“Mein Tag” von Microsoft ToDo in Outlook anzeigen

“Mein Tag” bei Microsoft ToDo ist eine schöne und GTD-konforme Möglichkeit, Tagesaufgaben auszuwählen.

Warum “GTD-konform”? In Getting Things Done werden keine fixen Prioritäten wie z.B. bei der Eisenhower-Matrix gesetzt. Statt dessen entscheidet man basierend auf dem Überblick über alle Aufgaben, was im Moment am Wichtigsten ist. Der Hintergrund ist, dass die Welt heute zu schnell ist, um mit einer Methode wie Eisenhower noch Kontrolle erreichen zu können – schließlich war Eisenhower in den Jahren 1953 bis 1961 im Amt, vor über 50 Jahren, ganz ohne E-Mail, Slack oder MS Teams!

Mit der “Mein Tag” Funktion von Microsoft ToDo kann man jetzt das Beste beider Welten haben:

• man kann mit einem Rechtsklick über “zu Mein Tag hinzufügen” einfach Aufgaben für den Tag auswählen
• die Auswahl wird am Ende des Tages (Mitternacht) wieder zurückgesetzt. Das ist bei GTD wichtig, weil so keine zweite Liste entstehen kann, die die Liste aller Aufgaben verdrängt und in Vergessenheit bringt.

Mein Tag gibt’s nicht in Outlook

Nachdem mich ein Kollege darauf aufmerksam gemacht hatte, habe ich mich sehr mit dieser Funktion angefreundet – allerdings habe ich meine Aufgaben lieber in Outlook am rechten Rand des Bildschirms, in der sogenannten “Aufgabenleiste”.

Google sei Dank – im Internet kann man etwas dazu finden, wenn auch relativ gut versteckt. Hier folgt die Schritt für Schritt-Anleitung, wie man nur die “Mein Tag”-Aufgaben in Outlook anzeigt:

1. Aufgabenansichtseinstellungen auswählen bzw. oben auf der Aufgabenleiste rechts klicken:

2. Filtereinstellungen aufrufen

Wichtig: alle bereits bestehenden Filter gehen durch den nächsten Schritt verloren!
Also unbedingt Screenshots der Einstellungen machen, um ggf. wieder auf die alte Einstellung zurückwechseln zu können. Um bestehende Filter mit dem “Mein Tag” Filter zu kombinieren, einfach den bestehenden Text im Feld SQL kopieren und mit “OR” den neuen Filter hinten anhängen.
Mehr Support gerne auf Rückfrage via Kommentar!

3. Den Reiter “SQL” aufrufen, unten den Haken bei “Kriterien direkt bearbeiten. […]” setzen und folgenden Text in das Textfeld kopieren:

%today("http://schemas.microsoft.com/mapi/string/{6F305800-7B8B-41AF-B73B-84DE53A69D3D}/CommittedDay/0x00000040")%

Der Hintergrund…

Die Filterregeln von Outlook basieren auf der Struktur der Datenbank von Microsoft Outlook bzw. Exchange. Da Aufgaben in Outlook identisch in MS ToDo angezeigt werden, bedeutet das, dass beide auf die gleiche Datenbank zugreifen. Dementsprechend können auch die meisten Eigenschaften aus ToDo angesprochen werden.

Den Stern nach Outlook bringen!

Eine andere sinnvolle Eigenschaft, die man in Outlook einflechten kann, ist der “Stern” in MS ToDo. Dieser wird über die Priorität in der Aufgabe gespeichert, d.h., dass alle Aufgaben, die in Outlook mit hoher Priorität markiert sind, mit Stern in ToDo auftauchen und anders herum. Der Code für den Stern bzw. die oberste Priorität ist wie folgt und kann natürlich über “AND” bzw. “OR” mit dem obigen Code kombiniert werden:

"urn:schemas:httpmail:importance" = 2