In der ersten Phase des Getting Things Done Workflows haben Sie alle relevanten Dinge gesammelt, mit denen wir etwas tun wollen oder müssen. Mit dem Verarbeiten kommen wir nun zum Hauptteil der Arbeit bei Getting Things Done. In der Lehre und auch hier trennen wir das Verarbeiten von Phase 3, dem Organisieren. So ist es einfacher, den Workflow zu verstehen. Im Alltag laufen beide Phasen aber meistens nahezu zeitgleich und stark vernetzt ab. Besonders wertvoll ist dieses Vorgehen, wenn man seine E-Mails unter Kontrolle bekommen will bzw. Inbox Zero erreichen will.
Regeln beim Verarbeiten
Beim Verarbeiten gibt es einige wichtige Grundregeln:
- jedes Objekt, das in einem Posteingang/Sammelbehälter ist, wird verarbeitet
- nichts darf noch einmal zurück in den Posteingang
- jedes Objekt wird komplett verarbeitet
Verarbeiten: Zwei wichtige Fragen
Diese Regeln beachtend, geht es los mit dem Verarbeiten, mit folgenden zwei essentiellen Fragen:
- Wir fragen uns: „Was ist das?“
Hierbei geht es primär darum, zu entscheiden, ob wir etwas gesammelt haben, das wir eigentlich gar nicht verarbeiten sollten. Das könnte z.B. ein Beleg, sein, der nicht mehr relevant ist oder eine Information, die schon überholt ist. Entsorge bereits hier großzügig! - Danach fragen wir uns: „Erfordert es eine Aktion?“. Es gibt nur zwei Antworten auf diese Frage: ja oder nein
- Ja: wir müssen etwas mit diesem Objekt tun – hierzu erläutern wir weiter unten mehr.
- Nein: wir müssen nichts mit diesem Objekt tun – auch hier gehen wir weiter unten auf die Details ein.
Etwas zu tun: zwei weitere Fragen beim Verarbeiten!
Müssen wir etwas mit dem „Ding“ tun, so gibt es noch einmal 2 Fragen, die wichtig sind:
- Wie sieht die nächste, konkrete, physische und sichtbare Aktion aus, die uns weiterbringt?
- Sofern es mehr als eine Aktion bzw. Sitzung erfordert: was ist das Gewünschte Ergebnis (das Projekt), das wir mit diesen Aktionen erreichen wollen.
Diese zwei Elemente sind der Kern von Getting Things Done:
- Die Nächste Aktion ist der Startpunkt.
- Das Gewünschte Ergebnis ist dagegen der Endpunkt eines Projekts.
Bei Getting Things Done werden „Projekt“ und „Gewünschtes Ergebnis“ miteinander gleichgesetzt: wenn wir also von einem Projekt sprechen, benennen wir es immer mit dem damit verbundenen „Gewünschten Ergebnis“.
Verarbeiten: Nächste Aktion & Projekt
Nächste Aktionen werden auf sogenannten Aktionslisten geführt – ob auf Papier oder in einem IT-System ist hierbei nicht wichtig. Wichtig ist, dass man regelmäßig mit dem System arbeitet. Wenn man sein System aktuell hält, kann man sich darauf verlassen. Wie man das am Besten macht, beschreiben wir im Artikel zum Durchsehen.
Gewünschte Ergebnisse bzw. Projekte werden auf der sogenannten Projektliste geführt. Bei der Projektliste geht es primär um den Überblick über die aktuellen und anstehenden Projekte. Am Besten werden die Ergebnisse positiv und anziehend formuliert. Gleichzeitig stellt die Projektliste ein Sicherheitsnetz dar: in der Hitze des Gefechts kann es schon einmal vorkommen, dass man vergisst, die jeweils nächste Aktion bei einem Projekt zu erfassen. Das kann vor allem vorkommen, wenn man aufgrund einer Störung seine Arbeit unterbrechen muss. In solchen und anderen Fällen stellt die Projekteliste sicher, dass nicht das ganze Projekt für eine Weile übersehen oder vergessen werden kann.
Verarbeiten: Beispiel Steuererklärung
Schauen wir uns auch hier ein Beispiel an: die von allen Deutschen heiß und innig geliebte Steuererklärung!
- die nächste, konkrete, physische und sichtbare Aktion ist zu Beginn dieses Projekts sicherlich etwas wie „Belege sammeln“, „Belege sortieren“, „Steuersoftware bestellen“ oder etwas ähnliches.
- das gewünschte Ergebnis hingegen ist, was ich am Ende idealerweise erreichen möchte. Um einen meiner Trainer- und Coaching-Kollegen, Sabri Erygit, zu zitieren, ist eine gute Formulierung hier z.B. „Steuererstattung auf dem Konto eingegangen“. Es handelt sich hierbei um ein Ergebnis, dass uns auch wirklich anzieht – im Gegensatz zum wenig aufregenden „Steuererklärung abgegeben“.
Wer macht es wann? 2-Minuten-Regel, Delegieren & Listen
Wenn wir die Nächste Aktion festgelegt haben, klären wir, wer sie wann ausführt, und zwar in der folgenden Reihenfolge:
Option 1: Es dauert weniger als 2 Minuten? Wir machen es jetzt, selbst!
Wenn die Erledigung weniger als zwei Minuten benötigt, beherzigen wir die sogenannte 2-Minuten-Regel: wir erledigen es direkt selbst. Warum? Weil es länger dauern würde, es zu aufzuschreiben und wieder zu verstehen, bzw. um es zu delegieren.
Option 2: Es gibt jemand anderen, der es tun kann oder muss? Wir delegieren!
Wenn wir an jemanden delegieren können oder es im Team jemanden gibt, der es besser kann bzw. mehr Zeit hat, delegieren wir die Nächste Aktion nach Möglichkeit. Falls das nicht geht, landen wir bei der dritten Option. Mehr Informationen zum Delegieren.
Option 3: Ab auf eine Liste!
Wenn wir die Nächste Aktion weder in zwei Minuten erledigen, noch delegieren können, müssen wir sie selber machen, aber nicht jetzt. In dieser Phase von Getting Things Done geht es darum, alle gesammelten Dinge möglichst schnell und vollständig zu klären. Das heißt, dass wir Dinge, die länger als zwei Minuten dauern, auf eine Liste schreiben, von der wir sie zum richtigen Zeitpunkt später erledigen. Wie die Listen in Getting Things Done funktionieren, wird in Phase 3, Organisieren, erklärt.
Nichts zu tun: Mülleimer, Referenzmaterial & Wiedervorlage
Sofern wir nichts mit dem Ding tun müssen, das wir aus dem Posteingang gefischt haben, gibt es drei Möglichkeiten, was wir damit tun:
Option 1: Wir entsorgen es: ab in den Mülleimer
Dinge, mit denen wir nichts tun müssen und denen wir auch keinen Wert für die Zukunft beimessen, brauchen wir nicht aufzubewahren. Wir werfen Sie einfach weg. Beispiele sind Briefe, die lediglich Werbung enthalten, die uns nicht interessiert oder Newsletter.
Option 2: Wir legen es als Referenzmaterial ab
Dinge bzw. Informationen, die wir in der Zukunft eventuell noch einmal im Rahmen eines Projekts oder einer Tätigkeit gebrauchen können, werden in unser Referenzmaterial überführt. Dies ist in der Regel eine strukturierte Ablage für Papier bzw. digitale Daten. Wir empfehlen hier, die Struktur möglichst flach zu halten, da komplexe Ablagestrukturen nur zum Suchen führen. Ein etwas ungewöhnliches, aber gutes Beispiel für Referenzmaterial ist ein Flyer einer Pizzeria: er ist nichts, mit dem wir aktuell etwas tun müssen. Aber zeitgleich ist er auch Etwas, das extrem wertvoll ist, wenn man zu einer anderen Zeit Appetit auf Pizza hat.
Option 3: Wir legen es in die Wiedervorlage
Für die Wiedervorlage gibt es in Getting Things Done einige schöne Ideen. Diese führe ich an anderer Stelle weiter aus: die Eines-Tages/Vielleicht- oder Someday/Maybe-Liste, terminierte Erinnerungen im Kalender oder die sogenannten 43 Ordner. Allen Varianten ist gemein, dass es sich bei den Dingen, die wir dort hinterlegen, um etwas handelt, das wir im Moment nicht bearbeiten müssen oder wollen. Gleichzeitig ist es aber auch etwas, das wir nicht vergessen wollen. Ein Beispiel könnte eine Visitenkarte sein: es könnte sich um einen Menschen handeln, bei dem wir uns nicht umgehend melden möchten. Evtl. ist die Person aber später ein interessanter Ansprechpartner, wenn wir mal in seiner Stadt sind.
Phase 3: Organisieren
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