„Mein Tag“ bei Microsoft ToDo ist eine schöne und GTD-konforme Möglichkeit, Tagesaufgaben auszuwählen.
Warum „GTD-konform“? In Getting Things Done werden keine fixen Prioritäten wie z.B. bei der Eisenhower-Matrix gesetzt. Statt dessen entscheidet man basierend auf dem Überblick über alle Aufgaben, was im Moment am Wichtigsten ist. Der Hintergrund ist, dass die Welt heute zu schnell ist, um mit einer Methode wie Eisenhower noch Kontrolle erreichen zu können – schließlich war Eisenhower in den Jahren 1953 bis 1961 im Amt, vor über 50 Jahren, ganz ohne E-Mail, Slack oder MS Teams!
Mit der „Mein Tag“ Funktion von Microsoft ToDo kann man jetzt das Beste beider Welten haben:
- man kann mit einem Rechtsklick über „zu Mein Tag hinzufügen“ einfach Aufgaben für den Tag auswählen
- die Auswahl wird am Ende des Tages (Mitternacht) wieder zurückgesetzt. Das ist bei GTD wichtig, weil so keine zweite Liste entstehen kann, die die Liste aller Aufgaben verdrängt und in Vergessenheit bringt.
Mein Tag gibt’s nicht in Outlook
Nachdem mich ein Kollege darauf aufmerksam gemacht hatte, habe ich mich sehr mit dieser Funktion angefreundet – allerdings habe ich meine Aufgaben lieber in Outlook am rechten Rand des Bildschirms, in der sogenannten „Aufgabenleiste“.
Google sei Dank – im Internet kann man etwas dazu finden, wenn auch relativ gut versteckt. Hier folgt die Schritt für Schritt-Anleitung, wie man nur die „Mein Tag“-Aufgaben in Outlook anzeigt:
- Aufgabenansichtseinstellungen auswählen bzw. oben auf der Aufgabenleiste rechts klicken:
- Filtereinstellungen aufrufen
Wichtig: alle bereits bestehenden Filter gehen durch den nächsten Schritt verloren!
Also unbedingt Screenshots der Einstellungen machen, um ggf. wieder auf die alte Einstellung zurückwechseln zu können. Um bestehende Filter mit dem „Mein Tag“ Filter zu kombinieren, einfach den bestehenden Text im Feld SQL kopieren und mit „OR“ den neuen Filter hinten anhängen.
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- Den Reiter „SQL“ aufrufen, unten den Haken bei „Kriterien direkt bearbeiten. […]“ setzen und folgenden Text in das Textfeld kopieren:
%today("http://schemas.microsoft.com/mapi/string/{6F305800-7B8B-41AF-B73B-84DE53A69D3D}/CommittedDay/0x00000040")%
Der Hintergrund…
Die Filterregeln von Outlook basieren auf der Struktur der Datenbank von Microsoft Outlook bzw. Exchange. Da Aufgaben in Outlook identisch in MS ToDo angezeigt werden, bedeutet das, dass beide auf die gleiche Datenbank zugreifen. Dementsprechend können auch die meisten Eigenschaften aus ToDo angesprochen werden.
Den Stern nach Outlook bringen!
Eine andere sinnvolle Eigenschaft, die man in Outlook einflechten kann, ist der „Stern“ in MS ToDo. Dieser wird über die Priorität in der Aufgabe gespeichert, d.h., dass alle Aufgaben, die in Outlook mit hoher Priorität markiert sind, mit Stern in ToDo auftauchen und anders herum. Der Code für den Stern bzw. die oberste Priorität ist wie folgt und kann natürlich über „AND“ bzw. „OR“ mit dem obigen Code kombiniert werden:
"urn:schemas:httpmail:importance" = 2
Stefan says
Guten morgen. Super, danke. Hat im Outlookbereich Aufgaben bestens geklappt. Nun frage ich mich, ob ich „Mein Tag“ von ToDo auch auf meine Tagesübersicht von Outlook kriege. Dort werden weiterhin die gem. Outlook markierten Aufgaben angezeigt und das kann man im Änderungsmenu nicht anpassen. Gibt es da einen Trick? Danke & Gruss, Ste
Tobias Mueller-Zielke says
Hi Ste,
es freut mich, dass die Anleitung für Dich gepasst hat!
Bzgl. „Outlook Heute“ (das meinst Du, oder?) habe ich mal geschaut, was ich finden konnte. Anscheinend kommt man nicht an die Aufgabenansicht ran.
Standardmässig scheint der „Aufgaben“-Ordner angezeigt zu werden, in dem Aufgaben landen, wenn man sie nicht in einen Unterordner steckt. Das kann man anscheinend auch nicht ändern.
Hier die interessanten und betagten Artikel, die ich gefunden habe, aber leider an der Stelle nicht weiterhelfen:
Understand hot to truly customize the Outlook Today page
Tips and examples to build a custom Outlook Today page
Die Artikel wirken auf mich fundiert, von daher gehe ich davon aus, dass es einfach nicht geht.
Liebe Grüße
Tobias
Andreas Baumeister says
Vielen Dank fuer die tolle Anleitung. Ich frage mich, ob man Aufgaben direkt in Outlook zu den „Mein Tag“ Aufgaben zufuegen kann (aehnlich wie mit Rechtsklick in Microsoft ToDo.
Gruss,
Andreas
Tobias Mueller-Zielke says
Hi Andreas,
das geht leider nicht. 🙁
Liebe Grüße
Tobias
Paul Bauer says
Hallo,
gibt es eine Möglichkeit, die To Do Liste eines anderen Microsoft Accounts in Outlook anzeigen zu lassen? Mein Office-Abo läuft über meinen privaten Account, ich möchte aber die geschäftliche To Do Liste sehen, die über einen andern Account läuft.
Vielen Dank im Voraus!
Tobias Mueller-Zielke says
Grundsätzlich kannst Du jeden MS-Account bei Outlook einbinden, auch mehrere!
Tobias Mueller-Zielke says
Grundsätzlich kannst Du jeden MS-Account bei Outlook einbinden, auch mehrere!
xmac1234 says
Hallo, gibt es den selben Filter auch mit „mir zugewiesen“ Aufgaben??
VG
Xmac
Tobias Mueller-Zielke says
Meines Wissens: leider nein. Die „mir zugewiesenen Aufgaben“ sind technisch gesehen Elemente in Microsoft Planner, die in Microsoft ToDo als ToDos angezeigt werden. Leider kann man meines Wissens darauf von Outlook her nicht zugreifen.
Fortgeschrittene Lösung: Man könnte mit MS Power Automate versuchen, diese Elemente in Planner zu nehmen und in Outlook-Aufgaben zu kopieren. Ich habe das vor längerer Zeit mal ausprobiert, war aber nicht zufrieden damit.
Peter says
Gibt es die Möglichkeit, alle fälligen und überfälligen Aufgaben anzuzeigen, inklusive der heute erledigten Aufgaben, vergangene erledigte Aufgaben jedoch auszublenden?
Tobias Mueller-Zielke says
Wahrscheinlich ja, man müsste halt schauen, wie man sich das am Besten über die Filter zusammenbaut.
Bei Interesse bitte einfach einen unverbindlichen kostenlosen Termin ausmachen.