Wenn man mit ToDo-Listen arbeitet, sieht man diese relativ oft, z.B. wenn man überlegt, was man als Nächstes erledigen möchte oder muss. Bei Getting Things Done (GTD) empfehlen wir, die Listen mindestens einmal die Woche im sogenannten Wochenüberblick gründlich zu prüfen, um sicherzustellen, dass wir den Überblick behalten und uns auf unsere Intuition verlassen können.
Emojis: mehr Übersicht und schönere Listen
Manche Menschen können nicht viel mit Emojis anfangen, insbesondere bei Nachrichten. Aber auch, wenn man dort Emojis nicht mag, ist es definitiv so, dass wir als Menschen Bilder schneller und besser verarbeiten als Text – insbesondere, wenn es darum geht, Einträge z.B. in einer Listenübersicht zu erkennen.
Aus diesem Grund empfehle ich, Listen um Emojis am Anfang des Listennamens zu ergänzen. Bei Microsoft To Do werden in diesem Fall die wenig hübschen Listenicons durch die Emojis ersetzt. Das klappt nicht immer, daher empfehle ich die folgenden Emojis, die alle bei Microsoft To Do funktionieren, für die typischen Listen, die in einem GTD-System vorkommen:
Einfach zeilenweise kopieren und übertragen:
🎯Projekte
⏳Warten auf
☎ Anrufe
🏢Büro
🛒Besorgungen
🖥Computer – beruflich
💻Computer – privat
🗨 Sprechen mit/Agenda
🏡 Zuhause
❔EinesTages/Vielleicht
Ich finde, dass die Listen zusätzlich zur Übersichtlichkeit auch schöner aussehen – es ist nicht mehr so eine endlose Wüste aus Buchstaben und Zahlen.
Weitere Hacks
Es gibt noch einige andere kleine Tipps und Tricks, mit denen man sein System angenehmer gestalten kann. Die Nicht-diese-Woche-Liste(n) ermöglichen es, unnötigen Ballast temporär auszulagern. Eine andere Möglichkeit bei Microsoft To Do, um mehr Überblick zu haben, ist, eine Gruppe von Ordnern anzulegen, die man einfach auf- und zuklappen kann:
Ein anderes Thema, das mich persönlich nach einer Weile nervt, ist, wenn zu viele erledigte Aufgaben in den Listen sichtbar sind. Das lässt sich ändern, indem man die erledigten Aufgaben einfach an eine passende Stelle verschiebt bzw. außerhalb des GTD-Systems archiviert.
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