pdfs mit dem iPad bearbeiten: so geht’s am einfachsten

In der neuen digitalisierten Welt arbeiten immer mehr Menschen mit pdf-Dateien, anstatt mit Papier, insb. auch beim Lesen/Kommentieren von Dokumenten. Ich bevorzuge hier meistens den Rechner, weil man meiner Meinung nach mit der Tastatur ungeschlagen schnell ist. Dennoch ist es ein Anwendungsfall, der wichtig für viele Menschen ist, weswegen ich hier ein paar Überlegungen niederschreibe und teile.

Adobe Reader, Good Notes oder ganz was anderes?

Wenn man mit pdfs arbeitet, fällt einem natürlich als erstes Adobe ein, wurde das Format doch von dieser Firma erfunden und sicher auch zu einem guten Teil populär gemacht. Eine andere App, die mir immer wieder im GTD-Coaching-Alltag begegnet, ist Good Notes. Was mir selbst bis zu einem aktuellen Test nicht bewusst war, ist, dass sogar Microsoft OneDrive pdfs sowohl editieren als auch kommentieren kann.

Anwendungsfall: pdfs editieren & weiterverarbeiten (lassen)

Ein aktuelles Szenario, das mir untergekommen ist, dass ein Coachee pdfs mit dem iPad bearbeiten wollte, aber im Nachgang von Mitarbeiter:innen die Dokumente weiterverarbeiten lassen wollte, auf Basis seiner Anmerkungen und Markierungen. Aus meiner Sicht ist damit der wichtigste Punkt, dass das Handhaben der Dateien möglichst unkompliziert ist. Wenn man ständig Dokumente exportieren muss, um sie den Mitarbeiter:innen bereitzustellen, dann ist das aufwändig und nervend. Meiner Meinung ist dieser Punkt sogar kritischer als der Komfort des Editierens – denn der variiert über die verschiedenen Apps nicht besonders.

Und der Gewinner ist: die OneDrive App!

Eigentlich habe ich diese Variante auf dem iPad nur getestet, um zu sehen, ob OneDrive überhaupt innerhalb der App selbst pdfs editieren kann. Das überraschende Ergebnis: OneDrive kann das, und zwar richtig gut! Die kostenlose (!) OneDrive App von Microsoft kann:

• Text markieren – im Freistil wie auf Papier wie auch als Markierung nur am Text, wie am Desktop
• Freihandzeichnungen – man kann also mit dem Finger oder einem passenden Stift anstreichen und korrigieren
• Textfelder einfügen – wenn man Text direkt auf das Dokument schreiben will
• Kommentare einfügen – wenn man die Kommentarfelder nutzen will, die man z.B. auch vom Acrobat Reader kennt.

Der Knackpunkt: schnelle und unkomplizierte Synchronisation

Was die OneDrive App aber zum klaren Gewinner macht: die Dateien werden direkt nach dem Schließen synchronisiert, ohne, dass es eines weiteren Schrittes bedarf! Damit ist der Usecase oben maximal verschlankt – man öffnet das pdf mit der OneDrive App, editieren/kommentiert es, schließt die Datei und schon kann diese direkt von Mitarbeiter:innen weiterverarbeitet werden! Um sicherzustellen, dass es keine Verwirrungen bzgl. der Dateien gibt, die schon bzw. noch nicht bearbeitet sind, würde ich empfehlen, den Dateinamen minimal zu ändern, wenn die Datei bearbeitet wurde, z.B. durch das Ergänzen eines Zeichens oder einer Zahl am Ende bzw. Anfang. Das ggf. notwendige Verschieben würde ich auf jeden Fall empfehlen, am Desktop zu machen, weil das schlicht schneller und einfacher ist.

Alles in einem: die OneDrive-App zum Editieren von pdfs!

Meine klare Empfehlung ist also, auf dem iPad mit der OneDrive App zu arbeiten, wenn man pdfs zu bearbeiten hat. Die Gründe sind:

• die OneDrive App kann alle gängigen Dinge mit pdfs tun, die man normalerweise braucht
• die OneDrive App ist kostenlos
• wer im Office365-Umfeld arbeitet, hat sowieso einen OneDrive-Account, d.h., das Teilen von Dateien mit anderen Personen ist durch gemeinsame Ablagen problemlos abbildbar.