David Allen’s „Getting Things Done – The Art of stress-free Productivity“* ist ein Klassiker der Management-Literatur, der sich damit auseinandersetzt, wie man sich gut und einfach organisieren kann. Getting Things Done bzw. GTD (auch GTD-Methode) ist eine der besten Möglichkeiten, sich besser zu organisieren, die von David Allen entwickelt wurde, als er hochrangigen Managern genau dabei half. Die Getting-Things-Done-Methode ist keine Raketenwissenschaft, sondern eine Sammlung guter Tipps und Kniffe, um sich zu organisieren. So kann man sein Selbst- und Zeitmanagement optimieren. Die Tipps und Kniffe sorgen dafür, dass man höhere Produktivität erleben kann und mehr Klarheit über das zu haben, was wirklich Priorität hat – egal ob beruflich oder privat.
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Getting Things Done besteht aus 5 Phasen:
- Sammeln: wir sammeln alles, was auf uns einströmt an möglichst wenigen Orten.
- Verarbeiten: danach prüfen wir alles, was auf uns einströmt darauf, ob und ggf. was wir etwas damit tun müssen oder wollen.
- Organisieren: nahezu gleichzeitig legen wir jedes Element an genau dem Ort unseres GTD-Systems ab, an den es gehört. Getting Things Done ist hierbei komplett unabhängig davon, mit welchem Tool man die Methode implementiert – auch ein GTD Papiersystem ist problemlos möglich.
- Durchsehen: durch regelmäßige Reviews stellen wir sicher, dass wir wissen, was wichtig ist. Ebenso stellen wir sicher, dass unser System so gut gepflegt ist, wie unser Kalender.
- Erledigen: anhand klarer Auswahlkritierien können wir immer darauf vertrauen, dass wir zu jeder Zeit das Richtige tun. Anhand der Drei Arten von Arbeit können wir unsere Zeit realistisch planen.
Eine sehr gute Einführung gibt natürlich auch das gleichnamige Buch von David Allen*, der die Methode auf Basis seines Mentors über Jahrezehnte verfeinert hat. Auf Deutsch heißt die übersetzte Fassung „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Ich empfehle, sofern sprachlich problemlos möglich, die englische Fassung zu lesen, da die deutsche Fassung teilweise etwas steif ist.
Getting Things Done gliedert sich in 5 Phasen, die hier knapp als Überblick zusammengefasst sind. Ausführlichere Informationen sind jeweils am Ende der Phasenbeschreibung verlinkt.
GTD – Phase 1: Sammeln
Um schnell und effizient mit dem umgehen zu können, was auf uns einströmt, dem „Zeug“, sollten wir diese Dinge an möglichst wenigen Stellen sammeln, indem wir sie z.B. analog oder digital notieren, um sie aus dem Kopf zu bekommen. Eingangskörbe an allen wichtigen Lebensmittelpunkten können hier helfen. In diesem Schritt geht es primär um Kontrolle und darum, den Kopf frei zu bekommen. Wenn sich an zu vielen Orten Dinge ansammeln, können wir keinen Überblick bewahren. Wenn wir an zu vielen Orten sammeln, kann es zum Beispiel sein, dass sich an einem dieser Orte etwas aufhält, das nicht schnell genug geklärt wird und dann zu einer Feuerlöschaktion führt. Ausführlichere Informationen & Anleitung zum Sammeln.
GTD – Phase 2: Verarbeiten
Beim Verarbeiten halten wir uns an den GTD Workflow. Wir klären wir für jedes einzelne Stück „Zeug“ an den Sammelorten, worum es sich handelt. Hierbei wird bis auf eine kleine Ausnahme Nichts bearbeitet – es wird nur geklärt, ob und ggf. was zu tun ist.
Wir stellen uns hierbei ein paar einfache, aber wichtige Fragen, um die Kontrolle darüber zu bekommen, was auf uns einströmt. Dabei wird entschieden, was mit jedem „Ding“ passiert – wir klären die sogenannten Nächsten Schritte und was wir z.B. delegieren können, erstellen. Eine Ausnahem bilden Aufgaben, die weniger als zwei Minuten benötigen – statt eine neue Aufgabe zu erfassen, erledigen wir diese direkt. So reduziert man zum Beispiel einen übervollen Posteingang sehr schnell sehr deutlich auf das Wesentliche. Es bleiben die Dinge übrig, die wichtig genug sind, mehr von unserer Aufmerksamkeit und Zeit zu bekommen, die anstehenden Aufgaben. Ausführlichere Informationen & Anleitung zum Verarbeiten.
GTD – Phase 3: Organisieren
Warum vertrauen wir unserem Kalender? Weil wir wissen, dass er gepflegt ist. Er enthält keine bis wenig falsche Informationen. Das Ziel von Getting Things Done ist, dass wir ein Produktivitäts- oder GTD-System haben, dem wir genauso vertrauen, ein externes Gehirn für alles, was wir erledigen müssen oder wollen. Um das zu ermöglichen, müssen wir unser System regelmäßig an die geänderte Realität anpassen, also ein Review durchführen. Dabei müssen wir uns bewusst sein, was alles im System ist, neu zu ergänzendes hinzufügen und erledigtes entfernen. Diesen Schritt ist nötig, um den Überblick zu behalten. Tägliche und wöchentlichen Reviews stellen sicher, dass wir die Perspektive bzw. Übersicht behalten das richtige zu tun und die Kontrolle behalten, es zum richtigen Zeitpunkt zu tun. Das System aktuell zu halten, ist wichtig, um produktiver arbeiten zu können und sich besser zu strukturieren. Ausführlichere Informationen & Anleitung.
GTD – Phase 4: Durchsehen
Warum vertrauen wir unserem Kalender? Weil wir wissen, dass er gepflegt ist. Er enthält keine bis wenig falsche Informationen. Das Ziel von Getting Things Done bzw. GTD ist, dass wir ein Produktivitätssystem haben, dem wir genauso vertrauen, ein externes Gehirn für alles, was wir erledigen müssen oder wollen. Um das zu ermöglichen, müssen wir unser System regelmäßig an die geänderte Realität anpassen. Dabei müssen wir uns bewusst sein, was alles im System ist, neu zu ergänzendes hinzufügen und erledigtes entfernen. Diesen Schritt von GTD nennt man „Durchsehen“. Tägliche und wöchentlichen Reviews stellen sicher, dass wir die Perspektive behalten das richtige zu tun und Kontrolle behalten, es zum richtigen Zeitpunkt zu tun. Ausführlichere Informationen & Anleitung zum Durchsehen.
GTD – Phase 5: Erledigen
Manche Menschen, die sich das erste Mal mit der Methode auseinandersetzen, denken, Sie lernen eine besondere Art, Dinge zu erledigen. Das liegt beim Namen der Methode natürlich nahe. Tatsächlich ist das zwar ein Teil von GTD, aber nicht der wesentlichste. Beim Erledigen treffen wir einfache Entscheidungen, um produktiv zu handeln. Diese fallen uns durch die Arbeitsvorbereitung beim Sammeln, Verarbeiten und Organisieren sowie durch die beim Durchsehen erreichte Perspektive viel leichter als ohne diese Vorbereitung. Die verfügbare Zeit kann so optimal genutzt werden, um Aufgaben zu erledigen. Wir können viel einfacher die richtigen To-Dos auswählen, die erledigt werden sollen. Ausführlichere Informationen & eine Anleitung zum Erledigen.
Fortgeschrittene Teile von Getting Things Done
Elemente, die weniger bekannt sind als die Nächste Aktion oder das gewünschte Ergebnis/Projekt sind auf eigenen Seiten beschrieben:
- die Fokushorizonte: hier geht es darum, sich die eigenen Ziele über verschiedene Zeiträume bis hin zum Sinn & Zweck des eigenen Lebens zu vergegenwärtigen. Durch einen gelegentlichen Abgleich mit dem Alltagssystem wird sichergestellt, dass man im Alltag an den Themen arbeitet, die auf die längerfristigen Ziele einzahlen.
- das natürliche Planungsmodell: hierbei handelt es sich um einen Ansatz, wie man Projekte sicherer und besser planen kann, um Risiken & Missverständnisse gleich zu Beginn auszuschließen. Meiner Meinung nach würde es kaum noch Krisenprojekte geben, wenn dieser oder ein ähnlicher Ansatz bei der Projektplanung standardmässig mehr berücksichtigt würde.
GTD – Tools & Hilfsmittel
Eine der häufigsten Fragen bei der Einführung von GTD ist oft, mit welchen Tools bzw. Hilfsmitteln man am Besten arbeiten sollte. Wenn man mehr Effizienz beim Arbeiten haben will, kann das einen Unterschied machen. Die meisten Tools haben Vor- und Nachteile.
Besonders hervorzuheben sind die folgenden Übersichtsartikel in diesem Blog:
Darüber hinaus sind zu diversen Produktivitätsthemen Artikel im Blog zu finden. GTD-spezifische Artikel sind zur einfacheren Navigation mit dem Tag Getting Things Done hinterlegt.
Wie fängt man am Besten an mit Getting Things Done?
Ob und wie Getting Things Done Dir in Deiner aktuellen Situation helfen kann, entspannter mehr zu erreichen können wir gernebesprechen. Buche Dir einfach einen schnellen, unkomplizierten und völlig unverbindlichen Termin mit mir!