Papierablage mit Getting Things Done – meine Materialempfehlung

Egal, ob Sie für Getting Things Done (GTD) mit einem Papiersystem oder mit Software arbeiten: die Papierablage ist leider immer noch nicht komplett vermeidbar. Denn leider gibt es – insb. im privaten Bereich bzw. im Umgang mit Ämtern – noch immer Papier, das man aufbewahren muss wie z.B. Geburtsurkunden, div. Bescheide u.ä. Mit der GTD-Lösung, die sich am amerikanischen Büromaterial orienteirt, spart man viel Platz und Aufwand.

Beispiel für eine Papierablage

Ich verwende Leitz-„Einstellmappen“* und die zugehörigen Stehsammler*, um die relevanten Mappen griffbereit zu haben. Wenn ich größere Mengen an Mappen einlagere, z.B. alte Firmenunterlagen, dann verwende ich besonders gerne die handlichen Kartons von Ikea, die genau dazu passen („Pappis“).

Meine Materialempfehlung!

Hier finden Sie eine Liste der Artikel, die ich gerne benutze. Diese habe ich durch das Ausprobieren einiger Möglichkeiten als die beste Lösung gefunden. Diese Auswahl funktioniert für mich deutlich am Besten für die Papierablage nach Getting Things Done:

• Leitz Einstellmappen A4* mit 5 Tabs
• Brother p-touch Labeldrucker* für saubere Labels (ggf. 2 Zeilen benutzen, wenn viel Text drauf soll)
• schmaler Leitz-Stehsammler* für die Mappen, eher für die Ablage bzw. wenn wenig Platz ist.
• Stehsammler für mehr Mappen*, wenn man mehrere Mappen schnell zur Hand haben will.
  Ich parke darin auch zeitweise das iPad, den Kindle Scribe oder einen Rechner, um Fläche auf dem Schreibtisch zu sparen.
• Brother Labeldrucker für den Computer* für größere Druckaktionen (z.B. Aufbau einer Ablage)

Für die Aufbewahrung von Mappen, die ich im Archiv einlagern möchte, insb. für alte Unterlagen, verwende ich die Pappis Kartons mit Deckel von Ikea für € 0,99 pro Stück, die ich dann auf den 5 potentiell im Regal sichtbaren Seiten mit dem Labeldrucker beschrifte.

Die Vorteile dieser Papierablage

Als einer meiner Master-Trainer mir mit Gesten gezeigt hat, wie aufwändig die typische deutsche Papierablage ist, ist es mir wie Schuppen von den Augen gefallen – das ist überhaupt nicht effizient. Der brave Deutsche benutzt für seine Papierablage natürlich normalerweise einen Leitz-Ordner. Und wie läuft das dann ab, wenn wir in einem Ordner etwas abheften wollen?

1. Wir lochen das Papier.
2. Wir nehmen den Ordner, legen ihn irgendwo ab und öffnen ihn.
3. Wir entriegeln den Metallbügel.
4. Wir gehen zum richtigen Register und ggf. an die richtige Stelle im Register.
5. Wir legen das gelochte Papier ein.
6. Wir legen den Rest des Papiers auf die neue Seite.
7. Wir verriegeln den Metallbügel.
8. Wir schließen den Ordner und räumen ihn weg.

Man stelle sich hierzu die entsprechenden aufwändigen Gesten vor.

Bei den Mappen geht das deutlich einfacher:

1. Man nimmt die passende Mappe aus dem Aufbewahrungsort (entspricht dem Register).
2. Man legt das Papier ein.
3. Man legt die Mappe wieder weg.

Ein anderer, sehr angenehmer Teil dieser Ablage ist, dass man nie mit einem zu vollen oder zu leeren Ordner konfrontiert wird – braucht man mehr, gibt es einfach eine neue Mappe, und die Mindestanzahl wird höchstens durch die kleinste Sammler-Größe beschränkt.