Textersetzung: Kürzel automatisch durch längeren Text ersetzen!

Update im November 2020: Textersetzung mit der Software Textbausteinverwaltung und aText für Windows hinzugefügt, Verweis auf Outlook Schnellbausteine.

Das mächtigste Helferchen, das ich dank meinem lieben GTD-Kollegen Oliver Gassner in den letzten Jahren entdeckt habe, ist es, Textkürzel direkt automatisch ersetzen zu lassen. Neben dem Tippen mit 10 Fingern ist dies meiner Meinung nach ein extrem wichtiges Tool im heutigen, von digitaler Kommunikation geprägten Alltag.

Warum ist Textersetzung mächtig?

Viele der Texte, die wir täglich tippen, sind sich sehr ähnlich, was sich oft dadurch bemerkbar macht, dass sie regelmässig abgekürzt werden. Wir alle sind uns spätestens seit dem Lied der Fantastischen Vier der Abkürzung “MfG” bewusst. Die oben genannten Tools machen dabei etwas sehr Geschicktes: sie tauschen diese Abkürzungen gegen vollständigen Texten aus.

Hier sehen Sie in einem Video, wie schnell das geht:

Als ich eben die drei Buchstaben M, f und G nacheinander getippt habe, wurde mir beim Schreiben des Artikels der so entstandene Text “MfG” automatisch mit folgendem im System hinterlegten Text inkl. Zeilenumbrüchen ersetzt:

“Mit freundlichen Grüßen

Tobias Müller-Zielke”

Da ich diese Abkürzung immer nur bei formalen E-Mails benutze, ist klar, dass immer der volle Name ausgeschrieben werden muss. Ein anderes, im vertrauten digitalen Schriftverkehr übliches Kürzel ist “LG” für “Liebe Grüße”, eine herzlichere Variante von “MfG”. Hier habe ich mir zwei Varianten gebaut:

• “lgt”:
  Liebe Grüße

  Tobias

• “lgtm”:
  Liebe Grüße

  Tobias Müller-Zielke

Warum? Natürlich will ich manchmal herzlich sein, auch wenn man noch nicht auf der Ebene des “Du” angekommen ist.

Was es an Textersetzungstools so gibt…

Die folgenden Software-Pakete benutze ich für das automatische Ersetzen von Text:

• Windows: Outlook Schnellbausteine
  In Outlook ist eine Möglichkeit, mit Textersetzung zu arbeiten, bereits enthalten. Leider ist sie nicht besonders intuitiv zu bedienen – aber eben eine gute Wahl, wenn die anderen Optionen z.B. aufgrund einer Firmenrichtlinie bzw. Konzernumgebung nicht möglich sind.
• Windows & Mac (mein Favorit): aText
  Einfach und günstig, macht alles, was man braucht. Kostet einmalig $ 4.99. Eine meiner besten Investitionen in Software der letzten Jahre.
• Android: Texpand
  Die einfache Version ist kostenlos, die Pro-Version kostet € 3,09 und ist jeden Cent wert.
• Windows/Mac/iOS: Textpander
  Der Platzhirsch, sehr bekannt, sehr gutes Marketing. Das muss gegenfinanziert werden, daher ist das die teuerste Software, insbesondere, weil es sich um SaaS handelt, also Software-as-a-Service: man darf monatlich bezahlen solange man die App nutzt. $4.16 beim monatlichen Plan, gibt es aber immer wieder mal bei Software-Angeboten als Teil des Deals kostenlos dazu.
• Windows/Mac/iOs/Android: PhraseExpress
  PhraseExpress ist die einzige Software, die auf allen wichtigen Plattformen vertreten ist. Irritierenderweise variiert der Preis stark, allerdings ist es jeweils nur eine Zahlung im Kontrast zu Textpander: ab $49,95 (Win), ab $24,95 (Mac), ab € 4,99 Android und ab €5,49 iOS. Auf Mobilgeräten ist die Basisversion kostenlos, ist aber hinsichtlich der Einträge auf 10 beschränkt.
• Windows: Textbausteinverwaltung
  Eine Software, die ich selbst nur angetestet habe, mit der aber einige Menschen, die ich bzgl. Produktivität schätze, glücklich sind. Auch für gewerbliche Zwecke kostenlos.