2018 bin ich vom Mac (völlig überbewertet) zurück zu Windows gewechselt – ich wünschte, ich hätte es früher getan!
Seither bin ich ein großer Fan der GTD-Standard-Implementierung in Microsoft Outlook. Relativ neu ist nun die Frage, wie man Microsoft Teams in ein bestehendes Getting Things Done System integriert. Zu meinem Artikel über das Wichtigste zu Microsoft Teams geht es übrigens hier.
Zurück zum Thema: durch QuickSteps ist die Outlook-Implementierung extrem effizient. Der große Vorteil ist, dass E-Mails nahezu nahtlos verarbeitet und dann wieder für Antworten genutzt werden können. Da das so gut klappt, stellte sich mir die Frage, wie ich diesen Workflow aufrecht mit Groupware aufrecht. Groupware ist für mich hier eine Zusammenfassung von Tools wie Slack, Discord oder Microsoft Teams integrieren kann. Mehr zu den Optionen für GTD am Rechner findet man übrigens auf meiner Seite zu Software für Getting Things Done.
Der neue Kanal: Microsoft Teams oder jede andere Groupware und GTD
Blöderweise hat sich die Welt weitergedreht: E-Mail wird an vielen Stellen ersetzt oder zumindest ergänzt durch Groupware. Das kann Slack, MS Teams, Discord oder eine der vielen anderen Varianten, die weniger verbreitet sind, sein.
Irgendwie muss man die Groupware, hier am Beispiel von Microsoft Teams, dann in den Getting Things Done Workflow integrieren. Auch in Seminaren wurde ich schon nach Lösungen für diese Schnittstelle gebeten. Inzwischen habe ich eine Lösung gefunden, mit der ich zufrieden bin.
MS Teams hat viele Schnittstellen, aber leider keine zu den Aufgaben von Outlook. Aufgrund dieser eher selten genutzten Funktionalität von Outlook ist das leider wenig überraschend. Eine Integration mit Microsoft ToDo, das sich mit MS Outlook Aufgaben synchronisiert, hätte man aber, finde ich, schon erwarten können. Aber: selbst ist der Produktivitätsnerd.
Per E-Mail ab nach Outlook
Über das Kontextmenü kann man jede Unterhaltung in Microsoft Teams bequem nach Outlook in sein GTD System befördern. Dabei bekommt man die gesamte Unterhaltung und den passenden Link mitgeliefert. Dazu zieht man die Maus auf den entsprechenden Post und wählt dann mit den drei Punkten (“…”, 1) “Mit Outlook teilen” (2) aus:
Danach öffnet sich, direkt integriert, ein Popup-Mailfenster, indem die komplette Unterhaltung inkl. Antworten aufgeklappt eingebunden ist. Bei Bedarf kann der Betreff angepasst werden (3), Team und Kanal sind bereits eingetragen:
Fertig: Microsoft Teams + Getting Things Done!
Und schon habe ich die Konversation wieder in Outlook in meinem Kern-Workflow. So kann man bei der Verwendung von Microsoft Teams sein eigentliches GTD System so lassen, wie es ist.. Gelegentlich schicke ich nur etwas vom neuen Eingangskanal “MS Teams” zum Verarbeiten nach Outlook, das dann so im Posteingang aussieht:
Klappt nicht? Andere Anforderungen bzgl. Microsoft Teams oder Getting Things Done?
Einfach hier schnell und unverbindlich einen kurzen Telefontermin (10 min) mit mir auswählen – ich helfe gerne!
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