Outlook: automatische GTD-konforme Aufgaben-Tagesliste erstellen

Wichtig: Diese Anleitung für eine Tagesliste setzt voraus, dass der Nutzer die aktuelle Standard-Implementierung für GTD gemäß Anleitung der David Allen Company bzw. Next Action Partners genutzt wird (02/2021). Das heißt insbesondere, dass die Aufgaben bzgl. Kontexten in Ordner untergliedert sind, nicht in Kategorien (alte Implementierung).

Eine Tages-Aufgabenliste lässt sich in Kombination mit Microsoft ToDo sehr einfach und GTD-konform abbilden.

Warum GTD-konform?

Gemäß GTD sollten die Aufgaben täglich neu gesichtet werden. Dann kann man Aufgaben für den Tag auswählen, diese sollten aber wirklich nur für den aktuellen Tag gelten. “Klassisch” macht man das einfach mit einem Stück Papier, auf das man Aufgaben für den Tag auf Basis des GTD Systems schreibt. Den wirft man dann einfach am Ende des Tages weg. Das Wegwerfen ist wichtig, damit die Liste nicht zu einem “Untersystem” werden kann, weil man nur noch von ihr arbeitet, ohne den Gesamtüberblick durch das tägliche Selektieren zu haben.

In Outlook kann man das abbilden, indem man Microsoft ToDo zur Selektion der Tagesaufgaben nutzt. Weil diese Tagesliste am Ende des Tages automatisch zurückgesetzt wird, ist die GTD-Anforderung, die Liste täglich zurückzusetzen, erfüllt.

Mein Tag in MS ToDo nutzen

In ToDo kann man ganz einfach beim Durchsehen Aufgaben für den aktuellen Tag mittels Rechtsklick auswählen und zu “Mein Tag” hinzufügen:

Diese Funktionalität lässt sich wie in einem anderen Artikel beschrieben über einen angepassten Filter auch in Outlook abbilden. Zusätzlich ist es aber auch sinnvoll, die Tagesliste mit ein paar anderen Anpassungen zu versehen.

Tagesliste in Outlook: Anleitung

Am einfachsten kann das realisiert werden, indem man die Aufgabenliste in Outlook verwendet:

Hier sind grundsätzlich alle Aufgaben enthalten, egal in welchem Ordner sie liegen. Ich empfehle für eine Tagesliste folgende Ansichtseinstellungen für diese Liste:

Mit den folgenden Einstellungen sowie dem erweiterten Filter für die “Mein Tag-Aufgaben ergibt sich die Tagesliste in übersichtlicher Struktur.