Leerere Listen sind ein Wunsch, den viele GTDer mitbringen, wenn ich sie coache. In diesem Artikel soll es um einen kleinen Trick gehen, mit dem ich meine GTD-Praxis über den meist bekannten Standard hinaus optimiert habe. Diese Lösung funktioniert mit jedem Tool, mit dem man GTD umsetzen kann. Ich empfehle für die meisten Menschen, insbesondere im Konzern, aus mehreren Gründen Microsoft To Do.
Leerere Listen: Reduktion der Kontextlisten
Viele GTD-Nutzer erkennen das Problem sicherlich wieder: Die Listen werden manchmal so voll, dass man wenig Lust hat, sie zu sichten. Das liegt vermutlich daran, dass jede Nächste Aktion sich mit der Zeit in eine Erinnerung daran verwandelt, dass man das noch nicht gemacht hat. Grundsätzlich macht das Sinn, um nichts zu vergessen, aber gleichzeitig nervt es unnötig. Warum sollte ich die ganze Zeit eine Aufgabe anschauen, die ich sowieso diese Woche sicher nicht erledige? Leerere Listen sind deutlich schneller und angenehmer zu sichten, was sich positiv auf die GTD-Nutzung auswirkt.
Gleichzeitig hat die „Eines Tages/Vielleicht“-Liste (Someday/Maybe)als logische Stelle, um so etwas zu parken, eher den Charakter eines längerfristigen Parkplatzes. Die Lösung ist ein kleines Element der Methode, das wenig bekannt ist: die datumsspezifische Wiedervorlage, das sogenannte Tickler File (engl. für Kitzel-Datei). Eine im Buch genannte Variante sind die 43 Ordner, mit denen man sich Aufgaben oder Ungeklärtes in die Zukunft schicken kann, um leerere Listen zu bekommen. Auf dieses kleine Element geht auch die Website 43folders.com zurück, die leider schon seit mehr als 10 Jahren nicht mehr gepflegt wird.
Neue Liste(n): Nicht diese Woche!
Ich setze das in der Praxis so um, dass ich mehrere Listen habe, die ich in einem MS To Do-Ordner clustere, wodurch ich leerere Listen in meinem System bekomme:
Zu Beginn hatte ich nur eine Liste mit dem Titel „Nicht diese Woche“, was zwar dazu geführt hat, dass ich leerere Listen hatte. Leider war es aber mühsam, die dorthin verschobenen Einträge wieder in die Kontexte zu überführen. Beim Zurückschieben im Rahmen des Wochenüberblicks musste ich zu viel überlegen, in welchen Kontext die Aufgaben zurückgeschoben werden müssen. Das finde ich insbesondere schwer bei Kontexten, die nahe beieinander sind, wie im Bild zu sehen.
Viele Einträge, die ich am Computer erledigen könnte, erfordern nicht viel von meiner Aufmerksamkeit. Dafür habe ich den Kontext „Braindead“ (engl. „hirntot“, also geistig anspruchslos). Gleichzeitig sind die meisten Einträge allgemein in diesen beiden Kontexten, weil ich viel am bzw. mit dem Computer arbeite. Um beim Zurückschieben nicht jedes Mal überlegen zu müssen, habe ich diese Listen daher aufgeteilt. So kann ich zum Beispiel, auch wenn ich mal eine längere „Braindead“-Phase habe, direkt darauf zugreifen. Alles andere, was nicht im Kontext Braindead oder Computer ist, ist weniger schwierig zuzuordnen, sodass ich bisher nur diese beiden Kontexte abtrenne.
Im Sinn der reinen Lehre sind diese Listen ähnlich den 43 Ordnern. Nur, dass ich im Gegensatz zu den 43 Ordnern nur einen Zeitraum habe: die Wiedervorlage am nächsten Montag. Bemerke ich im Laufe der Woche bei meiner täglichen Sichtung des Systems, dass etwas sicher diese Woche nicht mehr klappt, wandert es auch auf diese Listen. Auch das führt dazu, dass ich leerere Listen habe.
„Nicht diese Woche“ vs. „Eines Tages/Vielleicht“
Die Unterscheidung zu „Eines Tages/Vielleicht“ ist, dass Dinge in diesem Ordner nur kurzzeitig geparkt werden und spätestens im nächsten Wochenüberblick darauf geprüft werden, ob sie zurück in einen normalen Kontext wandern. Natürlich wandern bei diesem Review auch regelmäßig Nächste Aktionen von „Nicht diese Woche“ auf „Eines Tages/Vielleicht“.
Mit der „Nicht diese Woche“-Liste wird es aber deutlich einfacher, den Überblick zu behalten: Diese Liste muss ich sicher prüfen, während Eines Tages/Vielleicht auch nur einmal im Monat geprüft werden kann. Solange nur Dinge dort landen, die man nicht öfter prüfen muss. Grundsätzlich spricht hier aber auch nichts dagegen, Listen mit „Nicht dieser Monat“ oder „Nicht vor Juni“ anzulegen, um so etwas noch einmal abzutrennen. Auch das sorgt natürlich dafür, dass man leerere Listen hat.
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