
- Warten auf: Dinge, auf die wir warten, weil wir sie delegiert oder mit jemandem abgestimmt haben bzw. die wir angeschoben haben und bei denen wir sicherstellen wollen, dass die erwarteten Folgen eintreten.
Egal, in welcher Art von System wir unsere Aktionslisten pflegen, mit dieser Unterstruktur ist es viel einfacher, die Übersicht zu bewahren:
- An einem physischen Ort, z.B. „Zuhause“, sind die Listen für die anderen physischen Orte, z.B. „Büro“, völlig egal
- Habe ich das jeweilige Hilfsmittel nicht, ist die zugehörige Liste im Moment egal. Hierfür wäre ein Beispiel alle Einträge auf der Liste @Online, wenn wir im
FlugzeugZug in Deutschland kein Internet haben.
Besondere Formen von Listen sind „@Erledigungen“ und „@Agenda“/“Sprechen mit“.
Besondere Kontexte: „Erledigungen“
Hierbei handelt es sich um Dinge, die man außerhalb der anderen Orte erledigen muss. Das könnte eine Einkaufsliste sein, die aber auch eine eigene Liste bzw. ein eigenes Tool wert ist. Andere typische Einträge auf der „Erledigungen“-Liste könnten das Einlösen eines Rezepts in der Apotheke oder das Besorgen von Briefmarken sein. Je nach persönlichem Umfeld bietet es sich an, einen eigenen Kontext für gewisse Orte anzulegen, wenn man diese nicht so häufig besucht. Ein Beispiel könnte eine Nachbarstadt oder ein etwas weiter entfernter schwedischer Möbeldiscounter mit 4 Buchstaben sein.
Besondere Kontexte: „Agenda“/“Sprechen mit„
Auf diesen Listen sammelt man Themen, die man mit anderen Personen oder in regelmäßigen Meetings wie einem Jour Fixe besprechen will. Alle diese Themen kann man unter „@Agenda“ bzw. „@Sprechen mit“ zu sammeln. Dabei kann man dann bei jedem Eintrag den Ansprechpartner voranzustellen, z.B. einen Kollegen, nennen wir ihn „Martin“. Ein Eintrag könnte dann wie folgt aussehen:
„Martin: <Thema> besprechen“.
Alternativ bzw. zusätzlich kann man auch einen eigenen Kontext für jeden Menschen anlegen, mit dem man sich regelmäßig austauscht, zum Beispiel für Partner:innen oder die Führungskraft. Das kann übersichtlicher und einfacher sein, vor allem, wenn man mit einem Menschen regelmäßig viele Themen hat. Eine andere Variante ist es, eigene Listen für wiederkehrende Meetings oder Jour Fixes zu erstellen. In dieser Liste kan man alle Themen sammeln, die man im jeweiligen Meeting für sich selbst in Erinnerung rufen will.
Eine Besonderheit dieser Listen ist, dass man auch Dinge erfasst, die man gar nicht zwingend besprechen will bzw. muss, an die man aber in Gegenwart des Ansprechpartners erinnert werden möchte. Ein Beispiel dafür wäre das Thema Gehaltserhöhung, das man besser bei der Führungskraft anspricht, wenn die Grundstimmung gut ist. 😎
Weitere Listen & Hilfsmittel beim Organisieren
Zusätzlich zu den oben genannten Listen gibt es noch ein paar weitere Hilfsmittel. Die folgenden Hilfsmittel sind wichtig, aber nicht so essenziell wie die oben genannten Hauptlisten.
Unterstützungsmaterial für Aktionen
Beim Verarbeiten wird jedes „Ding“ an dem Ort hinterlegt, an den es gehört. Nichts kommt zurück in den Posteingang. Was passiert dann aber mit Dingen, die nicht eine direkte Aktion sind, sondern für eine Aktion benötigt werden? Ein Beispiel hierfür wäre ein Brief, der beantwortet werden muss. Diese Objekte sind der GTD-Lehre nach „Unterstützungsmaterial“ für Aktionen, das heißt, sie können in einer eigenen Mappe oder einem digitalen Ordner aufbewahrt werden, die „Unterstützungsmaterial für Nächste Aktionen“ o.ä. heißt. Diese Mappen enthalten nur Material, das für im System hinterlegte Nächste Schritte notwendig ist.
Unterstützungsmaterial für Projekte
Hierbei handelt es sich um Informationen, die zu genau einem Projekt gehören. Ein einfaches Beispiel ist eine Liste an Folgeaktionen, die nach der absolut Nächsten Aktion anstehen, aber noch nicht erledigt werden können, bevor die Nächste Aktion erledigt ist. Das wären also sequentielle Nächste Aktionen im Kontrast zu parallelen Nächsten Aktionen, die parallel zu anderen Nächsten Aktionen erledigt werden können. Bei komplexeren Projekten sind typische Beispiele für Unterstützungsmaterial ein Terminplan, ein Projekt-Organisations-Chart oder sonstiges unterstützendes Material.
Referenzmaterial
Referenzmaterial umfasst alle Materialien, die nicht direkt mit einem Projekt oder einer Nächsten Aktion in Verbindung stehen. Es sind aber Informationen, die wir später noch einmal in irgendeiner Art verwenden möchten. Dann legen wir sie als Referenzmaterial ab. Referenzmaterial ist also eine Art Sammlung von Informationen, die eventuell für zukünftige Aktionen oder Projekte genutzt werden könnten, aber im Moment für nichts gebraucht werden. Ein ganz simples Beispiel ist eine Bedienungsanleitung für irgendein Bürogerät. Mehr zum Referenzmaterial.
Eines-Tages/Vielleicht-Liste
Die Eines-Tages/Vielleicht-Liste ist ein Ort, an dem wir Nächste Aktionen, Impulse oder Projekte parken können, wenn wir sie aktuell nicht erledigen können oder wollen. Wenn der richtige Zeitpunkt für sie gekommen ist, kann man die Elemente wieder entnehmen. Diese Liste enthält also per Definition nichts, was wir aktuell erledigen wollen oder müssen.
Die Eines-Tages/Vielleicht-Liste wird Wochenüberblick gesichtet, wenn genug Zeit zur Verfügung steht. Mindestens einmal im Monat sollte man sicherzustellen, dass kein dort geparktes Thema inzwischen unsere Aufmerksamkeit erfordert. Frühere Impulse oder Ideen können so wieder aufgegriffen werden.
Eine kurzfristigere Alternative ist die „Nicht-diese-Woche“-Liste, die mir sehr hilft, die Listen schlank zu halten.
43 Ordner
Die 43 Ordner sind nur für Hardcore-GTDer noch ein Thema. Hierbei handelt es sich um 43 Mappen bzw. Dateiverzeichnisse. Diese sind unterteilt in 31 Mappen für die maximale Anzahl an Tagen pro Monat sowie 12 Mappen für die Monate im Jahr. Auf diese Art und Weise kann man sich ein System bauen, mit dem man sich Informationen an einen bestimmten Tag oder in einen Monat in der Zukunft schicken kann. Details werden an anderer Stelle in diesem Blog erläutert. Die 43 Ordner kann man auch mit E-Mails nutzen, um zum Beispiel sich am Ende des Tages alle E-Mails, die noch nicht verarbeitet sind, auf den nächsten Tag zu verschieben!
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Phase 4: Durchsehen
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