E-Mails erschlagen viele Mitarbeiter in Firmen. Im Rahmen des Getting Things Done (GTD)-Coachings ist der E-Mail-Posteingang oft eines der besonders sichtbaren Elemente, die uns zeigen, warum ein Klient unsere Hilfe benötigt. Um den E-Mail-Posteingang auf einen sauberen neuen Startpunkt zu bekommen, sind oft einige schwierige Stunden der Selbstdisziplin und Konzentration erforderlich. Das ist etwas, das mit unserer Unterstützung oft leichter zu bewältigen ist als alleine. Durch das Coaching schaffen es meine Coachees oft, von mehreren zig-tausend E-Mails auf weniger als hundert zu kommen, an denen noch gearbeitet werden muss. Dies gelingt uns sowohl in den Coaching-Sitzungen in Seminaren sowie im persönlichen Coaching am Schreibtisch des Klienten oder in virtuellen Coaching Sessions.
Was tun wir beim Coaching mit E-Mails?
Wir beantworten oder bearbeiten nicht jede E-Mail. Warum nicht? Weil es für das, was wir erreichen wollen, nicht notwendig ist. Wir wollen Klarheit, Kontrolle und Perspektive erreichen. Natürlich müssen wir viele E-Mails auf ihren Inhalt überprüfen, aber wir müssen nicht an ihnen arbeiten. Und das ist es, worin GTD am besten ist.
Warum es einem mit einem leeren E-Mail-Posteingang besser geht
Wenn man das Gefühl der Kontrolle zurückerhalten will, muss uns alles Wichtige bewusst sein, das auf uns zukommt. Heutzutage ist E-Mail einer der Hauptkanäle, über die die Leute Informationen erhalten. Daher ist es ein großes Risiko, wenn man seine E-Mails nicht im Griff hat, da Themen, die in einem ungeordneten E-Mail-System versteckt sind, eskalieren könnten. Ein paar Mal am Tag sollte man herausfinden, was sich angesammelt hat und entscheiden, was damit zu tun ist – oder eben auch nicht.
Dauerhafte Chaos-Reduktion: Filtern von E-Mails
Häufig nutzen die Posteingänge, die ich im Coaching zu sehen bekomme, keines der leistungsstarken Werkzeuge, die wir heutzutage zur Verfügung haben. Das wichtigste Werkzeug, den Posteingang unter Kontrolle zu bekommen sind E-Mail-Filter. Hier sind einige Anwendungsbeispiele, die Lebensretter für Ihre E-Mail-Produktivität sein können:
- Sortieren unwichtiger Dinge in entsprechende Ordner (z.B. Newsletter, Updates von Online-Shopping und Ähnliches)
- Sortieren von E-Mails, in denen Sie in Kopie/CC stehen (diese sollten nicht so wichtig sein wie der andere Inhalt Ihres Posteingangs, vorausgesetzt, die E-Mail-Etikette Ihres Unternehmens existiert bzw. wird gelebt)
Das Einrichten dieser Filter ist mit unterschiedlichem Aufwand verbunden. Am einfachsten ist es in Google Mail bzw. Gmail, sowohl bei privaten/kostenlosen wie auch bezahlten Firmenkonten. Nach der Aktivierung der neuen Posteingangsregisterkarten wird alles von Google fast fehlerfrei automatisch sehr gut vorsortiert. Wenn Sie Gmail nutzen und das noch nicht aktiviert haben, sollten Sie das sofort tun (Anleitung).
Wenn Sie nicht Gmail nicht nutzen, müssen Sie die Filter manuell einrichten. Der erste Schritt zum Filtern der E-Mails besteht darin, alle E-Mails nach Absender zu sortieren – so findet man am einfachsten Absender, die keinen Platz im Posteingang verdient haben. Wenn man den Posteingang auf diese Weise aufräumt, gibt es zwei wichtige Optionen:
- man richtet einen Filter ein, um die Art von E-Mails automatisch nach Eingang in einen Unterordner zu verschieben
- man meldet sich einfach von E-Mails ab, die man nicht bekommen möchte
Übrigens: jeder Newsletter MUSS einen Abmeldelink enthalten.
Was hier beschrieben wird, verringert die Anzahl der täglichen E-Mails in der Regel erheblich. In vielen Fällen reduziert dies auch die Anzahl der E-Mails im Posteingang des Klienten erheblich.
Weitere Reduzierung: Bearbeiten nach Absender und Betreff
Wenn Sie sehr alte E-Mails in Ihrem Posteingang haben, sollten Sie zunächst ein Stichtag festlegen, um sich von allem sehr Alten zu trennen, also den E-Mails, bei denen Sie sich sicher sind, dass Sie sie einfach archivieren können. Am einfachsten ist es, die E-Mails einfach in einen Archivordner zu verschieben.
Danach gehen Sie wie folgt vor:
- Sortieren nach Absender: Machen Sie dort weiter, wo Sie oben aufgehört haben, und archiveren Sie die E-Mails von Absendern, bei denen Sie sich völlig sicher sind, dass Sie geantwortet haben oder Nichts mehr tun müssen. Archivieren Sie alle oder Teile der E-Mails. Verschieben Sie hier nur die großen Brocken (> 5 Mails), verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit Details.
- Sortieren nach Betreff: Genau wie oben – wählen Sie auch hier nur die großen Brocken aus.
Getting Things Done: Klären & Organisieren
Nachdem Sie das größte Durcheinander beseitigt haben, wird es komplizierter: Sie müssen tatsächlich Ihr Gehirn benutzen, um für jede E-Mail, die Sie aus Ihrem Posteingang bekommen möchten, eine Entscheidung zu treffen. Um dies zu tun, wenden wir die GTD-Schritte Verarbeiten und Organisieren an:
- Finden Sie heraus, worum es sich bei dem, was Sie gerade betrachten, handelt. Dies ist ein guter Schritt, um offensichtlichen Spam zu löschen, den wir wie oben angegeben nicht aussortieren konnten. Eine Investitionsmöglichkeit von einem Prinzen in Nigeria fällt in diese Kategorie.
- Prüfen Sie, ob Sie etwas mit der E-Mail tun müssen oder wollen.
- Wenn Sie Nichts mit der E-Mail tun wollen oder müssen, ist sie im Allgemeinen entweder Müll oder etwas, das irgendwo als Referenzmaterial oder zur späteren Inspiration abgelegt werden sollte.
- Wenn etwas zu tun ist, überprüfen wir, was die nächste tatsächliche, physische Aktion ist, die dieses Thema voranbringt. In GTD wird dies als die Nächste Aktion bezeichnet.
- Als Nächstes prüfen wir, ob es nur eine nächste Aktion gibt oder ob es mehrere gibt. Wenn es mehr als eine Aktion gibt, überlegen wir, was wir mit dem, worum es bei dieser Sache geht, erreichen wollen. In GTD nennen wir dies das “Gewünschte Ergebnis” oder “Projekt”.
Wie man GTD für E-Mails aufsetzt und Inbox Zero erreicht
Wenn Sie dies auf E-Mails anwenden möchten, hier ist eine Methode, die für jedes E-Mail-System funktioniert. Wenn es für Sie nicht funktioniert, lassen Sie es mich bitte wissen. Es gibt auch andere Methoden, aber diese gelten für spezifische Softwarepakete. Insbesondere für Microsoft Outlook gibt es eine noch deutlich effizientere Weise, E-Mails zu verarbeiten. Lassen Sie mich wissen, falls Sie wissen möchten, wie man dies am besten in Ihrem spezifischen System umsetzt:
- Erstellen Sie einen Unterordner mit dem Namen @Action. Hierhin verschieben Sie alle E-Mails, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen, wann immer Sie Zeit haben. Durch das “@” wird der Ordner in Ihrer Ordnerstruktur ganz nach oben geschoben.
- Wenn die E-Mail, die Sie während des Verarbeitens betrachten, weniger als 2 Minuten zur Fertigstellung benötigt, erledigen Sie sie sofort. Stoppen Sie die Zeit – E-Mails einzuschätzen kann besonders schwierig sein. Dies wird als die 2-Minuten-Regel bezeichnet.
- Wenn die E-Mail nicht in 2 Minuten erledigt werden kann, verschieben Sie die E-Mail in den Ordner @Action, um sie dort zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Idealerweise ändern Sie den Betreff in einen Text, der die Nächste Aktion beschreibt.
Der Hintergedanke dabei ist, dass Sie gerade Zeit damit verbracht haben herauszufinden, was als Nächstes mit dieser E-Mail zu tun ist – wenn Sie es nicht aufschreiben, müssen Sie wieder darüber nachdenken. Das ist überflüssige Arbeit. Leider gibt es viel zu viele Leute da draußen, die einfach antworten, ohne jemals darüber nachzudenken, ob der Betreff noch zum Inhalt passt.
Nun haben Sie einen leeren Posteingang und einen überschaubar vollen @Action-Ordner, der alle E-Mails enthält, an denen Sie arbeiten müssen. Von nun an ist Ihr Posteingang genau das, was er sein sollte: ein Posteingang. Etwas, wo Sachen reinkommen, die Sie klären und von wo aus Sie sie an die richtigen Stellen in Ihrem System verschieben. Auf diese Weise ist Inbox Zero sehr einfach realisierbar!
Wenn Sie Hilfe beim Leeren Ihres Posteingangs haben möchten, kontaktieren Sie mich – gerne können wir uns völlig unverbindlich einmal zum Thema unterhalten!