E-Mails erschlagen viele Mitarbeiter in den meisten Firmen. Im Rahmen des Getting Things Done (GTD)-Coachings ist der E-Mail-Posteingang oft eines der Elemente, die mir besonders deutlich zeigen, warum ein Kunde unsere Hilfe benötigt. Um den digitalen Posteingang auf einen sauberen neuen Startpunkt zu bekommen, sind oft einige schwierige Stunden der Selbstdisziplin und Konzentration erforderlich. Das ist etwas, das mit Unterstützung oft leichter zu bewältigen ist als alleine. Durch Coaching schaffen es meine Coachees in der Regel, von mehreren zig-tausend E-Mails auf weniger als hundert zu kommen, an denen noch etwas gearbeitet werden muss. Dies gelingt uns sowohl in den Coaching-Sitzungen in Seminaren sowie im persönlichen Coaching am Schreibtisch des Klienten oder in virtuellen Coaching Sessions.
Was passiert beim E-Mail-Coaching?
Wir beantworten oder bearbeiten nicht jede E-Mail. Warum nicht? Weil es für das, was wir erreichen wollen, nicht notwendig ist. Wir wollen Klarheit, Kontrolle und Perspektive erreichen. Natürlich müssen wir viele E-Mails auf ihren Inhalt überprüfen, aber wir müssen nicht an ihnen arbeiten. Und das ist es, worin Getting Things Done bzw. GTD am besten ist.
Warum es uns mit einem leeren Posteingang besser geht
Wenn man das Gefühl der Kontrolle zurückerhalten will, muss uns alles Wichtige bewusst sein, mit dem wir zu tun haben. Heutzutage ist E-Mail einer der Hauptkanäle, über die die Leute Informationen erhalten. Daher ist es ein großes Risiko, wenn man seine E-Mails nicht im Griff hat, da Themen, die in einem ungeordneten E-Mail-System versteckt sind, irgendwann auch eskalieren könnten. Ein paar Mal am Tag sollte man herausfinden, was sich angesammelt hat und entscheiden, was damit zu tun ist – oder eben auch nicht. Den Posteingang regelmäßig komplett zu leeren, nennt man „Inbox Zero“, nach Merlin Mann, der 2006 einer der Vorreiter dieser Philosophie war.
Die Soforthilfe: Alles vor einem „sicheren“ Datum archivieren
Wenn Du sehr alte E-Mails in Deinem Posteingang hast oder noch nie etwas aus dem Posteingang verschoben hast, solltest Du zunächst ein Stichtag festlegen, um Dich von allem sehr Alten zu trennen. Es geht also um Nachrichten, bei denen Du Dir ganz sicher bist, dass Du sie einfach archivieren kannst, da Du sie wahrscheinlich nie wieder brauchst. Am einfachsten ist es, die E-Mails einfach in einen Archivordner zu verschieben, den es bei den meisten E-Mail-Anbietern gibt. Ich empfehle, als „sicheren“ Zeitraum 3, 6 oder Monate bzw. höchstens ein Jahr. Ein längerer Zeitraum ist nur in sehr wenigen Fällen sinnvoll.
Dauerhafte Chaos-Reduktion: Filtern von E-Mails
Häufig nutzen die Posteingänge, die ich im Coaching zu sehen bekomme, keines der leistungsstarken Werkzeuge, die wir heutzutage zur Verfügung haben. Das wichtigste Werkzeug, den Posteingang unter Kontrolle zu bekommen, sind E-Mail-Filter. Hier sind einige Anwendungsbeispiele, die Lebensretter für Ihre E-Mail-Produktivität sein können:
- Automatisches Wegsortieren unwichtiger Dinge in entsprechende Ordner (z.B. Newsletter, Updates von Online-Shopping und Ähnliches)
- Automatisches Wegsortieren von E-Mails, in denen man in Kopie/CC steht (diese sollten nicht so wichtig sein wie der andere Inhalt Ihres Posteingangs, vorausgesetzt, die E-Mail-Etikette Ihres Unternehmens existiert bzw. wird gelebt)
Das Einrichten dieser Filter ist mit unterschiedlichem Aufwand verbunden. Am einfachsten ist es in Google Mail bzw. Gmail, sowohl bei privaten/kostenlosen wie auch bezahlten Firmenkonten. Nach der Aktivierung der neuen Posteingangsregisterkarten wird alles von Google fast fehlerfrei automatisch sehr gut vorsortiert. Wenn Du Gmail nutzt und diese Funktion noch nicht aktiviert hast, solltest Du das sofort tun (Anleitung).
Wenn Du nicht Gmail nutzt, musst Du die Filter meistens manuell einrichten. Inzwischen unterstützt auch Microsoft Outlook eine Vorsortierung, diese ist aber bei Weitem nicht so gut wie die von Google. Der erste Schritt zum Filtern der E-Mails besteht darin, diese nach Absender zu sortieren – so findet man am einfachsten Absender, die keinen Platz im Posteingang verdient haben. Wenn man den Posteingang auf diese Weise aufräumt, gibt es zwei wichtige Optionen:
- man richtet einen Filter ein, um die Art von E-Mails automatisch nach Eingang in einen Unterordner zu verschieben
- man meldet sich einfach von Newslettern ab, die man nicht bekommen möchte
Übrigens: jeder Newsletter MUSS einen Abmeldelink enthalten.
Was hier beschrieben wird, verringert die Anzahl der täglichen E-Mails in der Regel erheblich. In vielen Fällen reduziert dies auch die Anzahl der alten E-Mails im Posteingang des Klienten erheblich.
Weitere Reduzierung: Bearbeiten nach Absender und Betreff
Danach gehen Sie wie folgt vor:
- Sortieren nach Absender: Mache dort weiter, wo Du oben aufgehört hast, und archivere E-Mails von Absendern, bei denen Du Dir völlig sicher sind, dass Du geantwortet hast oder Nichts mehr zu tun ist. Archiviere alle oder Teile der E-Mails. Verschiebe hier nur die großen Brocken (> 5 Mails), verbringe nicht zu viel Zeit mit Details.
- Sortieren nach Betreff: Genau wie oben – wähle auch hier nur die großen Brocken aus. In den letzten Jahren ändert sich an den Posteingängen meiner Kunden durch den Betreff allerdings recht wenig.
Getting Things Done: Klären & Organisieren
Nachdem Du das größte Durcheinander und die wesentlichen Altlasten beseitigt hast, wird es komplizierter: Jetzt musst Du Dein Gehirn wirklich benutzen, um für jede E-Mail, die Du aus Deinem Posteingang bekommen möchten, eine Entscheidung zu treffen. Um dies zu tun, wenden wir die GTD-Schritte Verarbeiten und Organisieren an:
- Finde heraus, worum es sich bei dem, was Du gerade betrachtest, handelt. Dies ist ein guter Schritt, um offensichtlichen Spam zu löschen, den wir wie oben angegeben nicht aussortieren konnten, weil die Kriterien nicht gegriffen haben. Investitionsangebote von nigerianischen Prinzen in Nigeria fallen in diese Kategorie.
- Prüfe, ob Du etwas mit der E-Mail tun musst oder willst.
- Wenn Du Nichts mit der E-Mail tun willst oder musst, ist sie im Allgemeinen entweder Müll oder etwas, das irgendwo als Referenzmaterial oder zur späteren Inspiration abgelegt werden sollte.
- Wenn etwas zu tun ist, überprüfen wir, was die nächste tatsächliche, physische Aktion ist, die dieses Thema voranbringt. In GTD wird dies als die Nächste Aktion bezeichnet.
- Als Nächstes prüfen wir, ob es nur eine Nächste Aktion gibt oder mehrere. Wenn es mehr als eine Nächste Aktion gibt, überlegen wir, was wir mit dem, worum es bei dieser Sache geht, erreichen wollen. In GTD nennen wir dies das „Gewünschte Ergebnis“ oder „Projekt“.
Wie man GTD für E-Mails aufsetzt und Inbox Zero erreicht
Wenn Du dieses Vorgehen auf Deine E-Mails anwenden möchtest, gibt eine Methode, die für jedes E-Mail-System funktioniert. Wenn es für Dich nicht funktioniert, lasse es mich bitte wissen. Es gibt auch andere Methoden, aber diese gelten für spezifische Softwarepakete. Insbesondere für Microsoft Outlook bzw. Microsoft ToDo gibt es eine deutlich effizientere Weise, E-Mails zu verarbeiten. Melde Dich gerne unverbindlich bei mir, falls Du wissen möchtest, wie man Inbox Zero am Besten in Deinem spezifischen System umsetzt. Hier die allgemeine Lösung:
- Erstelle einen Unterordner mit dem Namen „@Action“. Hierhin verschiebst Du alle E-Mails, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen, wann immer Du Zeit hast. Durch das „@“ wird der Ordner in der Ordnerstruktur ganz nach oben geschoben.
- Wenn die E-Mail, die Du während des Verarbeitens betrachtest, weniger als 2 Minuten zur Fertigstellung benötigt, erledige sie sofort. Stoppe die Zeit zu Beginn ab – E-Mails einzuschätzen kann besonders schwierig sein. Dies wird als die 2-Minuten-Regel bezeichnet.
- Wenn die E-Mail nicht in 2 Minuten erledigt werden kann, verschiebe die E-Mail in den Ordner @Action, um sie dort zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten.
Nun hast Du einen leeren Posteingang und einen überschaubar vollen @Action-Ordner, der alle E-Mails enthält, an denen Du arbeiten musst. Von nun an ist Dein Posteingang genau das, was er sein sollte: ein Posteingang. Etwas, wo Sachen reinkommen, die Du klärst und von wo aus Du diese an die richtigen Stellen in Deinem System verschiebst. Auf diese Weise ist Inbox Zero sehr einfach realisierbar!
Wenn Du Hilfe beim Leeren Deines Posteingangs haben möchten, egal ob mit Getting Things Done oder ohne, kontaktieren Sie mich – gerne können wir uns völlig unverbindlich einmal zum Thema unterhalten!
Änderungshistorie:
- 31.08.24: Verbesserung der Lesbarkeit und Verständlichkeit