Die vierte Phase des Getting Things Done Workflows ist der Dreh- und Angelpunkt von Getting Things Done: Durchsehen. Alle anderen Phasen sind auch sehr wichtig, aber diese ist essentiell. In dieser Phase darum, dafür zu sorgen, dass man sich wirklich auf sein System verlassen kann:
- im Rahmen regelmässiger kurzer Durchsichten stellen wir sicher, dass wir einen guten Überblick über die anstehenden Themen haben.
- im Wochenüberblick bzw. Weekly Review stellen wir sicher, dass spätestens einmal in der Woche den vollen Durchblick haben. So können alle Nachlässigkeiten der letzten Woche wieder ausbügelt werden. Nur so können wir uns blind auf unser System verlassen, wie bei unserem Kalender.
- wir stellen sicher, dass die Themen, an denen wir hauptsächlich arbeiten, auch wirklich die richtigen sind. Hierzu schauen wir nicht nur auf die Projekteliste, sondern auch die darüber liegende Fokusebene: unsere Aufgabenbereiche und Rollen.
Was sind die wichtigsten Elemente des Durchsehens?
Beim Durchsehen nehmen wir uns die Pause vom Alltagswahnsinn, die ohne eine Systematik oft unter den Tisch fällt. Pause heißt hier, dass wir uns aus dem Chaos des Alltags ausklinken. Wir ignorieren für einen Teil unseres Arbeitstags die ganzen Einflüsse, die auf uns einströmen. So sorgen wir dafür, dass wir diese besser im Gesamtkontext unserer Ziele bewerten können. Im Folgenden werden die wesentlichen Elemente des Durchsehens vorgestellt.
Tägliche Durchsicht / Daily Review
Im Training und Coaching empfehlen wir, täglich zwischen ein- und dreimal alle wichtigen Listen zu sichten. Wichtig: SICHTEN! Das heißt, dass wir uns nicht intensiv mit den Listen auseinandersetzen. Wir sollten auch nicht damit anfangen, einfach etwas davon abzuarbeiten – es geht hier um den Überblick. Haben wir alles gesichtet, können wir wieder darauf vertrauen, dass wir intuitiv richtig entscheiden können.
Wann sollte die tägliche Durchsicht passieren? Idealerweise dann, wenn man Ruhe hat und strukturiert arbeiten kann. Das heißt konkret, dass es sich anbietet, vor dem Arbeitsbeginn oder kurz vor dem Arbeitsende die Listen zu sichten. Das ermöglicht uns, richtig fokussiert den Tag zu beginnen bzw. entspannt in den Feierabend zu gehen. Nur wenn wir wissen, was wir nicht tun, macht es richtig Spaß, nichts zu tun.
Wochenüberblick / Weekly Review
Im Wochenüberblick prüfen wir unser gesamtes System: wir machen einen MindSweep. Dann leeren und verarbeiten wir alle Posteingänge und stellen sicher, dass sowohl unsere Aktionslisten und die Projektliste aktuell sind. Danach stellen wir sicher, dass es zu jedem Projekt eine Nächste Aktion gibt. Schließlich gehen wir eine Ebene auf den Fokusebenen nach oben und schauen uns unsere Rollen und Aufgabenbereiche an. So sorgen wir dafür, dass diese entsprechend unserer Ziele auf der Projektebene abgebildet sind.
Warum kämpfen viele GTDer mit dem Wochenüberblick?
Nur, wenn wir uns auf unser System verlassen können, benutzen wir es. Nur dann ist es so mächtig, wie es sein kann. Leider ist das Weekly Review einer der Punkte, mit dem die meisten GTDer, insbesondere die, die GTD autodidaktisch mit dem Buch gelernt haben, kämpfen. Leider gehöre auch ich dazu!
Wenn Sie gerade GTD lernen oder darüber nachdenken, es zu lernen: verankern Sie von Beginn den Wochenüberblick! Später ist es deutlich schwieriger, den Wochenüberblick zu verankern. Wenn Sie schon gewohnt sind, dass Ihnen GTD auch ohne den Wochenüberblick schon viel hilft, ist es schwierig, ihn einzuführen.
Nur mit dem Wochenüberblick entfaltet GTD das volle Potential. So kann man sicherstellen, dass man nicht wochenlang an den falschen Dingen arbeitet. Denn das sind oft Dinge, von einer höheren Ebene aus betrachtet gar nicht besonders wichtig sind.
Warum ist es manchmal schwer, den Wochenüberblick zu mache? Wie einer meiner Mastercoaches sagt: die Zeit für den Wochenüberblick passt nie! Insbesondere in hochdynamischen, projektgetriebenen Jobs ist es schwierig, diese Auszeit unterzubringen – aber es lohnt sich. Nach dem Wochenüberblick fühlt man sich wie vor dem Jahresurlaub: man hat den vollen Überblick. So kann man alle ggf. nicht mehr realistischen Deadlines abkündigen oder ändern. So kann man dann entspannt in den Urlaub zu gehen und einfach nicht da zu sein.
Hilfen für den Wochenüberblick
Es ist es wichtig, zwei Dinge bei der Implementierung des Wochenüberblicks zu beachten:
- der Wochenüberblick sollte zu einem gut passenden Zeitpunkt stattfinden
Es hilft nichts, wenn Sie den Wochenüberblick für Freitag einplanen, in Ihrer Firma aber typischerweise am Freitag der Teufel los ist. Hier sollte man versuchen, einen Bereich der Woche zu finden, in dem es möglichst wenig unvorhergesehene Störungen geben kann. Oder einen Zeitpunkt, zu dem es am unwahrscheinlichsten ist, dass solche Störungen auftreten. - verbinden Sie den Wochenüberblick mit einem Ritual, das Ihnen Freude bereitet!
Haben Sie ein Lieblingscafe, in dem Sie gerne und entspannt den Tag angehen? Das ist evtl. ein guter Ort für Ihren Wochenüberblick, z.B. Freitag früh, bevor Sie ins Büro gehen. - eine Checkliste für den Wochenüberblick hilft dabei, ihn einfacher durchzuführen. Auf der Website von David Allen finden Sie eine spezielle Podcast-Episode hierzu sowie eine Checkliste auf Englisch.
- suchen Sie sich einen Partner!
Zu zweit geht vieles leichter, insbesondere der Wochenüberblick. Wenn Sie GTD mit jemandem zusammen beginnen oder gelernt haben, ist das die perfekte Möglichkeit. So können Sie sich gegenseitig nicht nur bei dieser neuen wiederkehrenden Tätigkeit unterstützen. Zudem können Sie soauch gleich noch Tipps austauschen oder auftretende Fragen bzgl. der Methode diskutieren.
Sofern Sie eine Assistenzkraft haben, ist es auch eine gute Möglichkeit, mit dieser zusammen den Wochenüberblick zu machen. So lassen sich einige Themen binnen 2 min sicherlich schon klären.
Rituale, damit der Wochenüberblick weniger Disziplin erfordert
David Allen hört gerne Rockmusik beim Weekly Review. Ich mache den Wochenüberblick gerne am Morgen oder Ende eines ruhigen Tages, zur Not auch am Wochenende, wenn ich weiß, dass mein Gehirn noch oder wieder langsam ist und nicht so stark assoziiert wie mitten am Tag. Denn sonst fällt es mir schwer, bei der eingeschränkt aufregenden Aufgabe zu bleiben und mich nicht ablenken zu lassen.
Zu solchen Zeiten fällt es mir leichter, mich mit sequentiellen Dingen zu befassen, wie dem Wochenüberblick. Finden Sie die Zeit und das Ritual, das Ihnen beim Wochenüberblick hilft!
Phase 5: Erledigen
Lesen Sie hier weiter! Zur Übersicht zurück geht es hier entlang.
Brauchen Sie Hilfe?
Gerne helfen ich Ihnen bzw. Ihrem Team natürlich auch bei folgenden Herausforderungen:
- Trainings oder Coachings bei der Implementierung von Getting Things Done auf dem von Ihnen gewünschten System
- individuelle Beratung zur Auswahl des besten Systems gemäß Ihrer Bedürfnisse und Einschränkungen bzgl. nutzbarer Software (Firmenrichtlinien & Datenschutz)
- individuelle Unterstützung bei der weiteren Optimierung Ihres Systems gemäß der effizientesten und besten Nutzung basierend auf meiner jahrelangen Erfahrung in der eigenen Nutzung sowie dem Coaching von vielen erfolgreichen GTD-Nutzern
Hier können Sie schnell & unkompliziert einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch ausmachen – alternativ erreichen Sie mich über das Kontaktformular oder LinkedIn.