Phase 5 von Getting Things Done: Erledigen

Die fünfte und letzte Phase des Getting Things Done Workflows ist die, in der wir alle schon ganz gut sind, bevor wir GTD überhaupt nur kennenlernen: Erledigen.

Wir alle haben es geschafft, auf Getting Things Done zu stossen. Damit sindwir schon weiter als viele andere Menschen: wir haben gemerkt, dass wir auf eine andere Art und Weise arbeiten müssen, um weniger Stress und mehr Erfolg zu haben. Und wir haben uns entschieden, zu handeln. Oder: wir haben das, was wir tun so gut im Griff, dass wir lernen möchten, wie wir mehr geschafft bekommen. So oder so, Sie erledigen gerade etwas erfolgreich: Sie informieren sich über Getting Things Done, eine Methode, die schon vielen Menschen geholfen hat und definitiv das Potential hat, auch Ihnen zu helfen!

Was sind nun die wesentlichen Tipps & Tricks, die Getting Things Done zum Thema Erledigen auf Lager hat? Auch hier ist es keine Raketenwissenschaft, nur gesunder Menschenverstand:

• wir entscheiden, was wir tun, basierend auf drei “Filtern”, die wir nacheinander anwenden: Kontext, Zeit, Energie und Priorität
• wir strukturieren unseren Arbeitstag so, dass wir alle drei Arten von Arbeit erfolgreich erledigen können: Arbeit planen, geplante Arbeit erledigen und Ungeplante Arbeit erledigen.

Wie wählen wir aus, was wir erledigen?

Alle anderen Phasen von Getting Things Done stellen sicher, dass wir die Arbeit entweder vorbereiten (Phase 1-3: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren), oder sicherstellen, dass unser System gut funktioniert (Phase 4: Durchsehen). Jetzt geht es daran, etwas zu bearbeiten.

Prinzip 1: Filtern der Aufgaben

Wir wählen in der folgenden Reihenfolge aus, was wir tatsächlich bearbeiten:

1. Kontext: wir schauen uns die Aktionslisten an, die für uns gerade relevant sind. Sind wir im Büro, müssen wir uns die Liste mit dem Kontext “Zuhause” nicht anschauen. Ist gerade der Akku des Smartphones leer, müssen wir uns die Liste “Anrufe” nicht anschauen.
2. Zeit: wieviel Zeit haben wir im Moment zur Verfügung. “Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen” ist vermutlich nicht die richtige Nächste Aktion, wenn in 5 Minuten eine Telefonkonferenz losgeht.
3. Energie: wie sieht es im Moment mit unserem Energielevel aus? Direkt nach einem leckeren Mittagessen, das viel Fett und Kohlenhydrate enthalten hat, ist in der Fressnarkose vermutlich auch kein guter Zeitpunkt, “Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen” auszuwählen.
4. momentane Priorität: bei den Aufgaben, die übrigbleiben, vertrauen wir auf unser Bauchgefühl, also, was, basierend auf der täglichen Durchsicht, als das wichtigste erscheint. Wichtig: wir legen keine Prioritäten fest und schreiben sie nicht zu den Aufgaben – dazu ändert sich die Welt leider inzwischen zu schnell. Bei Präsident Eisenhower (verstorben 1969) hat man noch mit Faxen und Memos gearbeitet. Daher hat damals die Eisenhower-Matrix noch Sinn gemacht. Heute ändert sich die Welt dafür zu schnell.

Prinzip 2: Die drei Arten von Arbeit

Es gibt immer die folgenden drei Arten von Arbeit, die wir alle zu einem gewissen Grad jeden Tag verrichten:

• Aufgaben definieren: das ist, was wir in den ersten drei Schritten von Getting Things Done tun – wir bereiten alles, mit dem wir etwas zu tun haben, so vor, dass wir es nur noch tun müssen.
• Vordefinierte Aufgaben: das, was wir in den ersten 3 Schritten vorbereitet haben, können wir extrem effizient abarbeiten, da wir nur noch loslegen müssen – das hilft gegen Prokrastination insb. bei Aufgaben, die man nicht gerne erledigt.

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  Ungeplante Aufgaben: die Realität lässt sich auch mit GTD nicht verändern – es wird immer wieder Überraschungen geben. Insbesondere in der beschleunigten heutigen Zeit gibt es immer etwas, was spontan noch zu tun ist. Wichtig zu verstehen ist, dass auch das Arbeit ist – auch wenn es vorher oft nicht strukturiert vorbereitet wurde. Dementsprechend gibt es keinen Grund, sich schlecht zu fühlen, wenn es aufgrund des Wahnsinns da draußen mal wieder nicht geklappt hat, dass man die vordefinierten Aufgaben alle erledigt hat.

Wir müssen immer davon ausgehen, dass alle drei Arten von Arbeit jeden Tag vorkommen bzw. erledigt werden müssen – was auch immer wir tun.

Was heißt das für unsere Arbeitszeitplanung?

Wir sollten alle drei Arten von Arbeit entsprechend in unserer Zeitplanung berücksichtigen. Je nach Rolle kann die Verteilung zwar stark variieren, aber es sollten idealerweise immer alle Arbeitsarten eingeplant sein. Hierzu ein paar Beispiele:

• ein Callcenter-Mitarbeiter wird an den allermeisten Arbeitstagen immer mehr ungeplantes als vordefiniertes tun.
• ein Hardware- oder Software-Entwickler immer mehr vordefiniertes als ungeplantes tun.
• ein Manager wird immer sehr viel zu definieren haben – schließlich müssen seine Mitarbeiter ja etwas zu tun haben.

Wie sollten wir also bei der Arbeitszeitplanung vorgehen? Hier ein paar Empfehlungen:

• Überblick bewahren: planen Sie ein, dass Sie Zeit für ein oder mehrere tägliche Reviews brauchen. Diese Zeit ist wert- und sinnvoll – denn nur so ist sichergestellt, dass sie den ganzen Tag auch das richtige tun!
• Verarbeiten & Organisieren: planen Sie ein, dass Sie sich mit den vielen Informationen, die insbesondere per E-Mail auf Sie einströmt auch irgendwann zumindest soweit befassen müssen, dass Sie den Überblick bewahren. Planen Sie also auch Zeit für das Verarbeiten und Organisieren ein.
• Geplante Aufgaben erledigen: auch hierfür müssen Sie Zeit einplanen – wir empfehlen allerdings, keine Zeit für konkrete Arbeiten einzuplanen, denn auch hier schlägt oft die Realität zu. Das heißt, dass sich die Arbeitssituation von der Einplanung des Zeitblocks im Kalender bis zum Eintreten des Zeitblocks oft ändert. Planen Sie daher nur Zeitblocker für “konzentriertes Arbeiten” ein – es sei denn, das, was Sie tun wollen muss in genau diesem Zeitblock erledigt werden. Ist es die letzte Stunde vor der Strategiesitzung, ist es natürlich absolut sinnvoll, spätestens dort “Strategiesitzung vorbereiten” einzuplanen.
• Zeit für Ungeplantes: lassen Sie Lücken im Kalender. Sollten Kalenderlücken bei Ihrer Firma einfach von anderen mit Terminen belegt, fügen Sie sich Blocker-Termine für Ungeplantes ein.

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Brauchen Sie Hilfe?

Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Herausforderungen:

• Trainings oder Coachings bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
• individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
• individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung basierend auf meiner jahrelangen Erfahrung in der eigenen Nutzung sowie dem Coaching von vielen erfolgreichen GTD-Nutzern

Wenn Sie persönliche und individuelle Hilfe zu Getting Things Done brauchen, rufen Sie mich gerne einfach unter +49 9131 929 91 21 an, schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie mir eine Nachricht über das Kontaktformular.