Bei einem meiner letzten Coachings habe ich ein neues Online-Tool kennengelernt: getmyinvoices.com. Damit kann man an einer Stelle sehr angenehm digitale oder gescannte Rechnungen verwalten.
Für viele Menschen mag das nicht sonderlich begeisternd sein, aber ich habe ein großes Problem: ich mag Papierkram überhaupt gar nicht. 🙁 Dementsprechend ist jedes Tool, das mir den Kampf mit Belegen und Rechnungen erleichtert etwas, das mich sehr begeistert.
Rechnungen mit getmyinvoices ablegen
Ich wünschte, ich hätte getmyinvoices schon früher kennengelernt, denn es bildet im Wesentlichen den Workflow ab, den ich sowieso immer hatte, der aber durch Menschen abgebildet wurde:
- Beleg umbenennen (YYYY-MM-DD <Währung> <Betrag> <Lieferant>)
- Beleg strukturiert ablegen
Theoretisch hätte das gut klappen müssen, praktisch war es immer wieder ein Drama, alle Belege zusammenzubekommen. Warum?
- manche Belege bekommt man auf Papier und muss sie scannen (alles, was man unterwegs kauft, Reisebelege)
- manche Belege kommen per E-Mail (div. Hoster)
- manche Belege muss man von einem Onlineportal abrufen (z.B. o2, AirBnB, Steam)
- manche Belege bekommt man gar nicht ohne Rückfrage (Amazon Marketplace)
Im Wesentlichen hat das immer wieder zu Chaos geführt. Ich habe die Hoffnung, das mit getmyinvoices verbessert zu bekommen, da die eingebauten Funktionen genau das machen, was ich brauche:
- gescannte Belege werden per Schrifterkennung analysiert. Daraus werden zu ca. 80% korrekterweise der Lieferant, der Betrag und das Rechnungsdatum ermittelt, was die Grundlage für die strukturierte Ablage ist.
- man hat eine E-Mailadresse, an die man Rechnungen direkt schicken lassen kann, oder an die man sie weiterleiten kann. Das löst alles, was per E-Mail kommt, entweder manuell oder automatisch (Filter!)
- man kann seine Zugangsdaten zu Portalen hinterlegen, um dort automatisiert die Rechnungen abzuholen. Das löst alles, wo man sich sonst regelmässig einloggen muss. Hier ist übrigens eine Paywall eingezogen – je mehr Portale man nutzen möchte, desto teurer wird getmyinvoices pro Monat.
- bei Amazon werden über den Portalzugriff nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellbestätigungen eingeholt. So kann für jede Bestellung, zu der man keine Rechnung bekommen hat, per Knopfdruck aus der Übersicht eine solche angefordert werden.
Optimierung von Rechnungen auf Papier
Papierrechnungen kann man natürlich klassisch scannen, z.B. mit dem von mir bevorzugten kompakten und extrem schnellen Fujitsu Scansnap*. Der Vorteil bei getmyinvoices ist in diesem Teil des Prozesses, dass die Texterkennung (auch OCR) online stattfindet. Man kann das auch direkt beim Scannen machen, das reduziert die Scangeschwindigkeit allerdings drastisch. Die einzige Anpassung bei einem Scanner, die man braucht ist, dass jede Seite eine eigene Datei sein sollte (pdf) und man nicht doppelseitig scannt. Scannt man doppelseitig, bekommt man in der Regel Scans von durchleuchtenden Seiten oder die schöne Werbung, die auf Taxibelegen auf der Rückseite steht.
Noch eleganter mit OneDrive
An und für sich benutze ich normalerweise nicht Microsoft OneDrive, aber das ist schlicht, weil es sehr spät bei der Cloudspeicher-Party eingestiegen ist. Mit getmyinvoices ist es aber spannend:
- getmyinvoices kann Dateien direkt aus einem definierten Ordner von OneDrive importieren
- die OneDrive App kann per OfficeLens mit der Smartphone-Kamera gescannte Belege direkt in einem Ordner ablegen
Damit kann man die Erfassung bzw. das Scannen deutlich nach vorne im Prozess verlegen: normalerweise scanne ich Belege an meinem Fujitsu Scansnap*. Jetzt kann ich einfach direkt nach dem Erhalt der Rechnung per Foto einen Scan machen, und dieser landet ohne jegliche weitere Interaktion direkt in getmyinvoices. Dort wird mir sogar noch angezeigt, was neu importiert wurde, so dass ich ihn dann ggf. für eine Reisekostenabrechnung sofort zur Hand habe.
Und aus GTD-Sicht?
Aus GTD-Sicht hat sich somit im Bereich Rechnungen einiges verbessert: sofern alles glatt läuft, läuft in diesem Bereich der Workflow “Sammeln – Verarbeiten – Organisieren” nun vollautomatisch, während ich sonst an mehreren Stellen eingreifen musste. Brauche ich nun einen Beleg für den Steuerberater, so finde ich den sowohl in der Dateiablage, die getmyinvoices vollautomatisch erledigt und im Onlineportal, wo ich jeweils noch eine schöne Übersicht bekomme, da alle Dokumente als Thumbnails angezeigt werden.
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