Referenzmaterial ist im Kontext von Getting Things Done jegliches „Zeug“, mit dem keine direkte Nächste Aktion verbunden ist und das weder auf die Eines-Tages/Vielleicht, in den Kalender oder in den Mülleimer gehört.
Zusätzlich geht es um Unterlagen, die weder zu einem aktuellen Projekt, noch zu einem definierten Zeitpunkt in der Zukunft für etwas benötigt werden. Die Abgrenzung zu Material der Kategorie „Eines-Tages/Vielleicht“ besteht darin, dass jedes Element in dieser Kategorie einmal eine Aktion bzw. ein Projekt auslösen wird. Referenzmaterial ist einfach etwas, in dem Sie etwas nachschauen, das Sie aber behalten möchten. Ein ganz klassisches Beispiel ist der Flyer vom Pizza-Lieferservice: sie brauchen ihn immer wieder, um die spontane Nächste Aktion „Pizza bestellen“ damit zu unterstützen.
Wichtig: nicht zu viel Struktur!
Oft treffe ich in Trainings oder Coachings Menschen, die eine sehr tiefe Ablagestruktur für alte E-Mails oder Dateien haben, also über mehrere Ebenen hinweg (Ordner -> Unterordner -> Unter-Unterordner).
In den allermeisten Fällen führt das zu zwei Problemen:
- es ist schwierig etwas wiederzufinden, weil man nicht mehr genau weiß, in welchem Teil des Ablagebaums es liegt
- man hat oft keine Lust, abzulegen, weil es zu äufwändig ist. Oft sammeln sich die Unterlagen dann irgendwo, statt strukturiert abgelegt zu werden. Gute Kandidaten sind meistens bei Dateien der Desktop oder der Download-Ordner, wenn ich das im Coaching prüfen will.
Die Lösung ist einfach: eine flache Ablage. Ich orientere mich da komplett an der GTD-Empfehlung und nutze in den allermeisten Fällen nur zwei Ebenen. Alle meine Ordner auf oberster Ablageebene haben den Namen „Thema“ oder „Thema – Unterthema“. Das reicht in den allermeisten Fällen aus und funktioniert genausogut bei der Papierablage.
Meine Empfehlung für Notizen: OneNote
Insbesondere, wenn man im Microsoft 365-Universum unterwegs ist, wie bei den meisten Mittelständlern oder Konzernen, ist Microsoft OneNote meine Standard-Empfehlung, da es viele wichige Kriterien für eine effiziente Referenzablage erfüllt:
- OneNote ist auf jedem Gerät verfügbar
- digitale Notizen und Dateien lassen sich leicht ablegen und strukturieren
- man kann sehr schnell und einfach in Meetings eine Notiz erstellen
- mit der passenden Hardware funktionieren auch handschriftliche Notizen sehr gut
- es gibt eine sehr gute Integration mit Outlook
- es ist „eh da“ – die Lizenz ist normalerweise in jedem Firmenabo enthalten
Du hast noch Papier?!?
Wie man eine Ablage für das Referenzmaterial mit günstigem deutschem Büromaterial für Papier umsetzt, ist hier beschrieben.
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