Update am 05.02.24: Microsoft-Studie ergänzt, Verständlichkeit verbessert.
Schon lange kann man Outlook in Microsoft Office 365 für Windows so konfigurieren, dass Termine früher beendet werden. Seit kurzer Zeit gibt es nun auch eine neue Option, mit der man die Dauer von Meetings anpassen kann: man kann Besprechungen jetzt auch später beginnen.
Diese Möglichkeit, finde ich noch deutlich charmanter: ein entspannterer Anfang einer Besprechung kann definitiv positive Folgen für das Ergebnis des Meetings haben!
Wichtig: diese Einstellung ist vor allem für interne Termine geeignet, insb. auch für Konzerne. Für externe Termine über die Firmengrenzen hinaus ist sie für die Eingeladenen noch irritierender und daher nur zu empfehlen, wenn Euch das nicht stört.
Insbesondere in Firmenkulturen, in denen Meetings oft überziehen, kann man so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen:
- Menschen, die später aus einem Meeting kommen, haben die Chance, wenigstens kurz durchzuatmen
- Menschen, die pünktlich zur Besprechung erscheinen, müssen nicht warten und können eine kurze Pause machen.
In beiden Fällen hilft diese Einstellung, für unser Gehirn wichtige Pausen zwischen den Terminen einzulegen. Wie wichtig das ist, zeigt zum Beispiel eine Studie von Microsoft, in der gezeigt wurde, wie sehr unser Gehirn darunter leidet, wenn sich ein Meeting an das andere reiht. Dementsprechend empfehle ich diese Einstellung jedem Menschen, um für sich und andere den Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten.
Ab in die Outlook-Einstellungen…
Daher hier nun also eine kurze Anleitung mit Screenshots, wie man die entsprechende Einstellung in Outlook vornimmt. Sie zeigt natürlich auch die Einstellung für das frühere Beenden von Meetings, die ich nicht so empfehle – denn diese „geplante“ Pause wird dann in der einfach für eine Verlängerung des Termins verwendet.
Die Reise geht damit los, dass wir uns in die allgemeinen Einstellungen von Outlook begeben.
Nachdem sich die Einstellungen geöffnet haben, findet man die relevante Option recht schnell unter „Kalender“. Man kann auch in geringem Maß die Dauer einstellen, wieviel später die Besprechung starten soll. Ebenso kann man hier anpassen, ob und um wieviel die Besprechung früher zu Ende sein soll. Man muss sich allerdings entscheiden – beides gleichzeitig geht nicht.
Weitere Artikel zu Outlook findest Du hier, eine Checkliste für effiziente Telefonkonferenzen kannst Du hier kostenlos herunterladen.
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