Referenzmaterial bei Getting Things Done

Referenzmaterial ist im Kontext von Getting Things Done jegliches „Zeug“, mit dem keine direkte Nächste Aktion verbunden ist und das weder auf die Eines-Tages/Vielleicht, in den Kalender oder in den Mülleimer gehört.

Zusätzlich geht es um Unterlagen, die weder für ein aktuelles Projekt, noch zu einem definierten Zeitpunkt in der Zukunft für etwas benötigt werden. Die Abgrenzung zu Material der Kategorie „Eines-Tages/Vielleicht“ besteht darin, dass jedes Element in dieser Kategorie irgendwann vielleicht eine Aktion bzw. ein Projekt auslösen wird. Referenzmaterial hingegen ist einfach etwas, in dem Sie etwas nachschauen, das Sie aber behalten möchten. Ein ganz klassisches Beispiel ist der Flyer vom Pizza-Lieferservice: man braucht ihn immer wieder, um die spontane Nächste Aktion „Pizza bestellen“ damit zu unterstützen.

Wichtig: Nicht zu viel Struktur!

Oft treffe ich in Trainings oder Coachings Menschen, die eine sehr tiefe Ablagestruktur für alte E-Mails oder Dateien haben, also über mehrere Ebenen hinweg (Ordner -> Unterordner -> Unter-Unterordner).

In den allermeisten Fällen führt das zu zwei Problemen mit dem Referenzmaterial:

• Es ist schwierig, etwas wiederzufinden, weil man nicht mehr genau weiß, in welchem Teil des Ablagebaums es liegt.
• Man hat oft keine Lust, abzulegen, weil es zu aufwendig ist. Oft sammeln sich die Unterlagen dann irgendwo, statt strukturiert abgelegt zu werden. Gute Kandidaten sind bei Dateien typischerweise der Desktop oder der Download-Ordner, wenn ich das im Coaching prüfen will.

Die Lösung ist einfach: eine flache Ablage für das Referenzmaterial. Ich orientiere mich da komplett an der GTD-Empfehlung und nutze in den allermeisten Fällen nur zwei Ebenen. Alle meine Ordner auf oberster Ablageebene haben den Namen „Thema“ oder „Thema – Unterthema“. Das reicht in den allermeisten Fällen aus und funktioniert genauso gut bei der Papierablage.

Meine Empfehlung für Referenzmaterial: OneNote

Insbesondere, wenn man im Microsoft 365-Universum unterwegs ist, wie bei den meisten Mittelständlern oder Konzernen, ist Microsoft OneNote meine Standard-Empfehlung, da es viele wichtige Kriterien für eine effiziente Referenzablage erfüllt:

• OneNote ist auf jedem Gerät verfügbar.
• Digitale Notizen und Dateien lassen sich leicht ablegen und strukturieren.
• Man kann sehr schnell und einfach in Meetings eine Notiz erstellen.
• Mit der passenden Hardware funktionieren auch handschriftliche Notizen sehr gut.
• Es gibt eine sehr gute Integration mit Outlook.
• Es ist „eh da“ – die Lizenz ist normalerweise in jedem Firmenabo enthalten.

Haben Sie noch Papier?!?

Wie man eine Ablage für das Referenzmaterial mit günstigem deutschem Büromaterial für Papier umsetzt, ist hier beschrieben.