Verbesserung? Ständig? Warum?!?

Wie man als Leser meines Blogs schnell merkt, ist mir kontinuierliche Verbesserung sehr wichtig. Klar, funktioniert etwas überhaupt nicht, kann man mit einer Verbesserungsinitiative am meisten erreichen: der Unterschied kann deutlich höher sein. Das sind auch meine Lieblingsprobleme, denn es macht mir am meisten Spaß, sie zu lösen und das Leben für die Prozessbeteiligten deutlich zu verbessern. Gleichzeitig begeistert mich aber auch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, auch bekannt als Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus.

Anecken: eine reale Gefahr!

Nicht jeder Mensch ist offen für kontinuierliche Verbesserung, und selbst wenn er es ist, macht wie so oft der Ton die Musik. Ich neige in manchen Situationen dazu, zu sachlich, direkt und schnell zu kommunizieren. Das kann zu Problemen führen, wie es mir aktuell mal wieder passiert ist. Schuld ist die Gruppendynamik, aber darauf möchte ich hier nicht eingehen. Ich bringe es auf den Punkt: am Besten ist man beim Anbringen von Verbesserungen vorsichtig und macht es persönlich, so dass man möglichst viel von der Reaktion des Gegenübers (Mimik, Gestik) wahrnimmt und darauf reagieren kann.

Verbesserung nach PDCA – worum geht’s?

Der PDCA-Zyklus beschreibt, was bei mir ständig im Kopf abgeht – jeder Zustand ist für mich nur der aktuell beste, bei dem ich nach der nächsten Verbesserung suche. Bis das Nivea erreicht ist, bei dem ich Mühe habe, eine Verbesserung zu finden, dann warte ich darauf, dass mir mal wieder etwas auffällt und suche nicht mehr aktiv. In diesem Sinne befinde ich mich ständig in der Phase Plan des PDCA-Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung. Aber nun der Reihe nach:

Plan: Verbesserung für was?

Die Phase „Plan“ beinhaltet die Planung von Prozessen oder Prozessverbesserungen. Beinhaltet ist auch die Analyse von Prozessen oder das Sammeln von Verbesserungen, die später pilotiert werden sollen, in der Phase Do.

Do: probieren wir es aus!

In der Phase Do des Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung werden die in Plan geplanten Änderungen pilotiert, man probiert sie im kleinen Rahmen aus. Im Kontext der persönlichen Prozessverbesserung bedeutet das meistens, man probiert eine andere Variante aus, bei der man die Hoffnung hat, dass es besser funktioniert.

Beispiel Reise-Checkliste: wenn ich beim Reisen bemerke, dass ich etwas vergesse, macht es Sinn, mal das Reisen mit einer Reise-Checkliste zu beginnen. Im ersten Schritt könnte das eine Checkliste sein, auf der nur das steht, was ich vergessen habe, z.B. die Socken.

Check: Prüfung und Vorbereitung des Massen-Rollouts

In dieser Phase beobachtet man, ob die Verbesserung funktioniert, bevor man die Veränderung, insb. in Firmen, in die Breite trägt. Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, dass bei der Pilotierung im kleinen Kreis Probleme auftauchen, an die man gar nicht gedacht hat.

Beispiel Reise-Checkliste: Vermutlich zeigt sich eine Liste mit einem Eintrag als wenig sinnvoll. Dementsprechend macht es Sinn, zumindest die Dinge, die einem direkt und ohne großes Brainstorming einfallen, zu ergänzen.

Act: der neue Standardprozess

Im persönlichen Rahmen ist diese Phase nahezu irrelevant, aber er ist in Firmen natürlich sehr wichtig. Im Rahmen der Phase Act des PDCA-Zyklus wird die nun neue und bereits getestete Verbesserung „ausgerollt“, d.h. sie macht aus dem bestehenden Prozess einen neuen, verbesserten Standardprozess festgeschrieben.

Plan: was ist die nächste Verbesserung?

Hier wird es spannend, und hier ist es, wo ich die meiste Zeit verbringe: nach dem ersten Zyklus beobachtet man, was noch besser gemacht werden kann. D.h., wir haben einen Prozess, der funktioniert, aber vermutlich gibt es ja noch Möglichkeiten, ihn zu verbessern. Wenn nicht, umso besser, dann gibt es Nichts zu tun!

Beispiel Reise-Checkliste: Ich habe mit meiner Reise-Checkliste schon viele, viele, viele Zyklen durchlaufen, weil ich immer wieder neue Gadgets kaufe und immer wieder einmal merke, was ich vergessen habe. Lange dachte ich, mein Geldbeutel muss nicht auf die Reise-Checkliste, bis ich am Bahnhof stand und kein Geld dabei hatte. 🤷🏻‍♂
Also habe ich folgende Vorgehensweise, um die Liste kontinuierlich wasserdichter zu machen: jedes Mal, wenn ich merke, dass ich etwas nicht dabei habe, was ich gern dabei gehabt hätte, sammle ich es, um es bei nächster Gelegenheit auf meiner Reise-Checkliste zu ergänzen.