Die Urlaubszeit naht! Am schönsten ist Urlaub, wenn man die Arbeit beim Verlassen des Arbeitsplatzes zurücklassen kann. Und zwar ohne die Unsicherheit , dass man eventuell etwas vergessen haben könnte. Dieser Artikel soll eine Möglichkeit zeigen, wie man vorgehen kann, um seine Aufgabenlisten aufzuräumen. Der Artikel basiert auf der Getting Things Done Methodik, kann aber für jedes andere System genauso angewendet werden. Er basiert auf meiner Coaching-Erfahrung und hilft nachgewiesen dabei, entspannt in den Urlaub zu gehen.
Die gute Liste: „Nach dem Urlaub“
Was wir als erstes brauchen, ist eine neue Aufgabenliste, auf die alle Aufgaben kommen, die wir getrost erst nach dem Urlaub angehen können. Falls der Posteingang übervoll und noch nicht verarbeitet ist, können auch die E-Mails, die sicher bis nach dem Urlaub warten können, unverarbeitet in einen neuen E-Mail-Ordner „Nach dem Urlaub“ verschoben werden. Dieser Ordner ist dann ein zusätzlicher Posteingang für die erste Woche nach dem Urlaub. Um E-Mails schnell und effizient zu sortieren, empfehle ich die Tabellenansicht in Kombination mit der Unterhaltungs-Ansicht in Outlook. In dieser Kombination kann man sich auch nach dem Urlaub sehr schnell durch den aufgelaufenen Posteingang kämpfen.
Was übrig bleibt: „Vor dem Urlaub“
Die E-Mails und Aufgaben, die noch vor dem Urlaub zu erledigen sind, sind nun auf unsere(n) Liste(n) übrig. Hier haben wir keine andere Wahl, als sie zu erledigen oder – sofern möglich – nachzuverhandeln. Wenn wir sie nach einer Abstimmung mit den betroffenen Menschen auch erst nach dem Urlaub erledigen oder evtl. delegieren können, reduziert sich unsere Liste an Aufgaben noch einmal – diese Aufgaben können wir getrost auf die Liste „Nach dem Urlaub“ schieben.
Die Sicherheitskontrolle: Projekte!
Nachdem wie oben beschrieben die Liste und der Posteingang auf das absolut Unvermeidbare reduziert wurden, sollten wir uns Zeit nehmen, sicher zu gehen. Gibt es große Themen in unserem Arbeitsleben, an denen wir arbeiten, bei denen vor dem Urlaub noch etwas zu tun ist? Bei Getting Things Done hilft hierbei die Projekteliste, die regelmäßig aktualisiert wird und genau diese Themen auflistet. Als GTDer kann man also einfach schnell über die Liste gehen, um sicherzustellen, ob wir für ein größeres Thema noch etwas machen müssen. Ohne diese Liste, macht es Sinn, über die wichtigen Themen zu sammeln oder über die gesendeten E-Mails der letzten Wochen zu schauen.
Keine Überraschungen: der Kalender
Bevor wir unser E-Mail-Programm schließen, sollten wir, ähnlich zu einem Wochenüberblick, auch noch einmal sicher gehen, dass wir
- keine Punkte aus den letzten Terminen vor dem Urlaub vergessen haben
- Vorbereitungen für Termine nach dem Urlaub eingeplant haben
Hierzu sollte man den Kalender der letzten 1-2 Wochen in der Vergangenheit und 2 Wochen nach dem Urlaub überprüfen, ob hier noch etwas lauert, das eine Aktion vor dem Urlaub erfordert. Termine während des Urlaubs kann man löschen und/oder zudem sollte man die Organisatoren informieren, dass man nicht teilnehmen wird.
Die letzten Stunden vor dem Arbeitsende
Je nachdem, wie realistisch wir mit unserer Einschätzung bzgl. dessen, was wir vor dem Urlaub noch erledigen können, waren, kann es dazu kommen, dass uns die Zeit ausgeht. Falls wir Dinge, die wir noch unbedingt vor dem Verlassen des Büros erledigen wollten, nicht fertig bekommen, sollten wir die Betroffenen informieren oder zumindest im Rahmen einer Übergabe an die Vertretung sicherstellen, dass noch eine Benachrichtigung oder Bearbeitung erfolgt.
Die Abwesenheitsnotiz
Es gibt Firmen, die die Zustellung von E-Mails im Urlaub komplett unterbinden, wie z.B. die Daimler AG. Eine andere, ähnlich radikale Herangehensweise ist es, direkt in der Abwesenheitsnotiz darauf zu verweisen, dass während dem Urlaub eingegangene E-Mails nach der Rückkehr ungelesen gelöscht werden – ob das gangbar ist, hängt sicherlich vom Arbeitgeber und der Tätigkeit ab, es soll aber hier als Option genannt sein.
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