Getting Things Done (GTD) kann noch einfacher genutzt werden, wenn man durch eine Assistenzkraft unterstützt wird. Insbesondere in höheren Positionen ist es üblich, dass Manager eine persönliche Assistenz haben, die sie bezüglich ihrer Arbeit insbesondere bei kleineren Tätigkeiten und der Terminpflege entlastet. Auch für die Nutzung von GTD ist eine Assistenz eine fantastische Unterstützung, ganz besonders, wenn Du beim GTD-Q Test als Verrücktmacher („Crazy Maker“) / Visionär eingestuft wirst. Die schnellste Lösung, diese mächtige Schnittstelle zu optimieren, ob mit oder ohne Getting Things Done, ist ein Coaching. Gerne können wir schnell und unkompliziert darüber sprechen, was für Sie in Ihrer Situation am meisten Sinn macht.
Bei welchen Teilen von Getting Things Done hilft eine Assistenz?
Eine Assistenz kann eigentlich bei allen Phasen von GTD helfen, bei manchen aber mehr als bei anderen.
Sammeln
Das Sammeln bezieht sich darauf, das, was auf uns einströmt, zu prüfen, bzw. das, was uns einfällt, aufzuschreiben. Typische Beispiele für die Entlastung durch eine Assistenz sind:
- Vorprüfung der eingehenden Dinge, Papier oder E-Mail, um Irrelevantes bzw. „Müll“ erst gar nicht zur Führungskraft vorzulassen. Hier hilft es natürlich, zu Beginn klare Kriterien für die Filterung festzulegen. Mit der Zeit kann dies erweitert werden. Je nach Sicherheitsbedürfnis der Führungskraft kann man die Filterung für Grenzfälle neuer auszusortierender Elemente anhand einer Vorsichtung üben bzw. überprüfen.
- Sammeln im Gespräch oder in Terminen. Assistenzen können Dinge für die Führungskraft erfassen, z.B. auch bei einer telefonischen Durchsprache.
Verarbeiten
Das Verarbeiten dient dazu, dass die relevanten gesammelten Elemente die Nächsten Aktionen festgelegt, also, was zu tun ist, um das Thema voran zu bewegen. Sofern nach dem Erledigen dieser Nächsten Aktion noch etwas zu tun ist, erfassen wir ein Projekt, also das Endergebnis, das erreicht werden soll und innerhalb eines Jahres abschließbar ist.
Hier kann eine Assistenz wie folgt helfen:
- Vorverarbeiten von gesammelten Elemente, die von der Assistenz vorbereitet werden können, evtl. sogar inkl. der Weiterleitung bzw. Delegation an die korrekten Mitarbeiter der Führungskraft.
- Erfassen von delegierten Themen auf der Warten-auf-Liste.
- Führen der Referenzablage, ggf. in Rücksprache
Organisieren (das Assistenz-Heimspiel)
Beim Organisieren ist die Unterstützung durch eine Assistenz natürlich besonders kostbar. Hier ist der Überlapp mit den üblichen Tätigkeiten einer Assistenz außerhalb von Getting Things Done natürlich auch am stärksten.
Ideale Unterstützungsmöglichkeiten:
- Führen des Kalenders
- Koordinieren von Terminvereinbarungen
- Einhaltung des von der Führungskraft angestrebten Verhältnisses der Drei Arten von Arbeit nach Getting Things Done.
- Nachfassen von delegierten Themen für die Führungskraft mit der Warten-auf-Liste
Durchsehen
Auch beim Durchsehen kann die Assistenz sehr gut unterstützen:
- Vorbereitung des Wochenüberblicks
- Vorprüfung auf Vollständigkeit, ob jedes Projekt eine Nächste Aktion hat
- Vorprüfung auf Vollständigkeit, ob Nächste Aktionen vermutlich ein Projekt erfordern
- Vorprüfung bzw. Nachfassen bei Einträgen der Warten-auf-Liste
- Vorbereitung von Terminen, die wegen Terminüberziehungen oder Lage am Ende der Arbeitszeit evtl. nicht sauber nachbereitet werden konnten.
Erledigen
Schlussendlich kann die Assistenz auch beim Erledigen helfen:
- Vorklärungen für Termine
- Vorbereitung der Agenda und Ziele der Termine
- Sicherstellung der absoluten Notwendigkeit der Teilnahme der Führungskraft an den übermittelten Terminen, um die Meetinglast niedrig zu halten bzw. das angestrebte Verhältnis der Drei Arten von Arbeit sicherzustellen.
- Vorklärung der absolut notwendigen Teilnehmer für die Termine, um die Meetinglast der Organisation zu reduzieren und die Termine effizient zu halten.
- Erledigung koordinativer Themen, die beim Vorverarbeiten auftauchen
- Nachfassen der Einträge auf der Warten-auf-Liste.
Wie fange ich mit meiner Assistenz am Besten an?
Diese Zusammenfassung zeigt einen Teil der Möglichkeiten auf, wie eine Assistenz ihre Führungskraft unterstützen kann. Bei den „langweiligeren“ bzw. aufwändigeren Teilen von Getting Things Done kann eine Assistenz insbesondere auch helfen, ihrer Führungskraft mehr Struktur zu ermöglichen, u.a. auch, indem sie an notwendige GTD-Schritte erinnert bzw. sicherstellt, dass die notwendige Zeit zum Definieren von Arbeit überhaupt in angemessener Art im Arbeitstag berücksichtigt ist.
Die tatsächlich optimale Lösung hängt aber oft von persönlichen Vorlieben und der Dynamik zwischen den zwei Beteiligten zusammen. Die schnellste Lösung, diese Schnittstelle zu optimieren, ob mit oder ohne Getting Things Done, ist ein Coaching. Gerne können wir schnell und unkompliziert darüber sprechen, was für Sie in Ihrer Situation am meisten Sinn macht.