IFTTT und zapier – automatisieren leicht gemacht!

In diesem Artikel geht es um ifttt.com und zapier.com – zwei Plattformen, die nahezu das gleiche machen, aber unterschiedliche Stärken haben.

Wie funktioniert das?

Das schöne an der Digitalisierung ist, dass uns Computer viel mühsame Arbeit abnehmen können. Oft ist es aber anstrengend, Daten oder Prozesse über mehrere Systeme hinweg zu automatisieren. Teilweise unterstützen auch die Dienste selbst keine Automatisierung. Hier kommen IFTTT und zapier ins Spiel: mit beiden Diensten kann man Abläufe innerhalb einer webbasierten Software automatisieren, aber auch Abläufe zwischen verschiedenen Webservices. Das einzige, was der jeweilige Dienst dazu haben muss, ist eine sogenannte API.

API steht für Application Programming Interface und ist, grob zusammengefasst, eine offene, dokumentierte Schnittstelle, die eine Software haben kann, um von außen angesprochen zu werden bzw. nach außen zu kommunizieren. Eine API ermöglicht viele schöne Dinge, insb. eben die Interaktion zwischen verschiedenen Diensten. Manche Dienste bieten direkt Verbindungen zu anderen Diensten an, andere Dienste, z.B. das Blogsystem WordPress, ermöglichen die Anbindung von anderen Diensten durch Plugins.

Und hier kommt der Punkt, warum IFTTT und zapier so schön sind: sie stellen einen Mittelmann dar, der zwei existierende Schnittstellen miteinander verbindet und es ermöglicht, dabei Logik zu hinterlegen.

Wie geht das?

Beispielhaft führe ich durch IFTTT. Bei zapier ist der Prozess sehr ähnlich.

IFTTT steht für IF This Then That, was heißt, dass eine Aktion in einem Webdienst eine Aktion bei einem anderen Webdienst auslöst. Bei IFTTT heißen diese Verbindungen Applets. Legt man ein neues an, wird man bei IFTTT leider im Moment erst einmal mit einer Designherausforderung konfrontiert: wo klicke ich hin?

Für den Designer war es vermutlich offensichtlich – ich habe eine Weile gebraucht, um zu erkennen, dass das blaue “+this” eine Fläche ist, die man anklicken muss. Danach werden diverse Dienste angeboten, die man als Auslöser nutzen kann:

Als Beispiel nehme ich der Einfachheit eine feste Uhrzeit täglich. Es stehen nach Auswahl von “Date & Time” u.a. diese Optionen zur Verfügung:

Ich wähle die erste Option, um mir täglich um die gleiche Zeit eine E-Mail schicken zu lassen. Ich füge also die Zeit ein:

Dann kommt wieder die glückliche UI-Designentscheidung, dieses Mal ist es ja aber klar, was zu tun ist. Man bemerke, dass Links bereits das Logo des Auslöser-Dienstes dargestellt ist.

Bei E-Mail ist die Auswahl etwas magerer:

Wir können nun eine Nachricht hinterlegen. Über “Add ingredient” lassen sich zusätzliche verfügbare Infomationen hinterlegen, in diesem Fall die Uhrzeit des Auslösers.

Nach einem Click auf “Create action” müssen wir den beschriebenen Workflow noch einmal prüfen, bevor er dann direkt in den Einsatz geht.

Beispiele

Ein paar Beispiele, wie ich IFTTT nutze:

• ein Druck auf ein Widget auf meinem Android Smartphone löst einen Eintrag im Kalender aus (z.B. Arbeitsbeginn)
• täglich werden automatisch Dummy-Termine in meinem Kalender angelegt, um mir die Stundenschreibung im Kalender zu erleichtern.
• wenn ich auf dem Smartphone einen Anruf verpasse, bekomme ich eine E-Mail. Früher habe ich ab und an Anrufe verpasst.
• nicht mehr in Nutzung: Einträge von der Alexa Einkaufsliste auf Wunderlist übertragen.

Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt!