Einstellmappen sind wichtig, wenn man sich auch bei der Papierablage an der Selbstmanagement-Methode, die ich nutze und empfehle, orientieren will. Bei Getting Things Done wird auf die amerikanische Art abzulegen, Bezug genommen. Als ich 2008 das zugehörige Buch gelesen habe, war die Papierablage einer der wenigen Punkte, die ich daher nicht direkt nachvollziehen konnte. Nächste Aktion – logisch. Aber was ist ein „File Folder“ im Büro? Damals konnte einem noch kein kostenloses KI-Modell die Welt erklären, sondern man musste sich Informationen zusammensuchen. Bei diesem Thema hatte ich damals keinen Erfolg.
Gar nicht so einfach, diese GTD Papierablage…
Wie ich später verstanden habe, lag das insbesondere auch daran, dass ich das Buch im englischen Original gelesen habe – dort wird natürlich immer wieder auf Büromaterial verwiesen, das ich so im deutschen Büroalltag nie gesehen hatte. So war da immer die Rede von Folders, ganz analog zum Ordner im Dateisystem am Computer. Da geht es schon los: Einem Zentraleuropäer fällt die Ähnlichkeit der Einstellmappen zu den Ordnern am Computer erst gar nicht auf, weil er die Einstellmappen gar nicht kennt.
Einstellmappen: schnell und einfach!
In meiner Ausbildung zum Getting Things Done Trainer & Coach habe ich schließlich gelernt, was mit den „Folders“ gemeint ist – und habe mich dann auf die Suche nach passendem deutschen Material gemacht. Es hat Jahre gedauert, bis ich die für mich optimale Lösung gefunden habe. Und das, obwohl sie eigentlich gar nicht komplex oder schwer zu bekommen ist. Man kennt sie nur nicht in Deutschland. Ich beschreibe sie und das verwendete Material in meinem Artikel zur Papierablage mit GTD.
Einstellmappen waren für mich nahezu bewusstseinsverändernd: entschieden einfacher als die normalen deutschen Varianten! Die tollen Eigenschaften dieser Mappen sind:
- Die Mappen sind leicht und handlich: man kann sie schnell und einfach mitnehmen, da das Format nur wenig größer ist als A4
- Aus den Mappen fällt Nichts heraus: die Reibung des eingelegten Papiers mit der Papiermappe reicht in der Regel problemlos aus, dass der Inhalt bei normaler Handhabung nicht herausfällt. Ich kann mich nach jahrelanger Nutzung an keinen Fall erinnern, bei dem etwas herausgefallen ist.
- Man kann einen Heftstreifen einfügen: will man die Sicherheit eines Ordners, oder will man große Mengen von Papier fest verbinden, kann man am Rücken einfach einen Heftstreifen einfügen (s. rote Markierung im Bild).
- Man kann die Breite einfach an die Papiermenge anpassen kann: Am Boden haben die Mappen vorne mehrere Falze, um den Boden zu verbreitern. In diesem Fall wird die Höhe der Vorderseite leicht reduziert.
Hinweis: amerikanische Serien!
Ein Hinweis, was die „Folder“ sein könnten, verbergen neben Computern auch noch amerikanische Krimi- und Anwaltsserien: auch dort wird regelmäßig mit Einstellmappen bzw. mit Kartons voller solcher Mappen hantiert.
Bild: ign.com/Walt Disney Company
Einstellmappen statt Aktenordner oder Hängemappen?
In Deutschland zumindest macht man Papierablage ja eigentlich mit Aktenordnern oder vielleicht, schon ausgefallener, mit Hängemappen. Ich bin mir ziemlich sicher, dass ich Hängemappen bei einem meiner ersten Büro-Jobs kennengelernt habe. Das war dann auch die erste Idee, die ich hatte, als der Begriff „Folder“ mir im Buch unterkam – Einstellmappen waren mir noch nie untergekommen. Also habe ich mit Hängemappen experimentiert. Für mich waren Hängemappen dann aber keine Option, weil alleine schon die Metallbügel, die zum Einhängen in den Schrank verwendet werden, sehr viel Raum einnehmen und man damit an allen möglichen Taschen hängen bleibt, wenn man nicht einen speziellen Hängemappenkoffer hat. Hab ich damals auch ausprobiert – viel zu unhandlich.
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