Wenn man sich mit Selbstmanagement beschäftigt, stößt man definitiv relativ schnell auf die Eisenhower-Matrix. Diese ist auch als Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Prinzip bekannt. Ihren Namen hat die Methode vom gleichnamigen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der bis 1961 im Amt war, die Methode aber selbst nicht angewendet hat.
Während Eisenhower hohe Produktivität nachgesagt wird, kommt der Bezug durch ein Zitat Eisenhowers. Das Zitat hat er in einer Rede im Jahr 1954, also vor seiner Amtszeit, verwendet. Es lautet:
„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“
Im Original lautet das Zitat:
„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
Eisenhower selbst hat das Zitat zwar verwendet, aber schrieb es einem nicht näher spezifizierten College-Professor zu. Unklar ist, wie eng der Bezug ist, den Stephen Covey im Klassiker „The 7 Habits of Highly Effective People“ auf Eisenhower nimmt, da er dort nicht genannt wird. Stephen Covey beschrieb die Matrix zum ersten Mal in der bekannten und populären Form beschrieben wurde. Dort wird sie aber unter dem Namen „Zeitmanagement Matrix“ eingeführt, der Name Eisenhower fällt dort nicht. Der Name „Eisenhower-Matrix“ wurde später aufgrund des Zitats zu Ehren des ehemaligen Präsidenten zum Namen der Matrix.
Eisenhower-Matrix: so funktioniert’s!
Die erste Stufe der Selbstorganisation die ToDo-Liste – sie hilft, Dinge nicht zu vergessen. Die Eisenhower-Matrix überführt die Aufgaben in eine zweidimensionale Matrix mit den Achsen Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Quadranten stellen sich wie folgt dar (analog zu „7 Habits“):
Im nächsten Schritt ordnet man die Aufgaben von der ToDo-Liste, z.B. in Form von Post-Its in dieser Matrix an. So gewinnt man den Überblick über die Relevanz der Aufgaben.
- Wichtig und dringend: diese Aufgaben sollten so schnell wie möglich erledigt werden
- Wichtig, aber nicht dringend: für diese Aufgaben sollte definiert werden, wann sie erledigt werden sollen. D.h. auch, dass die Aufgaben in den Sektor „Wichtig und dringend“ rutschen können, wenn der Termin näher rückt.
- Dringend, aber aber nicht wichtig: solche Aufgaben bieten sich dazu an, delegiert zu werden. Zum Thema Delegieren gibt es noch weitere Artikel auf dieser Seite bzgl. Best Practices.
- Weder dringend, noch wichtig: diese Aufgaben sollten nicht bearbeitet werden.
Ist die Eisenhower-Matrix noch zeitgemäß?
Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker der Selbstorganisation, der natürlich nach wie vor seine Existenzberechtigung hat. Fraglich ist es für mich aber, wie gut die Methode noch zur heutigen Zeit passt. In den Zeiten von Eisenhower oder Covey wurden Informationen noch per Post oder Telefon übermittelt. Inzwischen sind wir es gewohnt, dass sekündlich neue schriftliche Nachrichten per E-Mail oder Messenger eintrudeln. Unsere heutige Zeit ist entschieden schneller und Prioritäten können sich deutlich häufiger ändern als damals, auch, weil die Informationen viel schneller weitergegeben werden können. Zum Vergleich: Eisenhower ist 1961 aus seinem Amt ausgeschieden – erst in den 80er Jahren kamen die ersten Faxgeräte in die deutschen Büros, „The 7 Habits“ erschien 1989.
Damit kommen wir auch zu meinem Hauptproblem mit der Eisenhower-Matrix in der heutigen Zeit. In dynamischen Umfeldern erfordert sie viel Aufwand und bringt wenig Nutzen. Wenn sich jeden Tag Prioritäten verschieben können und wir viele Aufgaben haben, müssten wir eigentlich jeden Tag, ggf. sogar mehrfach, überprüfen, ob die Positionierung der Aufgaben in der Matrix noch stimmt. Das ist ineffizient und wenig sinnvoll, wenn die Kategorisierung sich ständig ändert. In solch einer Umgebung ist eine Methode wie Getting Things Done bzw. GTD, die den Fokus auf Überblick statt auf Prioritäten bzw. Zeithorizont setzt, meiner Meinung nach sinnvoller. Bei GTD wird erst gar nicht versucht, eine explizite Priorisierung vorzunehmen. Statt dessen wird auf Basis der aktuell möglichen Optionen und der verfügbaren Zeit entschieden, was zum jeweiligen Zeitpunkt erledigt werden kann bzw. muss.
Für die großen Themen oder bei kontrollierbarer Umgebung
Wenn die Umgebung allerdings kontrollierbar ist, sich also z.B. nur jede Woche einmal Prioritäten ändern oder neue Aufgaben hinzukommen, kann die Eisenhower-Matrix natürlich auch heute noch funktionieren, um den Fokus zu bewahren. Auch eine endliche Zahl an Themen spricht dafür, die Eisenhower-Matrix einmal auszuprobieren – im Wissen, dass sie bei vielen Aufgaben, deren Priorität sich häufig ändern, an ihre Grenzen kommt.
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