Microsoft Teams: das Wichtigste, was man wissen muss!

Seit einer Weile findet Groupware wie Slack, MS Teams, Discord oder Twist immer mehr Verbreitung. Hier die wichtigsten Elemente, die man kennen sollte, um als neuer Nutzer von Microsoft Teams nicht als völlig ahnungslos wahrgenommen zu werden.
In diesem Artikel sind folgende Themen enthalten:

• Was ist Microsoft Teams?
• Teams – die oberste Struktur
• Kanäle: Themenstrukturierung
• Am Wichtigsten:
  Unterhaltungen/Threads: so benutzt man sie richtig
• Editieren/Löschen von Beiträgen/Antworten
• Wichtig:
  Benachrichtigungen einstellen
• Wichtiger:
  Benachrichtigungen für Kanäle
• Erwähnungen: Vorsicht!
• Chats: an vielen Stellen
• Produktivität & MS Teams

Was ist Teams?

Im Gegensatz zu anderen Groupware-Produkten wie z.B. Slack ist es bei MS Teams nicht so deutlich zu erkennen, was eigentlich zum Produkt “Microsoft Teams” gehört und was nicht.
Der eigentliche Kern von Teams ist das Thema Kommunikation, wobei viele andere Services aus dem Office 365-Paket eingebunden werden. Neue Teams-Nutzer haben so gelegentlich den Eindruck, dass Teams viel mehr beinhaltet als Kommunikation. Das folgende Schaubild soll helfen, die Unterschiede zu verstehen:

Eigentlich gehören zum Kernprodukt “Teams” lediglich die Funktionen Chat, Teams und Kanalkommunikation sowie Voice- und Videoconferencing. Viele der integriert wirkenden Dienste sind lediglich sehr gute Anbindungen von anderen Diensten, insb. der Outlook Kalender und OneDrive für die Dateiablage innerhalb aller Kommunikationsteile.

Die oberste Einheit: das “Team”

Ich beschreibe hier auf Basis von Microsoft Teams, aber alle Inhalte können problemlos auf Slack und andere Wettbewerbsprodukte übertragen werden.

Teams sind die oberste Struktur in Microsoft Teams. Es können mehrere Teams angelegt werden, diese können z.B. ein Projektteam, eine Abteilung, oder eine andere Art der längerfristigen Zusammenarbeit abbilden.

Teams sind einfach von Kanälen zu unterscheiden, da die Initialen des Teams in einem farbigen Quadrat links dem Teamnamen vorangestellt sind.

Um den Zusammenhalt einer Abteilung virtuell zu wahren, sollte es auf jeden Fall ein Abteilungs-Team geben, in dem Interna besprochen werden können, wie z.B. Ankündigungen oder andere allgemeine Themen. Für Projektteams, die abteilungsübergreifend tätig sind, macht es natürlich Sinn, ein eigenes Team zu erstellen.

Größere Themengebiete: die Kanäle in Microsoft Teams

Ein Kanal ist die nächst kleinere Einheit der Kommunikation, die immer einem Team untergeordnet ist. Es gibt zu Beginn immer einen Kanal “Allgemein”, der automatisch mit jedem Team angelegt wird. Weitere Kanäle können für alle oder nur für manche Teilnehmer sichtbar angelegt werden. Kanäle sollten für größere, wiederkehrende Themen angelegt werden.

Eine Herangehensweise zum Finden der richtigen Anzahl an Kanälen am Anfang kann es sein, so lange im Standardkanal “Allgemein” zu arbeiten, bis sich andere Themengebiete zeigen, die immer wieder auftreten. Diese sind es dann potentiell wert, einen eigenen, neuen Kanal dafür anzulegen. Eine andere Herangehensweise kann es sein, direkt eine Struktur vorzugeben, z.B. analog zu Aufgabengebieten.
Ein klassisches Beispiel für einen weiteren Kanal ist der Kanal “Random” oder “Zufälliges”, in dem man typischerweise jeden möglichen Quatsch postet, in etwas das, was man in der Kaffeeküche nebenbei in einer Pause erzählt, das aber Nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun hat.
Das können natürlich auch lustige Bilder, interessante Webfundstücke oder ähnliches sein.
Update 06.04.: Kanäle muss man aktiv abonnieren, damit man Benachrichtigungen bekommt, sogar, wenn es nur darum geht, diese unter “Aktivität” zu sehen. Details im Abschnitt Benachrichtungen für Kanäle.

Gewöhnungsdürftig: die Unterhaltung bzw. der Thread innerhalb eines Kanals

Die Unterhaltung ist die Einheit, die von Anfängern am ehesten falsch gehandhabt wird. Innerhalb eines Kanals gibt es Unterhaltungen, die von Techies oft “Threads” genannt werden. Auch eine E-Mail-Unterhaltung, also mehrere Nachrichten, die zum gleichen Thema mit dem gleichen Betreff hin und her gehen, sind im Techie-Slang sogenannte “Email-Threads”.

Hier ist es wichtig, dass Antworten zu einem bestehenden Post immer als Antworten formuliert werden. D.h., man schreibt nicht einfach eine neue Nachricht als Antwort. Statt dessen wählt man, wie z.B. auch auf Social Media, den Knopf “Antworten” unter der Unterhaltung, um zu dieser Unterhaltung eine Reaktion hinzuzufügen. Dadurch bleiben die Diskussionen sauber lesbar, weil alle Reaktionen direkt beim Post zu finden sind. Würde man mit einem neuen Post auf einen bestehenden Post antworten, wäre hier eine Verwirrung möglich, welche Posts zusammengehören bzw. zu welchem Originalpost der Antwortpost gemeint ist.

Fast alles in MS Teams kann nachträglich editiert/gelöscht werden!

Mit Ausnahme der Chatfunktion kann jede schriftliche Aktivität in MS Teams nachträglich geändert werden. Dazu gehen Sie mit der Maus auf den Post/die Antwort und wählen an der auftauchenden kleinen Leiste mit dem Daumen nach oben die drei Punkte. Aus dem auftauchenden Menü wählen Sie dann – Überraschung! – “Editieren” bzw. “Löschen” aus.
Es wird übrigens angezeigt, wenn ein Post/eine Antwort editiert wurde – nur damit Ihnen das vorab bewusst ist, die Realität nachträglich verbiegen kann man also nicht ohne Spuren. 😉

Benachrichtigungen: Fluch oder Segen

Als Produktivitätsnerd sehe ich insbesondere die Benachrichtigungen in Microsoft Teams kritisch: wir haben schon genug Ablenkung im heutigen Alltag, und ich empfehle allen Menschen, die Benachrichtigungen auf ihrem Rechner und ihrem Smartphone und die so entstehende Sucht möglichst stark zu reduzieren.

Das sehe ich bei MS Teams nicht anders: je nachdem, wie aktiv Ihre Kollegen sind, sollten Sie die Benachrichtigungen anpassen. Kommen nicht viele, können Sie die Standard-Einstellungen beibehalten. Sofern zu viel in ihren Teams los ist, dass nicht wirklich dringend ist, empfehle ich, die Benachrichtigungen nur auf die Kanäle einzuschränken, die oft sehr zeitkritische Informationen enthalten.

Die Benachrichtigungseinstellungen, s. Profilbild → Einstellungen → Benachrichtigungen, haben folgende wesentliche Optionen:

• Banner (ein Popup unten rechts in jeglicher Software, sofern MS Teams installiert ist und nicht nur im Browser läuft)
  Dies sind sehr starke Störungen, sie sollten möglichst selten auftauchen, wenn sie nicht wichtig sind.
• E-Mail
  Sie bekommen eine E-Mail über verpasste Dinge, in der Regel nicht übermässig häufig – das kann man anlassen.
• Feed
  Hierbei ist der Aktivitätsfeed gemeint.

Alle Aktivitäten, die mit Ihnen, Ihren Posts oder Ihren Antworten zu tun haben, werden sowieso immer unter “Aktivität” im sogenannten “Feed” oben links in MS Teams angezeigt. Ungelesene Aktivitäten sind sogar besonders hervorgehoben – sie können also gar Nichts verpassen.

Eine Alternative ist es, seinen Status oben rechts über das Profilbild auf “Nicht stören”/”Do not Disturb” (DND) zu setzen – dieser Status wird allerdings leider nicht dauerhaft gespeichert. Wenn man regelmässig mit MS Teams arbeitet, scheint der Status regelmässig basierend auf den Kalendereinträgen wieder auf frei gesetzt zu werden. Daher muss der DND-Status leider immer wieder gesetzt werden.

Benachrichtigungen für Kanäle

Update 06.04.: Will man über den Feed (“Aktivität” oben links) über das Geschehen in Kanälen benachrichtigt werden, so reicht es nicht aus, einfach einem Kanal beizutreten. Microsoft Teams hat hier eine “spam-unfreundliche” Grundeinstellung gewählt, nämlich, dass man keinerlei Benachrichtigungen bekommt, solange man einen Kanal nicht aktiv “abonniert”.

Warum ist das ein Problem? Weil man als Administrator eines Teams nicht davon ausgehen kann, dass jeder Nutzer alles mitbekommt. Nur, sofern der jeweilige Post das gesamte Team erwähnt, bekommt es auch sicher jeder mit. Daher empfehle ich jedem Administrator, seine User dazu aufzufordern, nach dem Anlegen eines neuen Kanals die Kanalbenachrichtigungen wie im Folgenden beschrieben anzupassen.
Ansonsten kann man sich – meiner Meinung nach – den Kanal eigentlich auch gleich sparen.

Ich empfehle die folgenden Einstellungen für alle Nutzer, die dafür sorgen, dass alle Änderungen im Kanal zwar unter “Aktivität” zum Nachlesen angezeigt werden. Nur beim expliziten Nennen des Nutzers (s. nächster Abschnitt) wird ein Popup ausgelöst, was sinnvoll sein kann.
Natürlich gilt die Grundregel, diese Einstellung bei Kanälen, die einem völlig egal sind, nicht zu ändern – da braucht man auch keine Benachrichtigungen im Feed.
Hier meine Empfehlung für die Kanalbenachrichtungseinstellungen der Kanäle, an deren Inhalt man interessiert ist:

“Mentions”: nur in wichtigen/dringenden Fällen

Eine sichere Möglichkeit, als neuer Teams-Nutzer viel Ärger auf sich zu ziehen, ist, wenn Sie Teilnehmer übermässig mit dem “@”-Zeichen direkt ansprechen bzw. “erwähnen”. Diese Funktion nennt sich ein “Mention”. Noch schlimmer: Sie erwähnen in einem trivialen Post gleich den ganzen Kanal oder das ganze Team.

Die Grundregel hier ist: diese Funktion ist nur für wichtige Fälle gedacht, insbesondere, wenn Gruppen angesprochen werden. Das Erwähnen löst, je nach persönlichen Benachrichtigungseinstellungen, ziemlich sicher eine Benachrichtigung aus – mit den Standardeinstellungen auf jeden Fall.
Ist es eine Warnung vor der nächsten Coronakrise, mag das gerechtfertigt sein, in den meisten anderen Fällen ist es das aber nicht.