Phase 5 von Getting Things Done: Erledigen

Die fünfte und letzte Phase des Getting Things Done Workflows ist die, in der wir alle schon ganz gut sind, bevor wir GTD überhaupt nur kennenlernen: Erledigen.

Wir alle haben es geschafft, auf Getting Things Done zu stossen. Damit sind wir schon weiter als viele andere Menschen: wir haben gemerkt, dass wir auf eine andere Art und Weise arbeiten müssen, um weniger Stress und mehr Erfolg zu haben. Und wir haben uns entschieden, zu handeln. Oder: wir haben das, was wir tun so gut im Griff, dass wir lernen möchten, wie wir mehr geschafft bekommen. So oder so, Sie erledigen gerade etwas erfolgreich: Sie informieren sich über Getting Things Done. GTD ist eine Methode, die schon vielen Menschen geholfen hat und definitiv das Potential hat, Ihr Leben zu verbessern!

Was sind nun die wesentlichen Tipps & Tricks, die Getting Things Done zum Thema Erledigen auf Lager hat? Auch hier ist es keine Raketenwissenschaft, nur gesunder Menschenverstand:

• wir entscheiden, was wir tun, basierend auf drei “Filtern”, die wir nacheinander anwenden: Kontext, Zeit, Energie und Priorität
• wir strukturieren unseren Arbeitstag so, dass wir alle drei Arten von Arbeit erfolgreich erledigen können: Arbeit planen, geplante Arbeit erledigen und Ungeplante Arbeit erledigen.

Wie wählen wir aus, was wir erledigen?

Alle anderen Phasen von Getting Things Done stellen sicher, dass wir die Arbeit entweder vorbereiten, wie in Phase 1-3: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren. Phase 4, Durchsehen, stellt sicher, dass unser System gut funktioniert. Jetzt geht es daran, etwas zu bearbeiten.

Prinzip 1: Filtern der Aufgaben

Wir wählen in der folgenden Reihenfolge aus, was wir tatsächlich bearbeiten:

1. Kontext

Wir schauen uns die Aktionslisten an, die für uns gerade relevant sind. Sind wir im Büro, müssen wir uns die Liste mit dem Kontext “Zuhause” nicht anschauen. Ist gerade der Akku des Smartphones leer, müssen wir uns die Liste “Anrufe” nicht anschauen.

2. Zeit

Wie viel Zeit haben wir im Moment zur Verfügung? “Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen” ist vermutlich nicht die richtige Nächste Aktion, wenn in 5 Minuten eine Telefonkonferenz losgeht.

3. Energie

Wie sieht es im Moment mit unserem Energielevel aus? Direkt nach einem leckeren Mittagessen, das viel Fett und Kohlenhydrate enthalten hat, ist unser Energielevel eher niedrig. In der Fressnarkose ist es vermutlich auch keine gute Idee, “Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen” auszuwählen.

4. Persönliche Priorität

Bei den Aufgaben, die übrigbleiben, vertrauen wir auf unser Bauchgefühl. Wir wählen also aus, was wir, basierend auf der täglichen Durchsicht, als das Wichtigste sehen.
Wichtig: wir legen keine expliziten Prioritäten fest und schreiben sie nicht zu den Aufgaben. Dazu ändert sich die Welt inzwischen leider viel zu schnell. Bei Präsident Eisenhower (verstorben 1969) hat man noch mit Faxen und Memos gearbeitet. Daher hat damals die Eisenhower-Matrix noch Sinn gemacht. Heute ändert sich die Welt dafür einfach zu schnell.

Prinzip 2: Die drei Arten von Arbeit

Es gibt immer die folgenden drei Arten von Arbeit, die wir alle zu einem gewissen Grad jeden Tag verrichten:

Aufgaben definieren

Aufgaben definieren ist das, was wir in den ersten drei Phasen von Getting Things Done tun. Wir bereiten alles, mit dem wir etwas zu tun haben, so vor, dass wir es nur noch tun müssen.

Geplante Arbeit

Vordefinierte Aufgaben erledigen ist das, was wir in den ersten 3 Schritten vorbereitet haben, können wir extrem effizient abarbeiten. Denn wir müssen nur noch loslegen. Das hilft gegen Prokrastination insb. bei Aufgaben, die man nicht gerne erledigt.

Ungeplante Arbeit

Die Realität lässt sich auch mit GTD nicht verändern: es wird immer wieder Überraschungen geben. Insbesondere in der beschleunigten heutigen Zeit gibt es immer etwas, was spontan noch zu tun ist. Wichtig zu verstehen ist, dass auch das Arbeit ist – auch wenn es vorher oft nicht strukturiert vorbereitet wurde.

Dementsprechend gibt es keinen Grund, sich schlecht zu fühlen. Wenn es aufgrund des Wahnsinns da draußen mal wieder nicht geklappt hat, dass man die vordefinierten Aufgaben alle erledigt hat, dann ist das in Ordnung und normal. Wenn das Verhältnis von ungeplanter zu geplanter Arbeit Sie regelmäßig ärgert, sollten Sie mit Ihrem Chef sprechen. Durch die Art von Aufgaben, die man macht, kann man die Verteilung beeinflussen. Wenn das auch nicht hilft, ist es eventuell Zeit, sich einen Job zu suchen. Denn die Verteilung der drei Arten von Arbeit hängt oft von der Arbeitsaufgabe und dem Arbeitsumfeld ab. In einem anderen Job ist die Verteilung vielleicht so, dass sie glücklicher damit sind.
Wir müssen immer davon ausgehen, dass alle drei Arten von Arbeit jeden Tag vorkommen bzw. erledigt werden müssen – was auch immer wir tun.

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Erledigen: was heißt das für unsere Arbeitszeitplanung?

Wir sollten alle drei Arten von Arbeit entsprechend in unserer Zeitplanung berücksichtigen. Je nach Rolle kann die Verteilung zwar stark variieren. Idealerweise sollten aber immer alle Arbeitsarten unterzubringen sein.
Hierzu ein paar Beispiele:

• Support-Mitarbeiter haben an den allermeisten Arbeitstagen mehr Ungeplantes als Vordefiniertes zu tun.
• Entwickler haben normalerweise immer mehr Vordefiniertes als Ungeplantes tun.
• Manager werden immer sehr viel zu definieren haben. Das ist alleine schon dadurch bedingt, dass er diverse Aufgaben an seine Mitarbeiter abgibt.

Wie sollten wir also bei der Arbeitszeitplanung vorgehen? 

Empfehlungen zur Arbeitsplanung

• Überblick bewahren: planen Sie ein, dass Sie Zeit für ein oder mehrere tägliche Reviews brauchen. Diese Zeit ist wert- und sinnvoll – denn nur so ist sichergestellt, dass sie den ganzen Tag auch das richtige tun!
• Verarbeiten & Organisieren: planen Sie ein, dass Sie sich mit den vielen Informationen, die insbesondere per E-Mail auf Sie einströmen auch irgendwann befassen müssen. Zumindest müssen Sie sich soweit damit befassen, dass Sie den Überblick bewahren können. Planen Sie also auch Zeit für das Verarbeiten und Organisieren ein.
• Geplante Aufgaben erledigen: Hierfür müssen Sie Zeit einplanen! Bei GTD empfehlen wir allerdings, keine Zeit für konkrete Arbeiten einzuplanen. Auch hier schlägt nämlich oft die Realität zu. Das heißt, dass sich die Arbeitssituation von der Einplanung des Zeitblocks im Kalender bis zum Eintreten des Zeitblocks oft ändert. Planen Sie daher nur Zeitblocker für “geplante Arbeit” oder “konzentriertes Arbeiten” ein. Die Einzige Ausnahme zu dieser Empfehlung ist es,  dass das, was Sie tun wollen genau zu diesem Zeitblock erledigt werden muss. Ist es die letzte Stunde vor der Strategiesitzung, ist es natürlich absolut sinnvoll, spätestens dort “Strategiesitzung vorbereiten” einzuplanen.
• Zeit für Ungeplantes: Lassen Sie Lücken im Kalender! Sollten Kalenderlücken bei Ihrer Firma einfach von anderen mit Terminen belegt, fügen Sie sich Blocker-Termine für Ungeplantes ein.
  Zum Thema Terminblocker finden Sie hier einen ausführlichen Artikel.

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… geht es hier entlang! Eine tolle Übersicht zur Methode gibt die GTD Workflow Übersicht, die es auf David Allens Website für $ 10 zu kaufen gibt.

Brauchen Sie Hilfe?

Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Herausforderungen:

• Trainings oder Coachings bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
• individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
• individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung basierend auf meiner jahrelangen Erfahrung in der eigenen Nutzung sowie dem Coaching von vielen erfolgreichen GTD-Nutzern

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