Die Windows-Standardimplementierung für Getting Things Done, die ich auch benutze, funktioniert von Haus aus nicht gut mit Microsoft Planner. Ich bin ein großer Fan von Kanban, insb. in der Teamarbeit, weswegen ich nach einer Lösung für dieses Problem gesucht habe.
Microsoft Planner & Outlook Aufgaben
Die GTD-Standardimplementierung auf Windows mit Office basiert auf einer angepassten Ansicht der Outlook-Aufgaben. Leider werden aber in Microsoft Planner angelegte Aufgaben nicht mit den Outlook-Aufgaben synchronisiert. Nach ein paar Experimenten habe ich folgende Lösung gefunden, die zumindest akzeptabel ist.
Was wird das, wenn es fertig ist?
Die folgende Anleitung legt einen Automatismus an, der
- Regelmässig prüft, ob dem User in Microsoft Planner eine Aufgabe zugewiesen wurde.
- Sofern eine Planner Aufgabe angelegt wurde, wird eine Outlook-Aufgabe mit dem gleichen Betreff in einem festgelegten Aufgabenordner angelegt.
Wie? Mit Microsoft Flow!
Das ganze funktioniert mit Microsoft Flow, dem Äquivalent zu If This Then That (IFTTT) oder zapier von Microsoft. Mit Microsoft Flow kann man sehr viele Dinge automatisieren, wobei teilweise Einschränkungen dadurch bestehen, dass die entsprechenden Auslöser verfügbar sein müssen.
Meine Lösung für das oben genannte Problem habe ich wie folgt umgesetzt:
- Neuen Flow in Microsoft Flow anlegen.
- Automatisierten Flow erstellen.
- Namen vergeben und beim Suchfeld für Trigger “planner” eingeben. Dann “Wenn mir eine Aufgabe zugewiesen wird” als Flowtrigger (Auslöser des Flows) festlegen.
- Als Folgeaktion Outlook-Aufgaben auswählen und den Requester wie folgt anpassen.
- Den folgenden Requester wie folgt anpassen, um den Titel der Aufgabe in MS Planner auch zum Titel der neuen Aufgabe in Outlook zu machen.
- Im unteren Bereich kann ausgewählt werden, in welchem Aufgabenordner die Aufgabe angelegt wird. In meinem Fall habe ich einen eigenen Ordner angelegt.
- Speichern & fertig!
NB: Es gibt eine leichte Verzögerung, bis neu zugewiesene Aufgaben nach Outlook überführt sind. Die Verzögerung ist allerdings im niedrigen Minutenbereich und für mich somit unkritisch.
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