Warum mit dem Smartphone?
Dieses kurze Video zu JustSend, einer von uns erstellten und optimierten App für Android, erklärt, warum Sammeln per E-Mail effizienter mehr Spaß macht:
Aufnahmen von Braintoss und Captio finden Sie in den speziell dafür geschriebenen Artikeln.
Da wir heutzutage eigentlich immer ein Smartphone bei uns haben, liegt es nahe, damit auch zu sammeln. Meistens, wie im Video oben zu sehen, ist dies aber umständlich und zeitaufwändig. Man muss in der Regel folgende Schritte durchführen:
- die Mail-App starten
- einen Empfänger eintragen (sich selbst)
- das Textfeld auswählen
- den Text eingeben
- bestätigen, dass man nur im Titel Text eingeben will
- Absenden
Das geht effizienter, s. Video.
Warum sammeln per E-Mail sinnvoll sein kann
Sammeln ist die erste Phase der Produktivitätsmethode Getting Things Done. Eine wesentliche Verbesserung in meinem GTD-System war es, mein Sammeln komplett auf E-Mails umzustellen. Zuvor hatte ich diverse Notizen-Apps ausprobiert, unter anderem Evernote. Leider habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass diese zusätzlichen Posteingänge zu Gräbern wurden, weil sie kein natürlicher, fester Bestandteil meines Systems waren.
Dieses Problem gibt es nicht mehr, seit ich nur noch per E-Mail sammle. Der Workflow sieht nun wie folgt aus:
- ich habe einen Gedanken, den ich festhalten will
- ich öffne eine App auf meinem Smartphone
- ich gebe den Gedanken ein (natürlich effizient mit GBoard, Swiftkey o.ä.)
- ich drücke “Senden”
- der Gedanke landet in meinem E-Mail Posteingang
Warum hat sich das als effizienter erwiesen? Weil ich meinen Posteingang zuverlässig im Griff habe – d.h., hier geht nichts verloren, wird mindestens noch einmal geprüft und dann entweder in eine Aktion umgewandelt, gelöscht, oder auf meine Someday/Maybe-Liste gesetzt.
Folgende Apps haben wir hierfür getestet, die für uns relevanten Faktoren sind Usability & Datenschutz (kann ein eigener E-Mail-Server statt dem des Anbieters verwendet werden):
| App | Betriebs- system | Preis | Sprach- notizen | Bedien-barkeit | Datenschutz | Sonstiges |
| IFTTT | Android | kosten- los | ggf. über Tastatur | iOS: mäßig | es werden IFTTT-Server genutzt | auf iOS nicht intuitiv, da nur über Notification Screen verfügbar |
| iOS | kosten- los | ggf. über Tastatur | Android: gut | |||
| Captio | iOS | € 2,29 | ggf. über Tastatur | sehr gut | sehr gut: es kann ein eigener Server genutzt werden | Das Bedienkonzept ist auf Geschwindigkeit optimiert. Disclaimer: wir machen diese App, weil wir nichts Vernünftiges für Android gefunden haben. |
| SendNote | Android | kosten- los bzw. €1,49 | Ja (Premium) | sehr gut | sehr gut: es kann in der Premium-Version ein eigener Server genutzt werden | Das Bedienkonzept ist auf Geschwindigkeit optimiert, wenn man viel zu sammeln hat. Für Textnachrichten sind im neuen Release mehrer Empfänger möglich, das kann keine der anderen Apps. Disclaimer: wir machen diese App, weil wir zum Zeitpunkt der Erstellung nichts Vernünftiges für Android gefunden haben. Promocodes für die Premiumversion: https://redeemco.com/p/4t92g2pruz |
| Braintoss | Android | €1,99 | ja | gut | es werden Braintoss-Server genutzt | Das Versenden dauert recht lange, eine unnötige Animation, die nicht abgestellt werden kann, nervt. Die Farben sind grauenvoll. |
| iOS | €2,29 | ja | ||||
| Jotbox | iOS | €0,99 | ja | wird leider nicht mehr upgedated | es werden Jotbox-Server genutzt | nur iOS, auf aktueller iOS-Version nicht mehr lauffähig, scheint nicht mehr weiterentwickelt zu werden. |
Weitere Hilfe
Wenn Produktivität Sie interessiert, sollten Sie Selbstmanagement mit Getting Things Done kennen. Falls Sie noch nichts oder wenig über Getting Things Done bzw. GTD wissen, finden Sie hier eine Zusammenfassung von Getting Things Done. Dort finden Sie zu jeder Phase bzw. jedem Arbeitsschritt von GTD auch Detailinformationen.
Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Themen:
- Trainings oder Coaching bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
- individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
- individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung
Wenn Sie persönliche und individuelle Hilfe zur Implementierung von Getting Things Done auf Papier brauchen, rufen Sie mich gerne einfach unter +49 9131 929 91 21 an, schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie mir eine Nachricht über unser Kontaktformular.
