Meilensteintrendanalyse: Terminplan im Griff!

Im Jahr 2004 durfte ich das mächtigste Instrument kennenlernen, das ich bis heute zur Nachverfolgung von komplexen Projekten kenne: die Meilensteintrendanalyse (MTA). Mit ihr lässt sich der Verlauf eines Großprojekts mit vielen Teilprojekten sehr gut nachvollziehen, um so ggf. steuernd einzugreifen.

Wie funktioniert die Meilensteintrendanalyse?

Bei Großprojekten gibt es regelmäßig Updates des Gesamtterminplans. Handelt es sich um ein komplexes Projekt, so gibt es in der Regel Teilprojekte und für das Gesamtprojekt wie auch für die Teilprojekte gibt es Meilensteine. Nehmen wir das klassische Beispiel einer Hochzeitsplanung. Hier gibt es das Teilprojekt „Kleidung“ und das Teilprojekt „Veranstaltungsort“ sowie „Gästeliste“. Wenn wir diese in einen Terminplan packen, macht es Sinn, die folgenden Meilensteine zu setzen:

• Veranstaltungsort gewählt
• Gästeliste final (in diesem Beispiel abhängig vom Veranstaltungsort, also der möglichen Anzahl der Gäste)
• Hochzeitskleidung gekauft

Bei der Meilensteintrendanalyse wird der Verlauf der Meilensteintermine (Y-Achse) entlang der Berichtszeitpunkte (X-Achse) aufgetragen. Das führt zu folgenden Verlaufsformen:

• ein Meilenstein, der solide geplant ist und nicht durch irgendwelche Störungen beeinflusst wird, wird zu jeden Berichtszeitpunkt am gleichen Termin liegen: er ändert seine Position auf der Y-Achse nicht.
• ein Meilenstein, der zu optimistisch geplant wurde, wird sich über die Zeit etwas nach hinten verschieben: seine Position auf der Y-Achse wandert nach oben.
• ein Meilenstein, bei dem korrigierende Maßnahmen ergriffen werden, die greifen, wird eine Korrektur hin zu einem früheren Termin machen: er wird nach einer Abweichung nach oben wieder nach unten auf der Y-Achse rutschen.

Wenn wir das in einen Terminplan packen, der 6 Monate Vorlauf vor der Hochzeit hat, könnte das wie folgt aussehen.

Was sehen wir in der Meilensteintrendanalyse?

• die Suche nach dem Veranstaltungsort verläuft nach Plan (keine Änderung in der Y-Richtung)
• die Gästeliste zieht sich und wird erst spät finalisiert (Y-Wert geht immer weiter nach oben
• die Hochzeitskleidung engleist komplett – bis eine kompensierende Maßnahme im März dafür sorgt, dass sie wieder auf einen unkritischen Termin rutsch – sonst hätte das Brautpaar bei der Hochzeit evtl. keine passende Kleidung gehabt.

Warum ist das mächtig?

Mit dieser Analyse kann man mit relativ wenig Aufwand die Gesamtlage des Projekts überprüfen:

• bei lange parallel zur X-Achse laufenden Teilprojekten könnte es vorkommen, dass schlicht der Terminplan nicht kritisch geprüft wird.
• in Richtung der Y-Achse ausreißende Meilensteine eines kritischen Teilprojekts reißen in der Regel andere Meilensteine mit sich in den „Abgrund“ – wenn kein Teilprojekt davon betroffen ist, stimmt es sich evtl. nicht mit dem kritischen Teilprojekt ab.
• parallel zur Diagonalen verlaufende Meilensteine sind die gefährlichsten – hier steht zu befürchten, dass die Planung des Teilprojekts wertlos ist, wenn sie bei jedem Terminplanupdate um den gleichen Zeitraum in Richtung Y-Achse springt (habe ich so in der Realität schon erlebt – die beteiligte Firma gibt es nicht mehr)