In dieser dritten Phase des Getting Things Done Workflows geht es nun um Organisieren. Dabei werden die Nächsten Aktionen und Gewünschten Ergebnisse am Besten so festhalten, so dass sie:
- klare Grenzen aufweisen, damit man immer weiß, wo man nachschauen muss und wo nicht.
- so organisiert sind, dass sie das Arbeiten erleichtern.
Wie organisiere ich meine Aufgaben am Sinnvollsten?
Beim Organisieren wird Getting Things Done persönlich. Obwohl es einige Grundregeln gibt, kann hier besonders viel angepasst werden. Knapp zusammengefasst gibt es aber genau 4 Listen bzw. Arten von Listen, mit denen wir auf jeden Fall arbeiten:
- die Projektliste
Die Projektliste enthält alle gewünschten Ergebnisse, also Projekte, die wir im Rahmen des Verarbeitens definieren. Diese Liste ist sehr wichtig, weil sie ein Sicherheitsnetz darstellt. Mit dieser Liste wird es unmöglich, größere Themen aus dem Auge zu verlieren. - die Aktionslisten
Aktionslisten enthalten die konkreten Nächsten Schritte, an denen wir arbeiten wollen oder müssen. Je nach Menge an Nächsten Aktionen macht es Sinn, diese Listen noch in sogenannte Kontexte zu untergliedern – mehr dazu weiter unten. - der Kalender
Das ist die Liste, die wir alle bereits benutzen, auch wenn sie in der Regel nicht wie eine Liste aussieht. Das ist allerdings nur eine Besonderheit in der Darstellung. In Outlook kann man übrigens auch eine Ansicht einstellen, die alle Termine als eindimensionale chronologische Liste darstellt. - die Warten-auf Liste
Die Warten-auf Liste enthält alle Dinge, die wir delegiert haben, die wir nachhalten wollen oder bei denen wir auf eine Rückmeldung warten. Hierbei ist es empfehlenswert, festzuhalten, seit wann man auf die Rückmeldung wartet. Bei einer E-Mail wird das natürlich mit dem Versandzeitpunkt automatisch festgehalten, hierfür gibt es eine tolle Lösung, um die Liste mit wenig Aufwand in Outlook zu pflegen.
Listen besser organisieren: der Kontext!
Unter Kontext verstehen wir bei Getting Things Done das Umfeld bzw. die Rahmenbedingungen, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen. Um ein Telefonat zu führen, brauchen wir ein Telefon. Um eine Online-Recherche zu machen, benötigen wir eine Internetverbindung und irgendein Gerät, um damit zu interagieren. Der Hilfe, die eine Strukturierung nach Kontexten bringt, ist, dass wir uns die Listen für die jeweiligen Kontexte nur dann anschauen, wenn wir auch in diesem Kontext sind und die Dinge tatsächlich erledigen können.
Hier ein paar Beispiele für typische Kontexte:
- Anrufe
- Computer
- Online
- Zuhause
- Büro
- Erledigungen
- Überall
- Agenda/Sprechen mit
- Warten auf
Egal, in welcher Art von System wir unsere Aktionslisten pflegen, mit dieser Unterstruktur ist es viel einfacher, die Übersicht zu bewahren:
- an einem Ort, z.B. „Zuhause“, sind die Listen der anderen Orte, z.B. „Büro“, völlig egal
- habe ich das jeweilige Hilfsmittel nicht, ist die zugehörige Liste im Moment egal. Hierfür wäre ein Beispiel alle Einträge auf der Liste @Online, wenn wir im Flugzeug kein Internet haben.
Besondere Formen von Listen sind @Erledigungen und @Agenda/Sprechen mit.
Besondere Kontexte: „Erledigungen“
Hierbei handelt es sich um Dinge, die man z.B. außerhalb der anderen Orte erledigen muss. Das könnte eine Einkaufsliste sein, die aber auch eine eigene Liste wert ist. Andere Einträge auf der Erledigungen-Liste könnten das Einlösen eines Rezepts in der Apotheke oder das Besorgen von Briefmarken sein. Je nach persönlichem Umfeld bietet es sich an, einen eigenen Kontext für gewisse Ort anzulegen, wenn man diese nicht so häufig besucht. Ein Beispiel könnte eine Nachbarstadt oder ein etwas weiter entfernter schwedischer Möbeldiscounter mit 4 Buchstaben sein.
Besondere Kontexte: „Agenda“/“Sprechen mit„
Auf diesen Listen sammeln wir Themen, die wir mit einzelnen Personen besprechen wollen. Eine Möglichkeit wäre, alle diese Themen unter „@Agenda“ bzw. „@Sprechen mit“ zu sammeln. Dabei kann man dann bei jedem Eintrag den Ansprechpartner voranzustellen, z.B. unseren Kollegen Martin. Ein Eintrag könnte dann wie folgt aussehen: „Martin: Thema besprechen“. Alternativ kann man auch einfach einen eigenen Kontext für jeden Menschen anlegen, mit dem man sich regelmäßig austauscht, z.B. für den Partner oder den Chef bzw. die Chefin. Das kann übersichtlicher und einfacher sein. Ebenso ist es möglich, eigene Listen für wiederkehrende Meetings oder Jour Fixes zu erstellen, in der man alle Themen sammelt, die im jeweiligen Meeting angesprochen werden sollten.
Eine Besonderheit dieser Listen ist, dass man auch Dinge erfasst, die man gar nicht zwingend besprechen will bzw. muss, an die man aber in Gegenwart des Ansprechpartners erinnert werden will. Ein Beispiel dafür wäre das Thema Gehaltserhöhung, das wir sicherlich nur bei unserem Chef bzw. unserer Chefin ansprechen wollen, wenn es eine gute Gelegenheit ist.
Weitere Listen & Hilfsmittel beim Organisieren
Zusätzlich zu den oben genannten Listen gibt es noch ein paar weitere Hilfsmittel. Die folgenden Hilfsmittel sind wichtig, aber nicht so essentiell sind wie die oben genannten Hauptlisten.
Unterstützungsmaterial für Aktionen
Beim Verarbeiten wird jedes „Ding“ an dem Ort hinterlegt, an den es gehört. Nichts kommt zurück in den Posteingang. Was passiert dann aber mit Dingen, die nicht eine eigentliche Aktion sind, sondern für eine Aktion benötigt werden? Ein Beispiel hierfür wäre ein Brief, der beantwortet werden muss. Diese Objekte sind Unterstützungsmaterial für Aktionen, d.h., sie werden der Lehre nach in einer eigenen Mappe aufbewahrt. Diese enthält nur Material, das für im System hinterlegte Aktionen notwendig ist.
Unterstützungsmaterial für Projekte
Hierbei handelt es sich um Informationen, die zu genau einem Projekt gehören. Ein einfaches Beispiel ist eine Liste an nächsten Aktionen, die nach der absolut nächsten Aktion anstehen, aber nicht erledigt werden können, bevor die Nächste Aktion erledigt ist. Das wären also sequentielle Nächste Aktionen im Kontrast zu parallelen Nächsten Aktionen, die parallel zu anderen Nächsten Aktionen erledigt werden können. Bei komplexeren Projekten sind typische Beispiele für Unterstützungsmaterial ein Terminplan, ein Projekt-Organisations-Chart oder sonstiges unterstützendes Material.
Referenzmaterial
Referenzmaterial sind alle Materialien, die nicht direkt mit einem Projekt oder einer Aktion in Verbindung stehen. Es sind aber z.B. Informationen, die wir später noch einmal in irgendeiner Art verwenden möchten. Dann legen wir sie als Referenzmaterial ab. Referenzmaterial ist also eine Art Sammlung von Informationen, die eventuell für zukünftige Aktionen oder Projekte genutzt werden könnten, aber im Moment für nichts gebraucht werden. Ein ganz simples Beispiel ist eine Bedienungsanleitung für irgendein Bürogerät. Mehr zum Referenzmaterial.
Eines-Tages/Vielleicht-Liste
Die Eines-Tages/Vielleicht-Liste ist ein Ort, an dem wir Nächste Aktionen, Impulse oder Projekte parken können, wenn wir sie aktuell nicht erledigen können oder wollen. Wenn der richtige Zeitpunkt für sie gekommen ist, kann man die Elemente wieder entnehmen. Diese Liste enthält also per Definition nichts, was wir aktuell erledigen wollen oder müssen.
Die Eines-Tages/Vielleicht-Liste wird beim Wochenüberblick gesichtet, um sicherzustellen, das kein dort geparktes Objekt inzwischen unsere Aufmerksamkeit erfordert. Frühere Impulse oder Ideen können so wieder aufgegriffen werden.
43 Ordner
Die 43 Ordner sind nur für Hardcore-GTDer noch ein Thema. Hierbei handelt es sich um 43 Mappen bzw. Dateiverzeichnisse. Diese sind unterteilt in 31 Mappen für die maximale Anzahl an Tagen pro Monat sowie 12 Mappen für die Monate im Jahr. Auf diese Art und Weise kann man sich ein System bauen, mit dem man sich Informationen an einen Tag oder in einen Monat in der Zukunft schicken kann. Details werden an anderer Stelle in diesem Blog erläutert. Die 43 Ordner kann man auch mit E-Mails nutzen!
Hilfsmittel zu Organisationssystemen
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Phase 4: Durchsehen
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