In dieser Folge unseres Podcasts sprechen Moritz und über die dritte Phase von Getting Things Done, Organisieren.
Transkription der Zusammenfassung
Diese Transcription wurde mit TurboScribe.ai erstellt, dem Lieblings-Transkriptionsservice von Tobias.
[Moritz]
Ja, heute haben wir die dritte Stufe von Getting Things Done besprochen, das Organisieren, haben euch ein paar Beispiele gegeben, haben euch gesagt, warum Kontextlisten ein schönes, mächtiges Tool sind, mit dem man arbeiten kann, mit dem man arbeiten sollte.
Wir haben euch ein paar Beispiele gegeben, welche Tools man nutzen kann. Wir empfehlen Microsoft 365, andere Tools sind aber natürlich auch möglich und haben euch einfach mal ein Beispiel gezeigt, wie man richtig funktioniert. Wie vorgeht dieser Stufe?
[Tobias]
Genau, kleiner Nachtrag, der jetzt einfach hier noch kommt. Man kriegt auch beim Outlook.com oder Outlook.de kostenlose E-Mail Accounts von Microsoft, wo auch ein ToDo dranhängt. Also man kann das auch ganz gut für private Themen nutzen, kostenlos.
Und das ist meiner Meinung nach aktuell die beste Gesamtlösung. Datenschutz muss man immer schauen, was man machen darf, wie man es nutzt. Und genau, Organisieren ist ein Herzstück von GTD, das hilft, den Überblick zu bewahren und auszuwählen, was gerade das Richtige ist zu tun. Vielmehr gibt es nicht zu sagen.
Show Notes
Es geht weiter mit unserer Reihe zu „Getting Things Done“ (GTD) – der Selbstmanagement-Methode, die unseren Alltag nachhaltig strukturiert. Nachdem wir in den vergangenen Episoden bereits über das Sammeln und Verarbeiten gesprochen haben, widmen wir uns heute intensiv der dritten Phase: dem Organisieren.
Moritz und Tobias erklären detailliert, wie der fließende Übergang vom Verarbeiten zum Organisieren gelingt, warum die feine Kategorisierung über Dein „externes Gehirn“ den entscheidenden Überblick sichert und wie Du Dein Umfeld mit einer einfachen Liste positiv erziehen kannst.
Du erfährst in dieser Episode:
- Was genau der feine Unterschied zwischen Verarbeiten (Entscheidungen) und Organisieren (Ablage im externen Gehirn bzw. Second Brain) ist.
- Welche vier großen Listenstrukturen das Fundament bilden: Nächste Aktionen, Projektliste, Warten-auf-Liste und der Kalender (ja, auch der Kalender ist im Grunde eine Liste!).
- Wie Kontextlisten, z. B. für Telefonate, Aufgaben im Büro, von Zuhause aus oder für den Zustand „Braindead“, die tägliche Aufgabenliste radikal und sinnvoll reduzieren.
- Warum die „Warten auf“-Liste (Waiting For) ein absoluter Gamechanger für die Zusammenarbeit mit anderen Menschen ist und wie Tobias damit im Konzernalltag hartnäckig ans Ziel kam.
- Wie Du Projekte nach der GTD-Denkweise richtig anlegst und strukturiert mit Nächsten Aktionen angehst.
- Welche Tools sich in der Praxis bewähren – vom klassischen analogen Notizbuch über Open-Source-Lösungen bis hin zur optimalen, datenschutzkonformen Integration in der Microsoft 365-Welt (Outlook, Microsoft To-Do, OneNote), die es übrigens auch kostenlos für Privatnutzer gibt.
Hinweise, Artikel und Beiträge
- Unsere Podcast-Seite mit Links zu den Transkriptionen der Episoden zum schnelleren Nachschauen von spannenden Stellen.
- Das Buch zur Methode: Getting Things Done* bzw. Getting Things Done: Wie ich die Dinge geregelt kriege* von David Allen.
- Der offizielle Einblick: Getting Things Done Podcast – Hier spricht David Allen unter anderem über die Entstehung der Kontextlisten aus Nutzer-Feedback.
- Die im Podcast erwähnten Microsoft-Tools für Dein GTD-System: Microsoft To Do, OneNote und Outlook (Kostenlose Version für private Organisation).
- Für Verfechter von Open-Source-Alternativen: Die von Tobias historisch erwähnte Software GetOnTracks auf GitHub.
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Transkription des eigentlichen Gesprächs
Diese Transcription wurde mit TurboScribe.ai erstellt, dem Lieblings-Transkriptionsservice von Tobias.
[Tobias]
Es ist eine Weile her, aber es muss mal weitergehen mit Getting Things Done, der Methode, die mich begeistert und die viele, viele richtig geile Sachen in meinem Leben erzeugt hat.
[Moritz]
Eine der Grundlagen, auf der wir zusammengekommen sind vor ein paar Jahren, das ist ein Thema, was mich halt interessiert hat und ich nach einem Experten gesucht hat, der mich auf diesem Weg ein bisschen begleiten kann und das hat sehr gut funktioniert. Seitdem tauschen wir uns regelmäßig auch über dieses Thema aus, haben in der Vergangenheit auch schon zwei Episoden über die fünf Phasen aufgenommen, nämlich über Sammeln, Verarbeiten. Heute wird es um Organisieren gehen und perspektivisch natürlich noch um Durchsehen unterledigen.
[Tobias]
Genau, das sind die fünf Phasen, wie sich Getting Things Done aufbaut und ich bin Trainer und Coach für die Methode, seit 2014 Trainer, seit 2016 Coach, richtig auch mit den Koryphäen des Themas, also David Allen beziehungsweise den Master Trainern eben dann ausgebildet worden und bevor ich das gemacht habe, habe ich einfach das Buch gelesen und versucht es zu implementieren und auch das funktioniert schon echt richtig gut.
[Moritz]
Ja und ich kann mir mittlerweile GTD aus meinem Leben auch nicht mehr wegdenken. Es ist so ein Standardsystem in meinem Alltag, wo ich auch jedes Mal ein Projekt organisiere und wir hatten ja schon über zwei Phasen gesprochen und da werden wir jetzt nicht in Detail eingehen, aber grundsätzlich in der ersten Phase beginnt es, egal was tagtäglich auf mich hineinwirkt oder einfließt, wird an einem Ort gesammelt. Ich mache mir auch keine Gedanken, wo es hinkommt.
Es kommt halt erst mal in einem Ort. Im zweiten Schritt, wo wir schon darüber geredet haben, verarbeiten wir es, dass wir das erst mal zuordnen und im dritten Schritt wird es dann wirklich spannend, wo wir dann sagen, jetzt organisieren wir diese Informationen, wo wir wirklich festgestellt haben, mit denen wollen wir doch was machen und darum wird es heute gehen.
[Tobias]
Genau, der Coach muss natürlich noch ein bisschen klug scheißen hinterher. Beim Verarbeiten ist für mich besonders wichtig, dass wir da Entscheidungen treffen. Wie Mo jetzt völlig korrekt gesagt hat, sammeln wir am Anfang erst mal, denn wir wollen sicherstellen, dass wir nichts vergessen.
Habt ihr sicher schon mal erlebt, ihr habt euch gedacht, ich hatte doch so eine gute Idee, was war das nochmal? Wenn man es aufschreibt, kann man es nicht vergessen. Beim Verarbeiten, haben wir in der Episode auch besprochen, frage ich mich eben, was ist der absolut nächste Schritt, um dieses Ding voranzubringen und wenn es mehr als ein Schritt ist, was ist denn das gewünschte Ergebnis?
Warum mache ich das überhaupt? Basierend darauf setzen wir jetzt mit Organisieren an, denn wir haben Entscheidungen getroffen, aber wir müssen sie ja irgendwie vor uns sehen. Wir müssen ja an irgendeinem externen Gehirn uns orientieren, denn es ist zu viel, als dass wir es uns marken könnten.
Und da kommt eben dann Organisieren ins Spiel.
[Moritz]
Und das muss ich sagen, war für mich auch so das, was am mittellängsten gedauert hat, für mich dann zu begreifen, wo jetzt genau der konkrete Unterschied zwischen dem Schritt Verarbeiten und Organisieren steht. Was mir geholfen hat, ist zu sagen, Verarbeiten ist erstmal eine Art grobe Kategorisierung, während es bei Organisieren wirklich in eine feine Kategorisierung geht.
[Tobias]
Ja, eigentlich hängen die zwei Phasen sehr, sehr nah beieinander, weil du dir natürlich die Fragen alle gleichzeitig stellst. Im Buch und auch in den Kursen und im Coaching lernen wir es separat, weil es zu viel auf einmal wäre. Und wenn man Verarbeiten, gerne die Folge dazu anhören, gelernt hat, dann funktioniert das auch ohne die zusätzlichen Tricks von Organisieren, aber dann wird es sehr schnell unübersichtlich.
Dann habe ich halt im Worst Case eine ganz lange Liste mit nächsten Aktionen und gewünschten Ergebnissen und habe keinen Überblick mehr. Und wie wir das aufbauen, damit es übersichtlich ist, das ist im Endeffekt Organisieren. Und wenn ich dann eben verarbeite, dann treffe ich alle Entscheidungen, wo ich das eben reinschreibe, in welche Liste, an welchen Stellen, gleich mit.
[Moritz]
Und da hast du schon ein zentrales Instrument schon mal angeteasert, nämlich Listen. Und das ist etwas, was dann auch in Organisieren reinfällt. Wir haben verschiedene Tätigkeiten, die wir machen können.
Aber nicht in jedem Kontext, wo wir uns gerade befinden, macht es Sinn, die Sache zu machen. Deswegen arbeitet man bei Getting Things Done mit sogenannten Kontextlisten und beim Organisieren werden Aufgaben diesen Kontextlisten zugeordnet. Das kann sein, eine Kontextliste telefonieren.
Das heißt, das sind Aufgaben, wo ich mit jemandem sprechen muss. Und wenn ich jetzt gerade irgendwo bin, wo es gerade sehr laut und unruhig ist, dann ist das kein Kontext, in dem ich gut telefoniere. Andere Kontexte, wie zum Beispiel, ich fahre im Auto für eine längere Zeit.
Ich habe da eine Stunde Zeit, habe eine Freisprechanrichtung. Das wäre etwas, wo ich in diese Kontextliste reingucken kann und sehe, wem will ich eigentlich noch anrufen?
[Tobias]
Genau, das ist auch eines meiner Lieblingsbeispiele. Bei Anrufen macht es einfach absolut Sinn. Entweder ist, wenn ich eh im Anrufmodus bin, mich hat jemand angerufen, lohnt sich nicht mehr, bis zum nächsten Meeting konzentriert was zu arbeiten, mache ich einfach noch ein paar Anrufe weg.
Das ist die eine Möglichkeit. Und so der Grundgedanke ist, wann immer ich überlege, was mache ich als nächstes, kann ich über diese Kontexte einschränken, was überhaupt Sinn macht anzuschauen. Wenn wir zurückgehen auf das, wir machen keine Kontexte, haben wir eine ganz lange Liste.
Da sind Anrufe drin, da sind Themen drin, die man mit dem Chef besprechen will oder mit der Chefin. Da sind Dinge drin, die kann ich nur daheim machen, Dinge, die kann ich nur im Büro machen. Und tatsächlich sind diese Kontexte aus Feedback von Nutzern von GTD entstanden, erzählt David Allen sehr schön in einem Podcast.
Und es hilft einfach, die Listen zu reduzieren, weil ich dann eben nur die Listen angucke, an denen ich gerade überhaupt arbeiten kann. Bin ich im Büro, macht es überhaupt keinen Sinn, Aufgaben anzuschauen, die ich nur daheim machen kann. Deswegen gibt es eine Liste zu Hause für Dinge, die ich nur zu Hause machen kann und eine Liste Büro für Dinge, die ich nur im Büro machen kann.
Und dann gibt es natürlich noch andere Listen, die flexibler sind, wo ich vielleicht auch überlegen kann, mache ich die am Computer, im Büro oder zu Hause, wenn ich einen Laptop habe.
[Moritz]
Das zeigt auch wieder, dass man im GTD-System auch sehr flexibel ist. Es gibt sogenannte Vorlagen oder Vorschläge, wie man es machen könnte, aber je länger man im System ist, desto mehr kann man halt auch aus Erfahrung sagen, das passt für mich oder das passt nicht. Also gerade bei den Kontextlisten hat sich da bei mir über die Zeit doch recht viel entwickelt.
Also ich habe eine Kontextliste, die heißt zum Beispiel Braindead. Da kommen Aufgaben rein, wo ich weiß, selbst wenn mein Energielevel extrem niedrig ist, kriege ich die irgendwie immer noch hin und kann sie halt einfach abarbeiten. Eine Kontextliste, über die wir jetzt noch nicht gesprochen haben, die in meinen Augen aber zentral ist und die für jeden Sinn macht und tatsächlich eine Liste war, die ich schon hatte, bevor ich Getting Things Done kannte, ist die Waiting For-Liste.
Das ist eine Liste, wo ich alle offenen Vorgänge ablege, wo ich noch auf eine Rückmeldung warte. Und das ist etwas, was mir mein Leben schon vor Jahren extrem erleichtert hat. Ihr kennt das vielleicht, ihr arbeitet an einem Projekt, da sind ganz, ganz viele Schritte dabei.
Ihr müsst mit verschiedenen Leuten zusammenarbeiten. Ihr schreibt eine Person ab und das Thema ist aus dem Kopf raus. Ihr wisst, es ist erstmal abgehakt, diese Person wird oder muss jetzt etwas machen.
Aber es kann sein, dass diese Person das vergisst oder dass sie vielleicht andere Themen hat oder einfach keine Lust drauf hat. Indem ich es in meine Waiting For-Liste schreibe, schreibe ich das Datum rein, wen ich angeschrieben habe und worauf ich warte, kann ich einmal die Woche nachgucken, ist das Thema noch offen. Wenn es nicht mehr offen ist, wenn die Person reagiert hat, kann ich es halt löschen.
Wenn es offen ist, kann ich einfach nachhaken. Und das stellt halt sicher, dass mir nichts mehr durchrutscht. Und das lernen halt auch die Leute, mit denen man zusammenarbeitet.
Die können es halt versuchen zu verzögern oder wegzuschieben, aber da ist eine Person, die bleibt so lange hartnäckig und bleibt dran, bis es am Ende auch abgeschlossen wird. Und in der Folge werden dann die Anfragen von mir in der Regel relativ schnell bearbeitet. Also man erzieht damit auch sein Umfeld.
[Tobias]
Bei lernfähigen Menschen, das sind ja leider nicht alle. Ich erinnere mich auch noch sehr schön an eine Geschichte, da habe ich von jemandem was gebraucht und er hat aber so viele Themen gehabt und wollte nicht so richtig. Und durch hartnäckiges Nachfragen kann man aber schon was erreichen.
Ich bin dann halt jeden Tag hin, das war noch im Konzern, habe dann gesagt, so, wie sieht es denn aus? Ich warte ja auf was von dir. Und dann meinte er so, ja, nee, ganz schwierig.
Und dann bin ich da halt ein paar Tage hintereinander jeden Tag hin, habe mich bequem hingesetzt, habe ihn erklären lassen, warum es wieder nicht geklappt hat. Und irgendwann hat er einfach die Nase voll gehabt und es erledigt, weil die Zeit, die er mit mir verbringen muss, war jetzt nicht seine beste Zeit des Tages, glaube ich. Und kurz von der Nomenklatur oder von der Struktur, die Warten auf ist sehr, sehr ähnlich zu einem Kontext.
In der reinen Lehre ist es auf einer anderen Ebene. Die Kontexte sind eine Unterstruktur von den nächsten Aktionen, weil ich jeder nächsten Aktion zuordne, was brauche ich, um es zu machen. Warten auf ist eigentlich auf der gleichen Ebene wie nächste Aktionen.
Wenn ich nämlich durch mein Diagramm gehe, bei GTD, durch den Workflow, dann fallen die Warten auf, fallen raus aus dem Delegieren vor allem und natürlich aus mündlicher Absprache und die nächsten Aktionen fallen raus aus, mache es später. Jetzt kannst du es nicht tun, weil es länger als zwei Minuten dauert. Dementsprechend so auf der Ebene drüber hat man die nächsten Aktionen, die Projekte-Liste, die Warten-auf-Liste und den Kalender.
Das sind die vier großen Listen. Jetzt sagt sicher irgendeiner von euch, Kalender ist doch keine Liste. Dann stellt halt mal in Outlook die Listenansicht im Kalender ein und ihr seht, es ist sehr wohl eine Liste, denn da werden Dinge aufgeführt, die chronologisch sortiert sind und die kann man in Listenform bringen.
Dann ist es aber nicht übersichtlich. Deswegen haben wir diese Ansicht, wo wir die Blöcke im Tagesablauf sehen, aber schlussendlich ist es eine Liste.
[Moritz]
A1. Da hat er wieder ein bisschen abgenördelt und gezeigt, dass er tief im Thema steht, aber trotzdem, wie gesagt, am Ende ist es ein System, was recht niederschwellig ist, wo man halt für sich einen Weg finden kann, der funktioniert und wie genau man das jetzt zuordnet, ist nicht klar kriegsentscheidend, sondern… A2.
[Tobias]
Das war nur die Randbemerkung von rein formal der Lehre nach. Operativ macht überhaupt keinen Unterschied. Operativ ist warten auf genauso eine Liste im gleichen System wie eine Kontextliste.
A1. Genau.
[Moritz]
Also nicht abchecken lassen, sondern einfach machen, ausprobieren und neben den Kontexten etwas, was bei mir unter dem Punkt organisieren fällt, ist, dass ich Projekte anlege. Wenn es sich nicht um eine einzelne Aufgabe handelt, sondern wenn ich mehrere Aufgaben zu einem bestimmten Thema machen kann, ist es für mich nach der Gettings-and-Done-Denkweise ein Projekt. Dafür lege ich in der Regel in OneNote eine Projektseite an, wo ich nochmal schreibe, warum war ich das?
Was will ich damit erreichen? Was ist, wenn ich es erreicht habe? Und da schreibe ich alle Punkte auf, die gemacht werden müssen, alle Next Actions.
Und da sind am Anfang oft noch relativ wenige. Über die Zeit und bei umfangreichen Projekten können das sehr, sehr viele Next Actions sein. Und die stehen dann in meiner Liste, Projektliste, die ich dann nach und nach immer mehr befülle und entsprechend organisiere.
Genau.
[Tobias]
Absolut. Ich nörde mal wieder ganz kurz, das ist ja meine Rolle hier, vom Ablauf quasi. Wir entscheiden, was das Projekt ist beim Verarbeiten und beim Organisieren schreiben wir es an die richtige Stelle.
Also wenn wir es quasi so, wie es vom Ablauf beschrieben ist, machen würden, was überhaupt keinen Sinn macht, also nur zum Verständnis, dann würden wir beim Verarbeiten die nächste Aktion und das Projekt aufschreiben und würden es dann übertragen auf die Kontextliste, in die passt und in die Projektliste. Aber wie gesagt, der Übergang ist so fließend, das passiert eigentlich zusammen, das ist rein formal nur getrennt, um es besser klären und üben zu können.
[Moritz]
Also ein fließender Übergang bei mir ist in der Verarbeitung in der Regel so, dass ich schreibe, okay, hierzu müsste ich jetzt noch ein Projekt anlegen und dann lege ich irgendwann das Projekt an, was bei mir dann halt im Organisieren übergeht.
[Tobias]
Genau. Und das wäre spätestens dann im Wochenüberblick oder im Wochenüberblick merkt man, ui, ich habe ein Projekt, da fehlt ja eine nächste Aktion, aber das machen wir dann in der entsprechenden Folge dazu.
[Moritz]
Genau. Und damit hast du schon mal die nächste Folge angeteasert, da geht es nämlich um den Schritt 4, das Durchsehen.
[Tobias]
Genau. Was wir euch noch ganz kurz anreißen sollten, bevor wir in den Lightsaber gehen, ist, was gibt es denn jetzt für Tools, mit denen man das machen kann, dieses GTD. Ja, und die spannende Stelle ist eben beim Organisieren, welches Tool benutze ich, um diese Entscheidung, die ich getroffen habe, nachzuhalten.
[Moritz]
Ja, also grundsätzlich eine große Stärke von Gettings in STEM ist, dass es halt toolunabhängig ist. Du kannst es mit Papier und Schrift machen oder mit jedem Tool, mit dem du gerne arbeitest. Ich persönlich habe es versucht, in den Microsoft 365-Welt einzubetten und ich arbeite mit Microsoft To-Do, ich arbeite mit Outlook und ich arbeite mit OneNote.
Und das sind halt so im Wesentlichen meine drei Gettings in STEM-Tools.
[Tobias]
Ja, genau. Da bin ich auch, also vielleicht von der Historie her, was habe ich angefangen? Als ich das Buch gelesen habe, habe ich es einfach mal auf Papier gemacht.
Da hatte ich so ein kleines Ringbuch, A5 immer bei mir und da gab es dann halt einen Zettel, der war Anrufe, einen Zettel, der war Computer, einen Zettel, der war Projekte. Das hat gut für mich funktioniert, allerdings habe ich so einen Tick, dass ich immer will, dass der Zettel am Tagesbeginn schön aussieht. Das heißt, ich habe jeden Morgen dann das Zeug vom letzten Tag übertragen, das nicht durchgestrichen war.
Das war mir irgendwann zu blöd. Dann bin ich digital abgebogen, habe dann eine Open-Source-Software, GetOnTracks, ausprobiert. Die habe ich eine ganze Weile benutzt, die war ganz cool, sieht inzwischen aber arg antiquiert aus.
Ich habe die Tage nochmal drauf geguckt, die gibt es noch und dann habe ich eine Weile mit Google rumprobiert. Das geht schon, aber so richtig zufrieden war ich nicht, also vor allem habe ich Probleme gehabt, das war noch vor Google Tasks, die Listen sauber abzubilden und seit einer ganzen Weile bin ich jetzt eben auch bei ToDo und bin da sehr, sehr zufrieden, weil wirklich einfach alles drin ist, was man braucht und bezüglich Datenschutz ist es halt besonders angenehm, weil ein großer Teil der Dinge, die wir tun, haben mit E-Mails zu tun und wenn ich ein anderes Tool als Microsoft benutze, dann muss ich in der Regel die E-Mail dahin weiterleiten, bei Todoist, bei Nirvana, wie auch immer oder ich muss eine Referenz zur E-Mail aufbauen.
Und wenn ich aber sowieso im Microsoft-Universum meine E-Mail habe, dann ist das datenschutztechnisch maximal sauber, denn ob es jetzt bei Microsoft nur bei Outlook drin liegt oder auch noch in ToDo, macht vom Datenschutz her wenig Unterschied. Daher ist das für Konzerne in meiner Meinung nach und für Firmen definitiv die beste Lösung in Summe, weil es einfach da ist und sehr, sehr gut funktioniert.
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