Getting Things Done Phase 5: Erledigen

Die fünfte und letzte Phase des Getting Things Done Workflows ist die, in der wir alle schon ganz gut sind, bevor wir GTD überhaupt nur kennenlernen: Erledigen.

Wir alle haben es geschafft, auf Getting Things Done zu stossen. Damit sind wir schon weiter als viele andere Menschen: wir haben gemerkt, dass wir auf eine andere Art und Weise arbeiten müssen, um weniger Stress und mehr Erfolg zu haben. Und wir haben uns entschieden, zu handeln.

Oder: wir haben das, was wir tun, so gut im Griff, dass wir lernen möchten, wie wir mehr geschafft bekommen. So oder so, Du erledigst gerade etwas erfolgreich: Du informierst sich über die anerkannteste Selbstmanagement-Methode der Welt: Getting Things Done. GTD ist eine Methode, die schon vielen Menschen geholfen hat und definitiv das Potential hat, Dein Leben zu verbessern!

Was sind nun die wesentlichen Tipps & Tricks, die Getting Things Done zum Thema Erledigen auf Lager hat? Auch hier ist es keine Raketenwissenschaft, nur gesunder Menschenverstand:

• wir entscheiden, was wir tun, basierend auf drei „Filtern“, die wir nacheinander anwenden: Kontext, Zeit, Energie und impliziter Priorität
• wir strukturieren unseren Arbeitstag so, dass wir alle drei Arten von Arbeit erfolgreich erledigen können: Arbeit definieren, geplante Arbeit erledigen und Ungeplante Arbeit erledigen.

Wie wählen wir aus, was wir erledigen?

Die Phasen 1-3 von Getting Things Done stellen sicher, dass wir die Arbeit vorbereiten, indem wir unser GTD System befüllen, durch Sammeln, Verarbeiten und Organisieren. Phase 4, Durchsehen, sorgt dafür, dass unser System gut gepflegt ist und zuverlässig funktioniert. Beim Erledigen geht es jetzt darum, etwas tatsächlich zu bearbeiten.

Prinzip 1: Filtern der Aufgaben

Wir wählen Aufgaben anhand der folgenden Reihenfolge aus:

1. Kontext

Wir schauen uns die Kontext-Aktionslisten an, die für uns gerade relevant sind. Sind wir im Büro, müssen wir uns die Liste mit dem Kontext „Zuhause“ nicht anschauen. Ist gerade der Akku des Smartphones leer, müssen wir uns die Liste „Anrufe“ nicht anschauen.

2. Zeit

Wie viel Zeit haben wir im Moment zur Verfügung? „Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen“ ist vermutlich nicht die richtige Nächste Aktion, wenn in 5 Minuten eine Telefonkonferenz losgeht.

3. Energie

Wie sieht es im Moment mit unserem Energielevel aus? Direkt nach einem leckeren Mittagessen, das viel Fett und Kohlenhydrate enthalten hat, ist unser Energielevel wahrscheilnich eher niedrig. In der Fressnarkose bzw. dem Food Coma ist es vermutlich auch keine gute Idee, „Struktur für Strategiedurchsprache aufstellen“ auszuwählen.

4. Persönliche implizite Priorität

Bei den Aufgaben, die übrigbleiben, vertrauen wir auf unser Bauchgefühl. Wir wählen also aus, was wir, basierend auf der täglichen Durchsicht, als das Wichtigste sehen.
Wichtig: wir legen keine expliziten Prioritäten fest und schreiben sie nicht zu den Aufgaben. Dazu ändert sich die Welt inzwischen leider viel zu schnell. Bei Präsident Eisenhower (verstorben 1969) hat man noch mit Faxen und Memos gearbeitet. Daher hat damals die Eisenhower-Matrix noch Sinn gemacht. Heute ändert sich die Welt dafür einfach zu schnell.

Prinzip 2: Die drei Arten von Arbeit

Es gibt immer die folgenden drei Arten von Arbeit, die wir alle zu einem gewissen Grad jeden Tag verrichten. Hier werden die Drei Arten von Arbeit ausführlicher beschrieben.

Aufgaben definieren

Aufgaben definieren ist das, was wir in den ersten drei Phasen von Getting Things Done tun. Wir bereiten alles, mit dem wir etwas zu tun haben, so vor, dass wir es nur noch tun müssen.

Geplante Arbeit

Vordefinierte Aufgaben erledigen ist das, was wir in den ersten 3 Schritten vorbereitet haben, können wir extrem effizient abarbeiten. Denn wir müssen nur noch loslegen. Das hilft gegen Prokrastination insb. bei Aufgaben, die man nicht gerne erledigt.

Ungeplante Arbeit

Die Realität lässt sich auch mit GTD nicht verändern: es wird immer wieder Überraschungen geben! Insbesondere in der beschleunigten heutigen Zeit gibt es immer etwas, was spontan noch zu tun ist. Wichtig ist es, zu verstehen, dass auch das Arbeit ist – auch wenn es vorher oft nicht strukturiert vorbereitet wurde.

Was tun, wenn uns die Verteilung nervt?

Es gibt keinen Grund, sich schlecht zu fühlen, wenn man nicht alles erledigt bekommt. Wenn es aufgrund des Wahnsinns da draußen mal wieder nicht geklappt hat, dass man die vordefinierten Aufgaben alle erledigt hat, dann ist das in Ordnung und normal. Wenn das Verhältnis von ungeplanter zu geplanter Arbeit uns regelmäßig ärgert, weil es nicht dazu passt, wie wir gerne arbeiten, sollten wir vielleicht mit unserem Chef bzw. unserer Chefin sprechen. Durch die Art von Aufgaben, die man macht, kann man die Verteilung der drei Arten von Arbeit beeinflussen. Wenn das auch nicht hilft, ist es eventuell Zeit, sich einen anderen Job zu suchen. Denn die Verteilung der drei Arten von Arbeit hängt oft von der Arbeitsaufgabe und dem Arbeitsumfeld ab. In einem anderen Job ist die Verteilung vielleicht so, dass man glücklicher damit wird.
Wir müssen immer davon ausgehen, dass alle drei Arten von Arbeit jeden Tag vorkommen bzw. erledigt werden müssen – was auch immer wir tun. Hier beschreibe und erkläre ich die Drei Arten von Arbeit ausführlicher.

Erledigen: was heißt das für unsere Arbeitszeitplanung?

Wir sollten alle drei Arten von Arbeit entsprechend in unserer Zeitplanung berücksichtigen. Je nach Rolle kann die Verteilung zwar stark variieren. Idealerweise sollten aber immer alle Arbeitsarten unterzubringen sein.
Hierzu ein paar Beispiele:

• Support-Mitarbeiter haben an den allermeisten Arbeitstagen mehr Ungeplantes als Vordefiniertes zu tun.
• Software-Entwickler haben normalerweise immer mehr Vordefiniertes als Ungeplantes tun.
• Manager werden immer sehr viel zu definieren haben. Das ist alleine schon dadurch bedingt, dass er diverse Aufgaben an seine Mitarbeiter abgibt.

Wie sollten wir also bei der Arbeitszeitplanung vorgehen? 

Empfehlungen zur Arbeitsplanung

• Überblick bewahren: wir sollten einplanen, dass wir Zeit für ein oder mehrere tägliche Reviews brauchen. Diese Zeit ist wertvoll und sinnvoll – denn nur so ist sichergestellt, dass man den ganzen Tag auch das richtige tut!
• Verarbeiten & Organisieren: wir sollten einplanen, dass wir uns mit den vielen Informationen, die insbesondere per E-Mail auf uns einströmen auch irgendwann befassen müssen, um zu entscheiden, was wir damit tun müssen oder eben auch nicht. Zumindest müssen wir uns soweit damit befassen, dass wir den Überblick bewahren können. Wir sollten also auch Zeit für das Verarbeiten und Organisieren einplanen.
• Geplante Aufgaben erledigen: Hierfür müssen wir Zeit einplanen! Bei GTD empfehlen wir allerdings, keine Zeit für konkrete Nächste Aktionen einzuplanen. Auch hier schlägt nämlich oft die Realität zu. Das heißt, dass sich die Arbeitssituation von der Einplanung des Zeitblocks im Kalender bis zum Eintreten des Zeitblocks oft ändert. Wir sollten daher nur Zeitblocker für „geplante Arbeit“ oder „konzentriertes Arbeiten“ einplanen und dann situativ entscheide, was die richtige Aufgabe für diesen Zeitblock ist, wenn er da ist. Die einzige Ausnahme zu dieser Empfehlung ist es,  dass das, was wir tun wollen, genau zu diesem Zeitblock erledigt werden muss. Ist es die letzte Stunde vor der Strategiesitzung, ist es natürlich absolut sinnvoll, spätestens dort „Strategiesitzung vorbereiten“ einzuplanen.
• Zeit für Ungeplantes: Wir sollten Lücken im Kalender lassen! Sollten Kalenderlücken ohne Rückfrage von den Kollegen mit Terminen belegt werden, sollten wir auch Terminblocker für Ungeplantes einplanen. Zum Thema Terminblocker finden Sie hier einen ausführlichen Artikel.

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