Wann ein Meeting wofür Sinn macht!

Wie an anderer Stelle auf diesem Blog beschrieben, ist leider nicht jedes Meeting, insbesondere in Konzernen, sinnstiftend. Natürlich sind Besprechungen für manche Dinge wichtig, aber Studien zeigen auch, dass Besprechungen oft als Zeitverschwendung wahrgenommen werden.

• welches Ziel hat die Besprechung/was ist das gewünschte Ergebnis nach Getting Things Done?
• wer muss *wirklich* am Meeting teilnehmen? Warum?
• kann ich einzelne Themen in einem bilateralen Gespräch vorklären, um nicht mit solchen Klärungen die Zeit aller anderen Teilnehmer im Meeting zu verschwenden?
• wie lange muss das Meeting wirklich sein, wenn es effizient abläuft? Geplante Meetingzeit hat leider die Eigenschaft, in der Regel auch ausgefüllt zu werden. Dass ein Meetingleiter bereits zu Beginn des Meetings ankündigt, dass er nach Möglichkeit früher fertig werden möchte und das Meeting dann auch früher beendet ist ein seltenes Ereignis.
• welche Meetingform ist die richtige für das Meeting. Lässt sich die Thematik evtl. bei einem Arbeitsfrühstück oder Arbeitsessen klären und mit etwas angenehmem bzw. notwendigen verbinden?

• zu hohe Meetinglast von Experten
  Jede Minute, die ein wichtiger & stark inhaltlich stark ausgelasteter Mitarbeiter in einem Meeting sitzt, hindert ihn daran, inhaltlich zu arbeiten. Wenn es dumm läuft, verbringt er an anderer Stelle kostbare Zeit in einem Meeting, bei dem ihm das Überfliegen des Protokolls oder eine kurze Abstimmung vorab mit dem Einladenden zu den ihn betreffenden Themen ausgereicht hätte. Ist das Meeting zum Hochpunkt der intellektuellen Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters, oder mitten in einem sonst für ihn gut funktionierenden Arbeits-Zeitblock, kann das schnell den halben Arbeitstag des Experten verhageln. Werfen Sie dazu auch gerne mal einen Blick auf unser Worst-Case-Beispiel.
• Verzögerung von Klärungen und Entscheidungen
  Werden wichtige Entscheidungen nur in demokratischen Runden bzw. wöchentlichen Jour Fixes z.B. der Leitungsebene beschlossen, hat dies direkte negative Auswirkungen auf den Terminplan. Insb. in hochkomplexen Anlagen- oder Entwicklungsprojekten sind die Zusammenhänge von einzelnen Strängen und Einflüssen der Vorgänge im Terminplan selbst beim besten Wissen nicht mehr zu überblicken.
  Sind Entscheidungen von Meetings abhängig, kann die Terminfindung, insb. bei Experten, schnell zu Verzögerungen im Terminplan führen. Die effizienteste Art und Weise, hiermit umzugehen, ist einem Projektleiter alle Vollmachten zu geben, die Entscheidungen für sein Projekt schnell und unbürokratisch zu treffen. Für Konflikte mit disziplinarischen Vorgesetzten der fachlich unterstellten Mitarbeiter empfiehlt sich eine effiziente und eindeutige Eskalationsregelung, die zu schnellen und klaren Entscheidungen führt.
• Reduktion der Arbeitszufriedenheit, insb. bei Leistungsträgern
  Insbesondere motivierte und produktive Mitarbeiter können durch zu viele Meetings sehr schnell frustriert werden. Wir sprechen hier von einem kulturellen Problem, das insb. in Konzernen gerne auftritt. Viele Leser dieses Artikels kennen sicherlich den Satz „Fühlst Du Dich allein – mach ein Meeting!“.
  Wenn ich motivierten Mitarbeitern regelmässig die Möglichkeit nehme, Ihre inhaltlichen Arbeiten voranzutreiben, so verlieren sie die Lust, produktiv zu sein. Verstärkt wird das durch den jedem Konzernmitarbeiter bekannten Wally-Mitarbeitertyp, den man oft in Meetings trifft – oder, schlimmer, der gerne zu sinnbefreiten Meetings einlädt.(vgl. Dilbert & die Realität).