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“Mein Tag” von Microsoft ToDo in Outlook anzeigen

10. April 2020 By Tobias Mueller-Zielke 4 Comments

“Mein Tag” bei Microsoft ToDo ist eine schöne und GTD-konforme Möglichkeit, Tagesaufgaben auszuwählen.

Mein Tag in MS ToDo
Die Ansicht in MS ToDo

Warum “GTD-konform”? In Getting Things Done werden keine fixen Prioritäten wie z.B. bei der Eisenhower-Matrix gesetzt. Statt dessen entscheidet man basierend auf dem Überblick über alle Aufgaben, was im Moment am Wichtigsten ist. Der Hintergrund ist, dass die Welt heute zu schnell ist, um mit einer Methode wie Eisenhower noch Kontrolle erreichen zu können – schließlich war Eisenhower in den Jahren 1953 bis 1961 im Amt, vor über 50 Jahren, ganz ohne E-Mail, Slack oder MS Teams!

Mit der “Mein Tag” Funktion von Microsoft ToDo kann man jetzt das Beste beider Welten haben:

  • man kann mit einem Rechtsklick über “zu Mein Tag hinzufügen” einfach Aufgaben für den Tag auswählen
  • die Auswahl wird am Ende des Tages (Mitternacht) wieder zurückgesetzt. Das ist bei GTD wichtig, weil so keine zweite Liste entstehen kann, die die Liste aller Aufgaben verdrängt und in Vergessenheit bringt.
Aufgaben zu "Mein Tag" hinzufügen
Aufgaben zu “Mein Tag” hinzufügen

Mein Tag gibt’s nicht in Outlook

Nachdem mich ein Kollege darauf aufmerksam gemacht hatte, habe ich mich sehr mit dieser Funktion angefreundet – allerdings habe ich meine Aufgaben lieber in Outlook am rechten Rand des Bildschirms, in der sogenannten “Aufgabenleiste”.

Google sei Dank – im Internet kann man etwas dazu finden, wenn auch relativ gut versteckt. Hier folgt die Schritt für Schritt-Anleitung, wie man nur die “Mein Tag”-Aufgaben in Outlook anzeigt:

  1. Aufgabenansichtseinstellungen auswählen bzw. oben auf der Aufgabenleiste rechts klicken:
Ansichtseinstellungen aufrufen
Ansichtseinstellungen aufrufen
  1. Filtereinstellungen aufrufen
Die Filtereinstellungen
Die Filtereinstellungen

Wichtig: alle bereits bestehenden Filter gehen durch den nächsten Schritt verloren!
Also unbedingt Screenshots der Einstellungen machen, um ggf. wieder auf die alte Einstellung zurückwechseln zu können. Um bestehende Filter mit dem “Mein Tag” Filter zu kombinieren, einfach den bestehenden Text im Feld SQL kopieren und mit “OR” den neuen Filter hinten anhängen.
Mehr Support gerne auf Rückfrage via Kommentar!

  1. Den Reiter “SQL” aufrufen, unten den Haken bei “Kriterien direkt bearbeiten. […]” setzen und folgenden Text in das Textfeld kopieren:
%today("http://schemas.microsoft.com/mapi/string/{6F305800-7B8B-41AF-B73B-84DE53A69D3D}/CommittedDay/0x00000040")%
Der Filter, um nur "Mein Tag" Aufgaben anzuzeigen.
Der Filter, um nur “Mein Tag” Aufgaben anzuzeigen.

Der Hintergrund…

Die Filterregeln von Outlook basieren auf der Struktur der Datenbank von Microsoft Outlook bzw. Exchange. Da Aufgaben in Outlook identisch in MS ToDo angezeigt werden, bedeutet das, dass beide auf die gleiche Datenbank zugreifen. Dementsprechend können auch die meisten Eigenschaften aus ToDo angesprochen werden.

Den Stern nach Outlook bringen!

Eine andere sinnvolle Eigenschaft, die man in Outlook einflechten kann, ist der “Stern” in MS ToDo. Dieser wird über die Priorität in der Aufgabe gespeichert, d.h., dass alle Aufgaben, die in Outlook mit hoher Priorität markiert sind, mit Stern in ToDo auftauchen und anders herum. Der Code für den Stern bzw. die oberste Priorität ist wie folgt und kann natürlich über “AND” bzw. “OR” mit dem obigen Code kombiniert werden:

"urn:schemas:httpmail:importance" = 2

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Filed Under: Anwendungstipps, Getting Things Done, GTD, Outlook, Tools, Windows Tagged With: Aufgabenleiste, Filter, Getting Things Done, GTD, GTD Hack, Mein Tag, Microsoft, Outlook, ToDo

Reader Interactions

Comments

  1. Stefan says

    11. Dezember 2020 at 09:37

    Guten morgen. Super, danke. Hat im Outlookbereich Aufgaben bestens geklappt. Nun frage ich mich, ob ich “Mein Tag” von ToDo auch auf meine Tagesübersicht von Outlook kriege. Dort werden weiterhin die gem. Outlook markierten Aufgaben angezeigt und das kann man im Änderungsmenu nicht anpassen. Gibt es da einen Trick? Danke & Gruss, Ste

    Antworten
    • Tobias Mueller-Zielke says

      16. Dezember 2020 at 21:47

      Hi Ste,

      es freut mich, dass die Anleitung für Dich gepasst hat!

      Bzgl. “Outlook Heute” (das meinst Du, oder?) habe ich mal geschaut, was ich finden konnte. Anscheinend kommt man nicht an die Aufgabenansicht ran.
      Standardmässig scheint der “Aufgaben”-Ordner angezeigt zu werden, in dem Aufgaben landen, wenn man sie nicht in einen Unterordner steckt. Das kann man anscheinend auch nicht ändern.

      Hier die interessanten und betagten Artikel, die ich gefunden habe, aber leider an der Stelle nicht weiterhelfen:
      Understand hot to truly customize the Outlook Today page
      Tips and examples to build a custom Outlook Today page

      Die Artikel wirken auf mich fundiert, von daher gehe ich davon aus, dass es einfach nicht geht.

      Liebe Grüße

      Tobias

      Antworten
  2. Andreas Baumeister says

    1. Mai 2021 at 08:54

    Vielen Dank fuer die tolle Anleitung. Ich frage mich, ob man Aufgaben direkt in Outlook zu den “Mein Tag” Aufgaben zufuegen kann (aehnlich wie mit Rechtsklick in Microsoft ToDo.

    Gruss,

    Andreas

    Antworten
    • Tobias Mueller-Zielke says

      22. Mai 2021 at 18:39

      Hi Andreas,

      das geht leider nicht. 🙁

      Liebe Grüße

      Tobias

      Antworten

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