“Keine Zeit!”? Wohl eher “Das hat gerade keine hohe Priorität für mich.”

Keine Zeit zu haben, ist oft ein Ausdruck dafür, dass etwas nicht wichtig genug ist. Eine Sache, die mich seit vielen Jahren beschäftigt, ist die Zusammenarbeit mit anderen, insb. bei freiwilligen oder ehrenamtlichen Tätigkeiten, sicher auch aufgrund meiner Begeisterung für Projektmanagement. Erst dieser Tage hatte ich wieder zwei Erlebnisse, die mich bzgl. dessen beschäftigen. Um den betroffenen Menschen meine Sicht der Dinge zu erklären, schreibe ich diesen Artikel. Vor 14 Jahren, als ich Teilnehmer in einem Weiterentwicklungsprogramm eines deutschen Großkonzerns war, haben sich die Dinge, die ich so in Büchern gelesen habe, zusammengefügt. Das entstandene Modell hat auf jeden Fall für mich auch heute noch Gültigkeit und hilft mir, Dinge bzw. Projekte einzusortieren.

“Keine Zeit”?!?

Ich bin mir sehr sicher, dass ich das irgendwo gelesen oder gehört habe, weiß die Quelle aber leider nicht mehr. Wahrscheinlich steht es sogar im Buch Getting Things Done, ohne, dass es mir bewusst ist.
Wie dem auch sei: dieser und meiner Meinung nach gibt es in den meisten Fällen kein “Ich habe keine Zeit”, nur “Das ist mir gerade nicht wichtig”. Wenn mir etwas wirklich wichtig ist, schaffe ich mir die Zeit. Genauso erwarte ich, wenn ich mit Menschen zusammenarbeite, dass sie sich Zeit für das gemeinsame Projekt nehmen und ihre Priorität kommunizieren, oder wir passen eben nicht zusammen. Und das ist nicht schlimm! Es ist besser, wenn man das früher als später merkt!

Beispiel: Zeit für die Hochzeit in Japan

In meiner Vergangenheit habe ich an einem Angebotsprojekt im Anlagenbau im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung gearbeitet. Aktuell war das Angebot abgegeben, aber es war klar, das noch weitere Ausschreibungsrunden folgen würden, in denen das Angebot nachgebessert werden musste. Es war quasi eine Verschnaufpause, bevor es wieder sehr anstrengend werden würde.

Zur gleichen Zeit heiratete ein guter deutscher Studienfreund von mir in Japan seine japanische Freundin, die ich auch kenne. Wer mich kennt, weiß, dass Japan und die japanische Kultur mich extrem interessieren. Er hatte mich eingeladen, und um teilzunehmen, musste ich in der Ruhephase Urlaub nehmen und nach Japan reisen.

Mein Chef meinte, es wäre schlecht, wenn ich Urlaub nehme. Ich habe ihm gesagt, dass keine Stelle der Welt mir wichtig genug wäre, diese Gelegenheit, als Freund des Brautpaars an einer echten traditionellen japanischen Hochzeit teilzunehmen, zu versäumen. Wir einigten uns, ich war erreichbar, und in der Zeit meiner Abwesenheit passierte: Nichts. Überhaupt nichts. Mein Posteingang war nach dem Urlaub so gut wie leer. Um es noch alberner zu machen, wurden ein paar Monate später jegliche Vertriebsaktivitäten, also auch das Angebotsprojekt, aufgrund eines Vorstandsbeschlusses eingestellt und man bot mir an, an einem Abbauprogramm teilzunehmen, wie auch den Kollegen, die nicht in den Urlaub gegangen waren. Wäre ich nicht zu dieser Hochzeit geflogen, würde ich das heute noch bereuen. Im Gegensatz dazu fühle ich mich bis heute in meinem Werte- und Prioritätensystem bestätigt, weil ich die für mich richtige Entscheidung getroffen habe.

Ich hatte eigentlich keine Zeit, aber ich habe sie mir genommen. Ist ein guter Freund in einer kritischen Lebenssituation und braucht Hilfe, kläre ich die Gesamtsituation, aber danach ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass ich mich direkt zu ihm auf den Weg mache, um ihm zu helfen. Weil Notsituationen von Familie und Freunden für mich sehr hohe Prioritäten haben. Sie treten nicht häufig auf, und wenn sie auftreten, ist der Rest egal.

Zeit & Prioritäten: Arbeit A & B, Freizeit A & B

Meiner Meinung nach kann man eine einfache Hierarchie von Basis-Prioritäten aufbauen, anhand derer man andere Themen einordnen und vergleichen kann, wie wichtig einem ein Thema ist.

• Arbeit A: die Arbeit, die man in seiner Stelle verrichten muss, um den Job auf Dauer nicht zu verlieren. Wichtige Abgaben, zugesagte Deadlines, etc.
• Arbeit B: Dinge, die die Welt nicht verändern, aber getan werden müssen, sowohl beruflich als auch privat. Reisekostenabrechnungen, eine Marktrecherche, die nicht dringend benötigt wird, die private Steuererklärung, Aufräumen.
• Freizeit A: Zeit mit Familie und engen Freunden verbringen.
• Freizeit B: Hobbies, die man auch mal eine Woche nicht betreiben kann, ohne dass man aus einer Gruppe ausgestoßen wird. Ins Fitnesscenter gehen, eine Serie auf der Couch schauen, abends ein Kaltgetränk seiner Wahl mit einem Freund oder einer Freundin trinken, das man auch nächste Woche trinken könnte.

Meiner Meinung nach hat jeder Mensch diese Prioritäten und ordnet sie auf seine persönliche Weise an, so, wie es im Moment gerade für ihn richtig ist. Ebenso lässt sich jedes Projekt, an dem man zusätzlich arbeitet, relativ zu diesen Prioritäten einordnen.

Die Reihenfolge der Prioritäten ändert sich!

Natürlich ändert sich die Reihenfolge dieser vier Basisprioritäten über die Zeit. Hier ein paar Beispiele:

• jemand der oder die schnell Karriere machen will und für den oder die das Projekt nicht spannend ist:
  Arbeit A
  Freizeit A
  Arbeit B (vielleicht ist Arbeit B sogar Freizeit A)
  Freizeit B
  Projekt
• jemand, der oder die nur zur Arbeit geht, damit er oder sie das Gehalt bekommt und auch keine Lust auf das Projekt hat:
  Freizeit A
  Arbeit A
  Freizeit B
  Arbeit B
  Projekt
• jemand, dem das Projekt wichtig ist und dem sein Job wichtig, aber nicht unglaublich wichtig ist und der sich im Job sicher fühlt:
  Arbeit A
  Freizeit A
  Projekt
  Arbeit B
  Freizeit B

Und natürlich hat auch die Lebenssituation damit zu tun:

• bin ich frisch Vater oder Mutter geworden, ist ein Abendessen mit Freunden (per Definition Freizeit B) deutlich wichtiger, um geistig gesund zu bleiben, als ein Projekt, das auch ohne einen überlebt oder dass die Reisekostenabrechnung nicht nach der gewünschten Frist ohne Strafen eingereicht wird.
• ist ein enges Familienmitglied schwer krank, ist das natürlich temporär immer die oberste Priorität (Freizeit A vor Arbeit A)

Es kommt mal wieder auf Kommunikation und Offenheit an

Aus meiner Sicht ist es wichtig, beim Beginn der Arbeit in einem Projektteam außerhalb der Arbeit die Prioritäten und damit die verfügbare Zeit für das Projekt abzugleichen, damit man sich einschätzen und aneinander anpassen kann. Ich priorisiere Projekte außerhalb der Arbeit, die mir wirklich wichtig sind, oft vor Freizeit B, manchmal sogar vor Arbeit B.

Arbeite ich dann mit Menschen zusammen, die das Projekt ganz unten priorisiert haben, dann führt das zu Konflikten, weil ich sie mit meiner hohen Aktivität teilweise in den Wahnsinn treibe. Das Ganze wird noch dadurch verstärkt, dass ich durch jahrzehntelange Optimierung von Vorgehensweisen (z.B. Getting Things Done) und Tools sowieso schneller und zielgerichteter agieren kann als der Otto- bzw. Ottfriede-Normalmensch.

Warum ist das wichtig für die Projektarbeit im Team?

Gehen wir zurück ins Jahr 2010. Wir arbeiten in diesem Weiterentwicklungsprogramm an einem Projekt, das wir neben der Arbeit umsetzen sollten. Es zeigte sich über die ersten Wochen, dass mehrere Teilnehmer das Projekt am Ende ihrer Prioritäten platziert hatten: es war schwierig Abstimmungstermine zu finden, die Aktivität im Projekt war niedrig, viele hatten „keine Zeit“. Zusätzlich waren Entscheidungen schwer zu treffen, es gab große Uneinigkeit.

Und hier ist der Punkt, an dem die Priorisierung nach dem obigen Muster bei der Teambildung helfen kann: wenn man sich die Priorität des Projekts offenlegt, kann man Lösungen finden. Zum Beispiel ist es meiner Meinung nach völlig unproblematisch, wenn Menschen das Projekt ganz unten priorisieren, solange sie das auch kommunizieren. Es gibt immer Aufgaben, die ein Projekt unterstützen, aber nicht eilig sind, z.B. Fleißaufgaben. Die sind prädestiniert für Menschen, die nur gelegentlich etwas machen möchten. Oder es kann sein, dass die aktuellen Themen nicht zu einem der Menschen passen, und deswegen priorisieren sie das Projekt herunter. Zu anderen Zeitpunkten im Projektverlauf mögen die Aufgaben besser zu dem Menschen passen, und dann priorisiert er oder sie es vielleicht hoch.

Der kritische Punkt: die Gruppe handlungsfähig halten

Es gibt aber eine Situation, in der es Probleme macht, wenn die Prioritäten unterschiedlich sind, insb., wenn sie nicht offengelegt werden: die Entscheidungsfindung.

Während ich es wie oben beschrieben als völlig unkritisch empfinde, wenn Menschen sich nicht so stark einbringen, muss das Projektteam handlungsfähig bleiben. Das Projektteam muss Entscheidungen angemessen schnell für das Projektumfeld treffen können. D.h., meiner Meinung nach, dass die Meinungen der weniger aktiven weniger Gewicht haben müssen, als die Meinungen der aktiven. Bedenken von passiven Teammitgliedern müssen in der Teamdemokratie schwächer gewichtet werden, denn wer macht, sollte auch mehr mitreden können.

Warum? Weil verzögerte, ineffizient getroffene Entscheidungen Zeit kosten, die das Projekt unnötig verlangsamen. Wenn man offen kommuniziert, wie es um die eigene, für das Projekt verfügbare Zeit, also die Priorität des Projekts innerhalb der eigenen Basisprioritäten steht, kann man das sehr einfach vermeiden.